Germania – Servizi di riparazione e manutenzione – Einführung zentrales DMS

Di seguito si intende introdurre una piattaforma di gestione documentale aziendale (DMS) per modernizzare e uniformare in modo sostenibile la gestione, l'elaborazione e la fornitura di informazioni rilevanti per l'attività. Nel quadro di un'analisi dei requisiti trasversale ai settori, sono stati esaminati i metodi di lavoro esistenti, i processi documentali e i flussi informativi insieme ai reparti specialistici. È emerso che i documenti e le informazioni vengono attualmente gestiti in sistemi diversi, strutture di unità, applicazioni specialistiche e archiviazioni personali. I discontinuità mediatiche, le duplicazioni e i diversi metodi di lavoro rendono difficile la collaborazione tra i settori, aumentando il tempo di ricerca e generando incertezze riguardo l'aggiornamento e la validità delle informazioni. Allo stesso tempo, esistono già numerose applicazioni specialistiche e sistemi informativi consolidati che devono continuare a svolgere i loro compiti principali anche in futuro. L'obiettivo del progetto non è quindi sostituire questi sistemi, ma integrarli in modo sensato in una piattaforma informativa comune. L'elenco delle prestazioni descrive i requisiti funzionali, tecnici e organizzativi per la futura piattaforma DMS e serve come base per la selezione di una soluzione sostenibile, economica e operativa a lungo termine. La soluzione futura dovrà fungere da piattaforma informativa centrale e supportare l'intero ciclo di vita dei documenti e delle informazioni, dalla registrazione, all'elaborazione, alla condivisione, fino all'archiviazione conforme e alla cancellazione conforme alle normative. In questo contesto, non sono i singoli documenti o le funzioni tecniche a essere al centro dell'attenzione, ma il supporto efficiente dei processi di lavoro quotidiani del personale. Le informazioni devono essere gestite in modo uniforme, indipendentemente dal loro luogo di origine, trovate rapidamente, fornite in modo sicuro e rese utilizzabili a livello organizzativo. L'introduzione della piattaforma DMS mira anche a ridurre gradualmente le soluzioni isolate, a stabilire standard uniformi per la gestione delle informazioni e a creare una base tecnologica per la ulteriore digitalizzazione dei processi amministrativi. Le tecnologie moderne, in particolare le funzioni supportate dall'intelligenza artificiale, devono supportare il personale nel proprio lavoro quotidiano e migliorare ulteriormente la qualità e l'efficienza dell'elaborazione delle informazioni. In sintesi, gli obiettivi del progetto possono essere descritti come segue:

- Introduzione di una piattaforma informativa aziendale uniforme per la gestione di documenti e informazioni rilevanti per l'attività

- Miglioramento della collaborazione tra i settori tramite archivi informativi comuni e metodi di lavoro standardizzati

- Riduzione delle duplicazioni e garanzia di una base informativa chiara e tracciabile

- Accelerazione della ricerca delle informazioni tramite potenti funzioni di ricerca e navigazione

- Supporto ai processi aziendali digitali standardizzati tramite workflow, gestione dei compiti e procedure di approvazione tracciabili

- Garanzia del rispetto delle normative legali, regolamentari e interne in materia di documentazione, conservazione, protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

- Integrazione delle applicazioni specialistiche e dei sistemi informativi esistenti in una comune architettura informativa, evitando la duplicazione dei dati

- Creazione di una piattaforma scalabile e sicura per il futuro, che supporta i cambiamenti organizzativi e i futuri progetti di digitalizzazione

- Fornitura di funzioni di assistenza moderne, in particolare procedure di ricerca, analisi e classificazione supportate dall'intelligenza artificiale, per supportare il lavoro quotidiano del personale

- Stabilimento di una piattaforma economica a lungo termine e gestibile amministrativamente per la gestione delle informazioni aziendale