Finlandia – Pacchetti software e sistemi di informazione – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (in seguito anche il Committente) richiede offerte per un sistema HRM e di gestione delle retribuzioni. L'oggetto dell'acquisto è un sistema software come servizio (SaaS) che include le funzionalità del registro principale del personale (cosiddetto complesso HRM) e le funzionalità di calcolo delle retribuzioni. La soluzione deve supportare i vari modelli di orario di lavoro dei dipendenti del comune di Espoo, come l'orario d'ufficio, a turni e generale, i vari modi di organizzazione del lavoro, ovvero orario fisso e flessibile, nonché i contratti collettivi e locali utilizzati nel comune. Gli oggetti dell'acquisto sono i seguenti pacchetti di servizi: - Sistema software come servizio (SaaS) - Implementazione e adattamento del servizio per Espoo - Servizi di manutenzione dell'applicazione - Servizi di sviluppo continuo e di consulenza del sistema Una descrizione più dettagliata del contenuto dell'acquisto è disponibile nell'allegato 1 del bando "Descrizione dell'oggetto dell'acquisto". In base alla procedura di gara verrà selezionato un fornitore e un fornitore di riserva. Il contratto entrerà in vigore dalla firma e sarà valido fino a nuovo avviso. La data di inizio prevista del periodo contrattuale è dicembre 2026. PREPARAZIONE DELL'ACQUISTO L'unità di acquisto ha preparato l'acquisto valutando le opzioni disponibili sul mercato e le condizioni di concorrenza, nonché i vari metodi di esecuzione dell'acquisto. Nella mappatura di mercato sono stati consultati ampiamente gli operatori del settore tramite corrispondenza scritta e colloqui di mercato, sono stati utilizzati pareri di esperti, è stata valutata la suddivisione dell'acquisto in lotti e vari modelli di esecuzione. SVILUPPO DEI COLLOQUI DI MERCATO 2025 Nel 2025 sono stati condotti colloqui di mercato con tre potenziali fornitori identificati. 1) Dimostrazione dei sistemi Nelle settimane 12-15/2025 i fornitori sono stati invitati a presentare i sistemi offerti. 2) Commento alla bozza di invito a presentare offerte La bozza di invito a presentare offerte è stata inviata ai fornitori per essere commentata in due parti (A1 e A2). - A1 round di commenti: includeva tutti i documenti tranne le descrizioni dei processi chiave, la composizione dei rapporti di reporting, le notifiche dei dati degli insegnanti, i contenuti delle informazioni e il modulo di richiesta delle funzionalità del sistema. Il periodo di commento era 5.5.2025 – 14.5.2025 e i commenti sono stati discussi con i fornitori durante gli incontri con i fornitori nelle settimane 21. - A2 round di commenti: includeva gli allegati 1.3, 1.8, 1.9 e l'allegato 5, modulo di richiesta, scheda funzionale. Il periodo di commento era 19.5 – 2.6.2025 e i commenti sono stati discussi con i fornitori durante gli incontri con i fornitori nelle settimane 24. 3) Domande di chiarimento inviate Ai fornitori è stato richiesto anche di fornire ulteriori informazioni riguardanti i cicli di pagamento dei sistemi, i servizi principali per gli utenti, la soluzione HRM esterna, la durata delle tecnologie dei sistemi offerti, le stime dei costi dei diritti d'uso e delle licenze, nonché dei costi del progetto di implementazione per supportare la valutazione del valore dell'acquisto e la determinazione del budget. SVILUPPO DEI COLLOQUI DI MERCATO 2026 All'inizio del 2026 è stato mappato anche un quarto potenziale fornitore di mercato, con il quale è stato tenuto un incontro con i fornitori nella settimana 7 per presentare la bozza di invito a presentare offerte. Dopo l'incontro, al fornitore è stata inviata la stessa bozza di invito a presentare offerte che era stata inviata agli altri potenziali fornitori e si sono ricevuti commenti il 5.3.2026. A tutti e quattro i fornitori è stato richiesto di fornire commenti scritti alla bozza aggiornata dell'invito a presentare offerte tra il 17.3 e il 1.4.2026. La mappatura di mercato è stata eseguita in modo tale che non sia stato favorito alcun fornitore singolo e che la mappatura sia stata condotta in modo equo e trasparente. OSSERVAZIONI DELLA MAPPATURA DI MERCATO Le osservazioni ottenute durante la mappatura sono state utilizzate per definire l'oggetto dell'acquisto, per stabilire i requisiti di idoneità e per determinare i criteri di valutazione delle offerte. Una delle principali osservazioni della mappatura è stata che i requisiti dei contratti collettivi utilizzati dal comune di Espoo (come KVTES e OVTES) potrebbero limitare il mercato per i sistemi HRM e di gestione delle retribuzioni. Inoltre, i fattori limitanti potrebbero essere i bisogni di Espoo relativi ai servizi di pagamento continuativi, all'ambiente duplicato del sistema e alle integrazioni. Nella preparazione dell'acquisto sono stati considerati i principi relativi alla mappatura di mercato stabiliti dall'articolo 65 della legge sugli appalti e l'unità di acquisto ritiene che la preparazione supporti la realizzazione della concorrenza. DIVISIONE DELL'ACQUISTO IN LOTTI L'unità di acquisto ha valutato la suddivisione dell'acquisto in lotti. L'acquisto non è stato suddiviso in lotti, poiché il sistema oggetto dell'acquisto e i servizi ad esso collegati formano un insieme unico che non è opportuno suddividere in unità più piccole. Inoltre, la suddivisione dell'acquisto in lotti aumenterebbe significativamente i rischi relativi alle integrazioni, alla ripartizione delle responsabilità, all'implementazione e alla gestione unificata dei dati. L'unità di acquisto ritiene che non suddividere l'acquisto sia conforme alla natura, al metodo di esecuzione e all'implementazione dell'ac