Malta – Servizi di organizzazione di eventi – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

L'Agenzia EUAA prevede di aggiudicare fino a tre (3) contratti di servizio a cascata per ciascun Lotto per la fornitura di servizi di alta qualità di Organizzazione Eventi e servizi di viaggio e logistici correlati, necessari per l'organizzazione e l'implementazione degli incontri e degli eventi amministrativi e operativi dell'Agenzia. I contratti di servizio supporteranno gli eventi organizzati in Moldova (Lotto 1), Ucraina (Lotto 2) e i Balcani Occidentali (Lotto 3), come ulteriormente descritto nelle specifiche tecniche. I servizi da fornire in base ai contratti di servizio dipenderanno dai requisiti specifici di ciascun evento, come definito dall'Agenzia. Potrebbero includere, ma non essere limitati a: • Noleggio di spazi per conferenze; • Fornitura di attrezzature audio-visive (AV) e di interpretariato; • Servizi di catering; • Coordinamento di fornitori di servizi terzi e gestione logistica in loco; • Preparazione della segnaletica dell'evento e presentazione di documenti di supporto e fatture, se richiesto; • Noleggio di attrezzature AV e di interpretariato per spazi forniti dall'Agenzia, dagli stakeholder o altri terzi; • Organizzazione di pranzi, cene e altre disposizioni di catering; • Prenotazione di adeguate sistemazioni alberghiere in conformità con i requisiti dell'Agenzia; • Organizzazione, fornitura e supervisione dei servizi di trasporto; • Fornitura di servizi di assistenza all'evento prima, durante e dopo l'evento; • Coordinamento e fornitura di servizi di sicurezza e medici, se richiesto; • Elaborazione e pagamento di viaggi, alloggi e/o indennità di sussistenza per i partecipanti all'evento, inclusa la raccolta dei documenti di supporto pertinenti, in conformità con le istruzioni dell'Agenzia. Gli eventi in Ucraina saranno organizzati solo se la situazione di sicurezza prevalente consente all'Agenzia di tenere eventi in presenza, seguendo la valutazione della sicurezza dell'Agenzia e qualsiasi restrizione di sicurezza applicabile.