Polonia – Servizi di agenzie di viaggi e servizi affini – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Oggetto dell'appalto è il servizio di prenotazione, vendita e gestione di servizi alberghieri (pernottamento) nazionali e internazionali per le esigenze dell'Istituto Adam Mickiewicz. 1. Ambito dell'appalto 1. Ricerca di offerte di strutture alberghiere. 2. Effettuazione di prenotazioni di servizi alberghieri (pernottamenti) in Polonia e all'estero. 3. Il servizio sarà eseguito per 36 mesi dalla data della firma o fino all'esaurimento del valore massimo del contratto. 4. Intermediazione nella vendita di servizi alberghieri, inclusi i pagamenti. 5. Intermediazione nella cancellazione e modifica delle prenotazioni e gestione dei rimborsi. 6. Fornitura al committente di dettagliate informazioni sulla prenotazione, inclusi: check-in, check-out, pasti, city tax e altre tariffe. 7. Rappresentanza del committente in questioni di reclamo relative ai servizi alberghieri. 8. Garanzia di assistenza 24/7, inclusi i giorni festivi. 9. Aggiornamento continuo dell'offerta disponibile. 10. Cura degli interessi del committente, in particolare informando sugli eventi che possono influenzare l'esecuzione del contratto. 11. L'esecutore fornirà un ufficio di assistenza in Polonia (sede o filiale) operativo almeno 5 giorni alla settimana (lun–ven) dalle 8:00–18:00 e una linea di assistenza 24/7 che consenta di effettuare prenotazioni e modifiche al di fuori dell'orario di lavoro dell'ufficio. 12. Assegnazione di un responsabile del cliente e di almeno tre persone dedicate all'assistenza del committente. 13. Fornitura di un sistema di prenotazione online che consenta di effettuare e modificare prenotazioni da parte dei dipendenti autorizzati del committente. Il sistema deve: • funzionare nelle versioni principali aggiornate dei browser, • contenere l'intera offerta degli hotel disponibili dell'esecutore, • avere filtri (min.: standard, prezzo, localizzazione, pasti, internet), • consentire la ricerca sulla mappa, • consentire la generazione di voucher in PL e EN, • consentire una completa storia delle modifiche delle prenotazioni (audit trail), • consentire l'esportazione dei dati delle prenotazioni e della storia delle modifiche (PDF/XLSX). 14. Il sistema deve consentire l'accesso alle tariffe speciali del committente insieme alle condizioni di annullamento. 15. Il sistema deve consentire la generazione di rapporti (numero di persone, fatturato, dati dettagliati per hotel, ospite e periodo). 2. Informazioni rilevanti 1. Numero stimato di prenotazioni: ca. 12600, di cui: • 8000 internazionali • 4600 nazionali 2. A disposizione del committente: camere 1-, 2-, 3- posti in standard 2–5 stelle. 3. I servizi prenotati devono soddisfare gli standard internazionali di qualità e sicurezza. 4. Ambito geografico: Polonia e estero, in particolare UE, Regno Unito, USA, Cina, Giappone, Corea del Sud, paesi scandinavi. 5. Prenotazioni per rappresentanti di istituzioni culturali – richiesto un alto standard di servizio. 6. Le quantità sono indicative e possono variare entro il valore del contratto. 7. L'esecutore fornisce supporto in caso di problemi nel luogo di esecuzione del servizio. 3. Procedura di prenotazione 1. Il committente invia una richiesta via e-mail. 2. Specifica i requisiti (localizzazione, budget, preferenze). 3. L'esecutore presenta almeno 3 proposte disponibili che soddisfano i requisiti (se disponibili). 4. Tempo di risposta: massimo 1 ora dal ricevimento della richiesta (durante le ore operative; al di fuori di esse – secondo il SLA 24/7). L'offerta contiene: • informazioni sull'hotel con indirizzo e categoria • informazioni sul tipo di camera (sgl, dbl, twin, trpl, per fumatori / non fumatori) • informazioni se la colazione è inclusa nel prezzo della camera • informazioni se l'uso di internet è incluso nel prezzo della camera • condizioni di annullamento • distanza dalla localizzazione indicata dal committente. • prezzo in PLN – solo per prenotazioni di posti alberghieri in Polonia, • per prenotazioni estere il prezzo nelle valute conformi al Regolamento del Ministro della Famiglia e della Politica Sociale del 25 ottobre 2022, per prenotazioni di posti alberghieri che modificano il regolamento riguardante le spettanze spettanti al lavoratore impiegato in una unità pubblica o di autogoverno della sfera del bilancio per il viaggio di servizio • informazioni se la persona che effettua il viaggio sarà obbligata a sostenere costi temporanei aggiuntivi come un deposito rimborsabile, una tassa locale informazioni sui depositi e sulle spese aggiuntive. 5. La scelta del committente avviene via e-mail o telefonicamente (confermata via e-mail). 6. L'esecutore effettua la prenotazione immediatamente dopo l'accettazione. 7. L'esecutore informa su tutti i cambiamenti delle prenotazioni. 8. L'esecutore garantisce la variante più economica che soddisfi i requisiti del committente 9. In caso di assenza di 3 offerte – l'esecutore presenta una giustificazione e un numero inferiore di proposte. 10. In caso di assenza di offerte conformi – sono ammesse alternative (altro standard/localizzazione) dopo l'accettazione del committente. 11. L'esecutore tiene conto degli hotel preferiti dal committente. 12. L'esecutore consente il trasferimento delle prenotazioni effettuate dal committente o da altri soggetti. 13. Il committente può modificare i dati degli ospiti secondo la politica dell'hotel. 14. È possibile prenotare più camere per un singolo nome o nome di un'istituzione. 15. Possibilità di modificare le date fino a 24h prima dell'arrivo (secondo la politica dell'hotel). 16. L'esecutore invia le conferme in