Finlandia – Pacchetti software e sistemi di informazione – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

La Città di Espoo (in seguito anche il Committente) richiede offerte per un sistema di gestione della manutenzione elettronica. L'oggetto dell'appalto è un sistema di gestione della manutenzione elettronica come servizio software SaaS, l'implementazione del servizio e l'adattamento personalizzato per il Committente, i servizi di supporto e manutenzione dell'applicazione nonché i servizi di sviluppo e consulenza per il sistema oggetto dell'appalto. In base alla gara, verranno selezionati un (1) fornitore e un (1) fornitore di riserva. I sistemi funzionali da acquisire sono: • Creazione e implementazione delle richieste di servizio • Creazione e manutenzione dei piani di manutenzione degli oggetti di manutenzione e implementazione delle misure di manutenzione • Diario di manutenzione • Gestione delle informazioni immobiliari • Gestione dell'energia degli oggetti di manutenzione • Autocontrollo • Piani a lungo termine (PTS) per una parte degli oggetti di manutenzione • Funzionalità di reporting e statistica Una descrizione più dettagliata del contenuto dell'appalto è disponibile nell'allegato 1 "Descrizione dell'oggetto dell'appalto" della richiesta di offerta. Il valore totale stimato dell'appalto per il periodo di calcolo di quattro anni (IVA 0%) è di 2 500 000 euro. Nota! Per ragioni di bilancio, è stato fissato un prezzo massimo per i costi continui (costi del servizio SaaS, costi di supporto e manutenzione nonché costi di manutenzione delle integrazioni). Il costo annuale dei costi continui (Allegato 6, Modulo prezzi, Foglio 1 - Prezzo di confronto, Cella O60) non deve superare 200 000 euro/anno. Il superamento del prezzo massimo probabilmente comporterà il rifiuto dell'offerta. PREPARAZIONE DELL'APPALTO L'unità di appalto ha preparato l'appalto valutando le alternative disponibili sul mercato e le condizioni di concorrenza nonché i metodi di implementazione dell'appalto. La mappatura di mercato è stata condotta ascoltando ampiamente gli operatori del settore per iscritto e tramite colloqui di mercato e valutando diversi modelli di implementazione. La mappatura di mercato è stata condotta in modo da non favorire alcun fornitore specifico e in modo equo e trasparente. La notifica di mappatura di mercato è stata pubblicata su HILMA il 26.2.2026. Al colloquio di mercato si sono iscritti 14 fornitori. A marzo 2026 è stato inviato ai partecipanti un compito preliminare con cui è stata mappata la funzionalità implementata nei sistemi disponibili sul mercato. I colloqui di mercato sono stati poi continuati con quattro fornitori. A marzo-aprile 2026 sono state organizzate sessioni di discussione con tre fornitori, durante le quali i fornitori hanno dimostrato i loro sistemi. Inoltre, un fornitore ha dimostrato il proprio sistema con video forniti separatamente. A maggio 2026 è stata richiesta ai fornitori una relazione scritta aggiuntiva e a giugno 2026 è stato inviato loro l'intero documento di richiesta di offerta con gli allegati per il commento, dopo di che è stata richiesta un'ulteriore relazione di chiarimento ai commentatori. La mappatura di mercato ha rivelato che sul mercato sono disponibili diversi sistemi di gestione della manutenzione elettronica. In base alla mappatura di mercato, è stato possibile constatare che in particolare la necessità della Città di Espoo di un'unità di gestione dell'energia come parte del registro di manutenzione delimita il mercato. Le osservazioni ottenute dalla mappatura di mercato sono state utilizzate nella definizione dell'oggetto dell'appalto, nella definizione dei requisiti di idoneità e nella definizione dei criteri di valutazione delle offerte. Nella preparazione dell'appalto sono stati considerati i principi relativi alla mappatura di mercato di cui all'art. 65 della legge sugli appalti e l'unità di appalto ritiene che la preparazione supporti la realizzazione della gara. DIVISIONE DELL'APPALTO IN PARTE La divisione dell'appalto in parti è stata valutata dall'unità di appalto. L'appalto non è stato diviso in parti, poiché il sistema oggetto dell'appalto e il servizio ad esso collegato formano un'unità coerente che non è opportuno suddividere in unità più piccole. Inoltre, la divisione aumenterebbe significativamente i rischi legati all'integrazione, alla suddivisione delle responsabilità, all'implementazione e alla gestione unitaria dei dati. L'unità di appalto ritiene che, considerando la natura, il metodo di implementazione e la giustificazione dell'appalto, la scelta di non suddividere sia giustificata.