Francia – Servizi relativi all'organizzazione di viaggi – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

Il presente avviso ha l'obiettivo di stabilire un accordo quadro, a commesse, mono-attributario, senza importo minimo e con importo massimo di Ventotto (28) Milioni €HT avente ad oggetto il rinnovo del suo accordo quadro per i viaggi di servizio destinati agli agenti e ai dipendenti RATP EPIC e delle sue filiali. L'accordo quadro è concluso per una durata massima di Quarantotto (48) mesi. Questa operazione ha come principale obiettivo di garantire e facilitare l'organizzazione dei viaggi di servizio rispondendo alle esigenze di ciascuna delle parti, in particolare, in primo luogo, la affidabilità delle interfacce e la trasparenza tariffaria. Si tratta per la RATP di proporre e mantenere una qualità del servizio ai suoi agenti e dipendenti e alle sue filiali. È stipulato sotto forma di accordo quadro mono-attributario a buoni di commessa. Il mercato copre: - La prenotazione e l'emissione di biglietti di trasporto, di alloggio, di noleggio di veicoli e di servizi annessi, - L'assistenza ai collaboratori - L'implementazione degli strumenti digitali di prenotazione - Le prestazioni di consulenza e di ottimizzazione - La fatturazione delle prestazioni fornite e il reporting dell'attività - La conformità, la sicurezza, lo sviluppo sostenibile I collaboratori del gruppo RATP sono chiamati a effettuare, nell'ambito delle loro attività professionali, viaggi su tutto il territorio nazionale, nonché all'estero. Il candidato dovrà proporre una soluzione unica di prenotazione online (SBT) di biglietteria aerea/ferroviaria, di pernottamenti alberghieri (sia per i viaggi individuali che per i viaggi di gruppo), di noleggio di veicoli, nonché, per quanto possibile, la gestione delle formalità amministrative (visti, ecc.). L'SBT dovrà permettere alle diverse filiali del gruppo RATP di connettersi nel loro ambiente distinto (circuito di validazione diverso, politica di viaggio diversa). Essendo possibile che il validatore appartenga a una diversa filiale o a un diverso paese, è tuttavia necessaria un'interconnessione tra i diversi paesi. Il gruppo RATP desiderando estendere questo mercato alle filiali internazionali, il titolare dovrà essere in grado di proporre una rete di agenzie locali; è quindi obbligatorio proporre un'agenzia di viaggio con agenzie locali in ciascuno dei paesi in cui il gruppo è presente. In aggiunta, il candidato dovrà proporre una soluzione di prenotazione offline (agenzia di viaggio/servizio clienti) raggiungibile per telefono e per email, permettendo le stesse funzionalità dello strumento di prenotazione online. Questa soluzione permetterà, in aggiunta, di rispondere ai bisogni particolari in termini di prenotazione, al trattamento degli eventuali contenziosi o disfunzionamenti, al bisogno in termini di assistenza d'urgenza 7/7 24/24. Dovrà essere in grado di proporre anche un servizio VIP. Il titolare assisterà gli utenti nella promozione del metodo di prenotazione online. Si impegna a incentivare e accompagnare i collaboratori del gruppo RATP (Travel Managers e viaggiatori) ad utilizzare in via prioritaria questo metodo di prenotazione per tutte le transazioni e casi di figura che lo permettono. La politica di sicurezza per la mobilità internazionale definisce le pratiche di gestione dei rischi cui sono esposti i dipendenti del gruppo RATP che effettuano missioni di breve, media o lunga durata nell'esercizio della loro professione e, in particolare, nel quadro dello sviluppo internazionale delle imprese del gruppo. Stabilisce una mappatura dei rischi paese da 1 a 5 (1 è il livello di rischio più basso e 5 il più elevato). Le procedure in vigore presso la RATP in materia di sicurezza dei collaboratori in missione raccomandano la creazione di un Ordine di missione. In questo contesto, alcune entità del gruppo RATP, in particolare quelle soggette al diritto pubblico (EPIC), prevedono l'istituzione di un'autorizzazione preventiva al viaggio, che può assumere la forma di un ordine di missione interno. Le modalità di questa autorizzazione possono tuttavia variare a seconda delle entità del gruppo. È previsto che lo strumento di prenotazione (SBT) del titolare permetta di inserirsi in questo processo di autorizzazione preventiva, in particolare mettendo a disposizione un documento riassuntivo del viaggio, che può fungere da giustificativo di missione. Questo documento potrà essere generato, sia tramite un modulo dedicato, sia tramite il download di un file riassuntivo in formato pdf, riportando l'intera serie di elementi costituenti il viaggio (nome del collaboratore, data di arrivo e di partenza, compagnia utilizzata e N° dei voli, nome e indirizzo degli hotel, circuito di validazione, ecc.). La generazione del documento potrà avvenire in tutte le fasi del processo di prenotazione (in modalità "bozza", dopo approvazione, dopo realizzazione del viaggio). La creazione formale dell'ordine di missione, quando richiesto, rientra nell'organizzazione interna del gruppo RATP e non costituisce una prestazione attesa dal titolare. In caso di prenotazione OFFLINE (tramite o al di fuori dell'agenzia di viaggio del titolare, ad esempio: collaboratore invitato nell'ambito delle sue missioni), lo strumento dovrebbe permettere di effettuare una registrazione manuale delle informazioni relative ai viaggi, oppure, idealmente, di far risalire automaticamente le informazioni nell'SBT, al fine di garantire la centralizzazione in un'unica base di dati. Il numero di transazioni è stimato a 22 005 transazioni, circa.