Germania – Servizi di organizzazione di eventi – EVENT IMPLEMENTATION & PARTICIPANT SERVICES FOR EIT EDUCATION & SKILLS DAYS 2027

EIT Cultura & Creatività (di seguito denominata "Autorità Contrattuale") invita proposte da fornitori di servizi eventi qualificati per supportare l'organizzazione e la realizzazione delle Giornate di Educazione & Competenze EIT 2027. Il fornitore selezionato agirà come partner operativo per la realizzazione, responsabile della pianificazione, coordinamento e implementazione dell'evento in stretta collaborazione con il team organizzatore. Il fornitore operazionalizzerà il concetto di evento approvato (vedi Allegato 1) e il programma attraverso la coordinazione dei fornitori, logistica, servizi per i partecipanti e consegna sul posto. La procedura di appalto riguarda l'organizzazione e la realizzazione integrata dell'evento, esclusa la fornitura del luogo, che sarà contrattata separatamente dall'Autorità Contrattuale. Il fornitore selezionato sarà responsabile della coordinazione di tutti gli aspetti operativi dell'evento, inclusi i servizi subappaltati come la produzione tecnica, la logistica dell'evento, il supporto alle comunicazioni e la gestione dei partecipanti. Inoltre, a causa della divisione della procedura di appalto in due contratti complementari che riflettono la diversa natura dei servizi richiesti, con l'appalto del luogo avviato per primo per permettere una adeguata pianificazione dell'evento, il fornitore selezionato è tenuto a lavorare in stretta collaborazione con il fornitore del luogo selezionato. Il contraente selezionato dovrà: • coordinare e gestire tutti gli aspetti operativi dell'evento; • contrattare e gestire subappaltatori e fornitori, dove questi servizi non sono forniti direttamente tramite il contratto del luogo; • coordinarsi strettamente con l'Autorità Contrattuale e il fornitore del luogo contrattato separatamente per garantire una consegna dell'evento integrata; • supervisionare la logistica dell'evento e l'esperienza dei partecipanti; • garantire una implementazione e consegna sul posto senza intoppi; • fornire una gestione finanziaria e una rendicontazione consolidate. L'evento si terrà presumibilmente a fine febbraio o marzo 2027 (le date saranno confermate tramite la selezione del luogo) e radunerà circa 400-500 stakeholder in presenza provenienti da tutta la Comunità EIT, inclusi policy maker, educatori, innovatori, rappresentanti dell'industria, apprendisti e alumni. Il fornitore vincitore della gara d'appalto si baserà sulla direzione strategica stabilita dall'Autorità Contrattuale, inclusi gli obiettivi dell'evento approvati, la narrazione, il framework del pubblico e il programma di alto livello, contribuendo con la sua esperienza alla pianificazione operativa, coordinamento e realizzazione dell'evento.