Belgio – Servizi informatici: consulenza, sviluppo di software, Internet e supporto – Aankoop van een ERP systeem, inclusief implementatie, licenties en onderhoud

Questa commessa pubblica prevede l'automatizzazione e la gestione dei principali processi aziendali dell'ente aggiudicatore mediante l'implementazione di un sistema software integrato (Enterprise Resource Planning o ERP). Il contratto sarà stipulato per un periodo di 4 anni con 2 possibili proroghe di 3 anni. In questa prima fase selettiva, l'ente aggiudicatore intende selezionare i candidati che possono fornire il software e il servizio necessario per implementare un sistema ERP per l'automatizzazione dei processi finanziari, di acquisto e logistici all'interno dell'ospedale. Dopo la selezione dei candidati in base alla loro domanda di partecipazione, le specifiche richieste verranno ulteriormente descritte in un capitolato durante la successiva fase di qualificazione. L'ambito della commessa comprende:

1. L'acquisto e l'implementazione di un modulo finanziario che supporta il funzionamento quotidiano del servizio finanziario, tenendo conto dei requisiti legali e degli obblighi di rendicontazione (ad esempio, Finhosta) ai quali l'ospedale deve conformarsi. Questo modulo finanziario deve supportare i seguenti processi:

• Contabilità generale e consolidamento

• Contabilità analitica e calcolo dei costi

• Contabilità fornitori

• Processo di approvazione delle fatture in entrata (incl. principio di matching) in cui gli approvatori sono determinati dalla struttura organizzativa

• Contabilità clienti inclusa la gestione e il sollecito dei clienti (piano di pagamento/incasso automatico/seguito da ufficiale giudiziario)

• Gestione cassa e banca (incl. elaborazione CODA e pianificazione della liquidità)

• Gestione attivi fissi

• Controllo di bilancio a livello di conto principale e progetto

• Gestione prestiti (incl. possibilità di importare file da diverse banche)

2. L'acquisto e l'implementazione di un modulo acquisti che supporta il funzionamento quotidiano del servizio acquisti e comprende almeno i seguenti processi:

• Creazione decentrata di ordini di acquisto per articoli di magazzino e non di magazzino tramite un portale web semplice e user-friendly

• Processo di approvazione degli ordini di acquisto in cui gli approvatori sono determinati tramite la struttura organizzativa

• Elaborazione automatica e periodica degli ordini di acquisto in ordini di acquisto

• Processo di approvazione degli ordini di acquisto

• Invio automatico e digitale delle bolle di consegna al fornitore

• Gestione dei contratti di acquisto

• Restituzione delle merci

3. L'acquisto e l'implementazione di un modulo logistico che supporta il funzionamento quotidiano del servizio logistico e comprende almeno i seguenti processi:

• Ricezione di merci (articoli di magazzino e non di magazzino) e servizi

• Gestione delle scorte centrali e delle scorte di reparto

• Rifornimento delle scorte dei magazzini decentrati tramite scansione (necessità) e picking/consegna

• Rifornimento automatico del magazzino centrale in base al livello minimo/massimo di scorte, conteggio e controllo delle scorte.

4. Integrazione completa tra i moduli finanziari, acquisti e logistici in termini di master data e dati transazionali.

5. Ampie possibilità di reporting in tempo reale a livello transazionale e aggregato all'interno di ogni (sub)modulo del sistema ERP.

6. L'applicazione ERP sarà integrata in un complesso paesaggio applicativo. È quindi importante che possa essere integrata in modo semplice e flessibile con altre applicazioni. Di seguito una panoramica delle principali integrazioni che devono essere realizzate:

• Integrazione con Active Directory

• Integrazione ADT con OAZIS ZorgI (incl. integrazione dei dati master)

• Integrazione TARFAC con OAZIS ZorgI

• Integrazione con Apotheekpakket ZorgI per fatture farmaceutiche

• Integrazione con pacchetto HR per importazione contabilità paga (e dati master)

• Integrazione con KARDEX cassetto per ricevimento articoli di magazzino e consumo di magazzino

• Integrazione con Aexis per consumo di magazzino

• Integrazione con Carenet

• Integrazione con terze parti per elaborazione automatica delle fatture

• Integrazione con un WMS-Sistema ancora da scegliere

• Integrazione con un sistema di gestione delle strutture ancora da scegliere

• Lettura dei file di pagamento delle mutualità

• Integrazioni aggiuntive