Svizzera – Servizi informatici: consulenza, sviluppo di software, Internet e supporto – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situazione attuale

La pianificazione del personale si trova oggi sempre più nel campo di tensione tra le esigenze aziendali, i bisogni individuali dei collaboratori (work-life balance) e una cultura del lavoro in trasformazione. Sviluppi come il New Work, la collaborazione interprofessionale e una maggiore partecipazione dei dipendenti nella pianificazione del servizio stanno guadagnando importanza e pongono nuove esigenze per la pianificazione. Una pianificazione del personale trasparente, equilibrata e automatizzata promuove non solo la soddisfazione dei collaboratori, ma ha anche effetti positivi sulla qualità dell'assistenza. Tutto ciò contribuisce contemporaneamente a rafforzare l'attrattività dell'azienda e la fedeltà, in particolare tra i lavoratori del core business. Questi trend richiedono un ambiente di pianificazione che combina efficienza e partecipazione, gestisce ottimamente le risorse e supporta una cultura di pianificazione coerente e orientata ai dipendenti. L'attuale modalità di pianificazione del personale (PEP) e l'implementazione attuale della soluzione PEP «Polypoint» non supportano il necessario cambiamento organizzativo e tecnico. Polypoint viene utilizzato anche nel settore della gestione del tempo. Alla luce di ciò, il progetto PEP4US mira a creare una nuova soluzione orientata all'utente e sostenibile, che integra le dimensioni tecniche, organizzative e culturali, sia per la pianificazione del personale che per la gestione del tempo. L'obiettivo è rafforzare la pianificazione del personale come elemento strategico dello sviluppo aziendale e contribuire in modo significativo all'attuazione delle misure strategiche «New Work nel core business» e «Gestione strategica delle risorse». Inoltre, il progetto è strettamente collegato agli obiettivi di digitalizzazione strategica di HOCH per sfruttare le sinergie, contribuire all'efficienza dei processi nel core business e promuovere la trasformazione in modo olistico. Una descrizione dettagliata della situazione attuale è riportata nel capitolo 2 del documento delle specifiche LH01. Con la procedura di gara, si intende trovare il prodotto più adatto alle esigenze attuali e future di HOCH Health Ostschweiz e degli altri clienti del DIT Dipartimento IT, nonché un partner affidabile ed esperto per l'introduzione e l'assistenza della futura soluzione.

Descrizione del quadro di riferimento

L'oggetto dell'acquisizione comprende l'introduzione e il funzionamento di una soluzione centrale, integrata, performante e organizzativamente e tecnologicamente sostenibile per la pianificazione del personale e la gestione del tempo presso HOCH Health Ostschweiz e le sue consociate (circa 9'700 dipendenti, diversi tipi di retribuzione e modelli di orario di lavoro, nonché numerosi fogli di pianificazione e servizi). La soluzione deve consentire una pianificazione del personale standardizzata, automatizzata e partecipativa su più livelli organizzativi. Le soluzioni isolate esistenti con funzionalità sovrapposte saranno sostituite, mentre il paesaggio delle interfacce e delle integrazioni esistenti rimarrà invariato. Pianificazione del personale, partecipazione, qualifiche/skill La pianificazione dovrà avvenire in futuro in modo supportato dal sistema e largamente automatizzato. La soluzione deve generare proposte di turni, tenere conto delle disponibilità, delle qualifiche e delle normative legali e supportare in particolare la pianificazione dei turni di emergenza in modo efficiente. È necessario garantire una base dati unitaria e una logica di pianificazione coerente in tutte le unità organizzative. I dipendenti devono poter inserire e visualizzare le proprie disponibilità, i desideri di servizio e le assenze tramite interfacce intuitive e basate su ruoli. Le proposte di turni automatizzate devono tener conto dei dati di fabbisogno, delle qualifiche e delle esigenze aziendali. In questo modo, si riducono gli sforzi manuali, si standardizzano i processi di pianificazione, si rafforza la trasparenza, l'equità e l'attrattività dell'azienda. La soluzione deve consentire processi di pianificazione trasparenti e giusti. I dipendenti devono poter comprendere come vengono assegnati i turni e come vengono considerati i desideri e le condizioni quadro. Inoltre, la soluzione deve supportare processi di pianificazione armonizzati con un'elaborazione standardizzata delle qualifiche, delle esperienze e delle preferenze di impiego. Questo crea la base per una pianificazione del personale adeguata alle esigenze, equa e trasparente. Gestione dei turni di emergenza/pool La soluzione deve supportare una gestione dei turni di emergenza e dei pool su tutto l'ospedale e gestire le assegnazioni, le qualifiche e le risorse in modo trasversale ai siti e ai reparti. Le funzioni degli strumenti di pianificazione esistenti devono essere integrate e la pianificazione, la comunicazione e il controllo devono essere uniti in una sola soluzione. Integrazione IKM Gestione integrata delle capacità La connessione con l'IKM crea la base per una coordinazione basata sui dati tra la pianificazione del fabbisogno e la pianificazione del personale. La soluzione deve consentire l'integrazione e l'uso attivo della pianificazione del fabbisogno per la pianificazione del fabbisogno di personale e supportare così il modulo personale nell'IKM. Gestione del tempo, registrazione del tempo Le attività della gestione del tempo, inclusi i requisiti legali e ulteriori regolamenti, devono essere completamente supportate. La registrazione del tempo deve essere possibile tramite vari canali, in particolare tramite una Mobile App e i terminali AZE esistenti, incluse le possibilità di correzione definite dai dipendenti. Assunzioni multiple La soluzione deve supportare completamente le assunzioni multiple e consentire una rappresentazione trasparente e consolidata. Questo è particolarmente necessario nell'ambiente ospedaliero con più funzioni o aree di impiego per dipendente. Reporting, valutazione La soluzione deve offrire l'accesso basato su ruoli ai dati di sistema e di movimento pertinenti. Oltre ai rapporti standardizzati, ad esempio sui conti orari o sui requisiti legali, devono essere possibili valutazioni individuali da parte di HR, amministratori IT e reparti specializzati.