Malta – Servizi di organizzazione di eventi – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA prevede l'aggiudicazione di fino a tre (3) contratti quadro per servizi a cascata per ogni Lotto per la fornitura di servizi di organizzazione di eventi di alta qualità e servizi di viaggio e logistici correlati necessari per l'organizzazione e l'implementazione degli incontri e degli eventi amministrativi e operativi dell'Agenzia. I contratti quadro supporteranno gli eventi organizzati in Moldova (Lotto 1), Ucraina (Lotto 2) e nei Balcani Occidentali (Lotto 3), come ulteriormente descritto nelle Specifiche tecniche. I servizi da fornire in base ai contratti quadro dipenderanno dai requisiti specifici di ogni evento, come definiti dall'Agenzia. Potrebbero includere, ma non essere limitati a: • Noleggio di spazi per conferenze; • Fornitura di attrezzature audio-visive (AV) e di interpretariato; • Servizi di catering; • Coordinamento di fornitori di servizi terzi e gestione logistica in loco; • Preparazione della segnaletica dell'evento e presentazione dei documenti di supporto e delle fatture, se richiesto; • Noleggio di attrezzature AV e di interpretariato per spazi forniti dall'Agenzia, dagli stakeholder o da altri terzi; • Organizzazione di pranzi, cene e altre disposizioni di catering; • Prenotazione di un alloggio adeguato in conformità con i requisiti dell'Agenzia; • Organizzazione, fornitura e supervisione dei servizi di trasporto; • Fornitura di servizi di assistenza all'evento prima, durante e dopo l'evento; • Coordinamento e fornitura di servizi di sicurezza e medici, se richiesto; • Elaborazione e pagamento di viaggi, alloggi e/o indennità di sussistenza per i partecipanti all'evento, inclusa la raccolta dei documenti di supporto pertinenti, in conformità con le istruzioni dell'Agenzia. Gli eventi in Ucraina saranno organizzati solo se la situazione di sicurezza prevalente consente all'Agenzia di tenere eventi in presenza, seguendo la valutazione della sicurezza dell'Agenzia e qualsiasi restrizione di sicurezza applicabile.