Belgio – Servizi di catering – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Oggetto dei servizi: Accordo quadro per partner esterni di catering per eventi e commesse "High-end" su misura per VIVES Zuid e VIVES Noord, copertura complessiva.

Descrizione: La Hogeschool VIVES Zuid e VIVES Noord organizza annualmente una vasta gamma di eventi e commesse "High-end" su misura sia nei campus Nord che Sud, situati nella provincia di West-Vlaanderen. Queste attività fanno parte integrante del funzionamento accademico e sociale della scuola e richiedono un supporto di catering professionale, qualitativo e affidabile.

Fasi dell'appalto: 1° fase – Selezione

Il presente documento riguarda la prima fase, ovvero la fase di selezione, di una procedura di affidamento in due fasi. In questa prima fase viene richiesto solo un "Richiesta di partecipazione", completata con gli allegati necessari, con cui il candidato manifesta il proprio interesse per l'appalto, la propria volontà scritta di essere selezionato (articolo 2, 12° legge sugli appalti pubblici 17 giugno 2016) e fornisce i documenti di responsabilità richiesti per poter essere selezionato.

2° fase - Gara

Dopo la selezione, solo i candidati selezionati possono partecipare alla seconda fase, la fase di gara, sulla base del capitolato che verrà consegnato loro dopo la decisione di selezione. In questa seconda fase, i candidati selezionati saranno invitati, sulla base del capitolato, a presentare un'offerta.

Lotti:

- per il lotto 1 "Eventi" cerchiamo tre partner esterni di catering che possano supportare la scuola per un periodo di quattro anni nelle seguenti attività, flessibili e utilizzabili su tutti i campus, quindi su tutta la provincia di West-Vlaanderen.

Eventi: Ogni anno accademico, la Hogeschool VIVES organizza, tra le altre cose, tre grandi eventi istituzionali: - l'apertura accademica a settembre, - la festa di Capodanno a gennaio, - e il Pro Day a maggio. Per questi eventi, si prevede una partecipazione di circa 700 a 1.000 persone, composte da studenti, dipendenti, ospiti, partner ed stakeholder esterni. La catering gioca un ruolo cruciale nell'esperienza, nell'immagine e nella qualità organizzativa di questi momenti. Inoltre, la Hogeschool VIVES organizza annualmente numerose proclamazioni, sedute di laurea, ecc., distribuite tra i vari campi di studio. Queste cerimonie si tengono per corso o gruppo e sono rivolte a studenti e loro genitori o accompagnatori. Anche per questi momenti è richiesta una catering adattata, curata e ben organizzata, tenendo conto di dimensioni di gruppo variabili, luoghi e condizioni pratiche.

- per il lotto 2 "Commesse su misura High-end" cerchiamo anche tre partner esterni di catering, per commesse significativamente più piccole, con una media di 10 a 50 persone, dove un livello di qualità eccezionalmente alto è prioritario, sia per quanto riguarda i prodotti, la presentazione e il servizio.

Commesse su misura "High-end": Questo lotto riguarda la fornitura di servizi di catering di alta qualità, su misura, dove l'accento è esplicitamente sulla qualità, l'esclusività e l'esperienza. L'amministrazione aggiudicatrice intende, con questo lotto, selezionare fornitori di servizi in grado di sviluppare e realizzare concetti di catering completamente in linea con il contesto specifico, gli obiettivi e il gruppo target di ogni evento. Si tratta qui non di un'offerta standard, ma di un riempimento unico in cui il lavoro su misura è centrale.

Durata: L'accordo quadro ha una durata iniziale di quattro anni, a condizione che il valore massimo stimato dell'appalto non venga superato entro questo termine. L'amministrazione aggiudicatrice attira l'attenzione del candidato sul fatto che il valore massimo indicato non è stato calcolato sulla base delle quantità previste nell'inventario. Questo valore massimo non fornisce quindi alcuna indicazione sull'importo dell'offerta per cui l'iscrizione può essere concessa. In questo caso, si tratta del valore massimo dell'accordo quadro, che è stato determinato sulla base delle quantità massime che possono essere ordinate su tutti gli appalti che l'amministrazione aggiudicatrice può assegnare. Per controllare l'entità dell'appalto, l'amministrazione aggiudicatrice monitora le spese nell'ambito dell'accordo quadro per assicurarsi che non superino il valore massimo dell'accordo quadro. In caso di superamento del valore massimo, non possono essere effettuati nuovi ordini.