Svizzera – Servizi informatici: consulenza, sviluppo di software, Internet e supporto – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situazione attuale La pianificazione del personale si trova oggi sempre più nel campo di tensione tra le esigenze aziendali, i bisogni individuali dei collaboratori (work-life balance) e una cultura del lavoro in trasformazione. Sviluppi come New Work, collaborazione interprofessionale e una maggiore partecipazione dei dipendenti nella pianificazione dei turni stanno guadagnando importanza e pongono nuove esigenze per la pianificazione. Una pianificazione del personale trasparente, equilibrata e automatizzata promuove non solo la soddisfazione dei collaboratori, ma ha anche effetti positivi sulla qualità dell'assistenza. Tutto ciò contribuisce contemporaneamente a rafforzare l'attrattività del datore di lavoro e il legame, in particolare tra i professionisti del settore core business. Questi trend richiedono un ambiente di pianificazione che combina efficienza e partecipazione, gestisce ottimamente le risorse e supporta una cultura di pianificazione coerente e orientata ai dipendenti. L'attuale modalità di pianificazione del personale (PEP) e l'implementazione attuale della soluzione PEP «Polypoint» non supportano il necessario cambiamento organizzativo e tecnico. Polypoint viene utilizzato anche nel settore della gestione del tempo. Alla luce di ciò, con il progetto PEP4US si intende creare una nuova soluzione orientata all'utente e sostenibile, che integra le dimensioni tecniche, organizzative e culturali, sia per la pianificazione del personale che per la gestione del tempo. L'obiettivo è rafforzare la pianificazione del personale come elemento strategico dello sviluppo aziendale e contribuire in modo significativo all'attuazione delle misure strategiche «New Work nel core business» e «Gestione strategica delle risorse». Inoltre, il progetto è strettamente collegato agli obiettivi strategici di digitalizzazione di HOCH per sfruttare le sinergie, contribuire all'efficienza dei processi nel core business e promuovere la trasformazione in modo olistico. Una descrizione dettagliata della situazione attuale è riportata nel documento degli obiettivi LH01 Capitolo 2. Con la procedura di gara si intende trovare il prodotto più adatto alle esigenze attuali e future di HOCH Health Ostschweiz e degli altri clienti del DIT Dipartimento IT, nonché un partner affidabile ed esperto per l'introduzione e l'assistenza della futura soluzione. Descrizione Obiettivo Il bene da acquisire comprende l'introduzione e il funzionamento di una soluzione centrale, integrata, performante e organizzativamente e tecnologicamente sostenibile per la pianificazione del personale e la gestione del tempo presso HOCH Health Ostschweiz e le sue società controllate (circa 9'700 collaboratori, diversi tipi di retribuzione e modelli di orario di lavoro, nonché numerosi turni e servizi). La soluzione deve consentire una pianificazione del personale standardizzata, automatizzata e partecipativa su più livelli organizzativi. Le soluzioni esistenti con funzionalità sovrapposte saranno sostituite, mentre l'attuale panorama di interfacce e integrazioni rimarrà invariato. Pianificazione del personale, partecipazione, qualifiche/skills La pianificazione dovrà avvenire in futuro in modo supportato dal sistema e in larga misura automatizzato. La soluzione deve generare proposte di turni, tenere conto delle disponibilità, delle qualifiche e delle disposizioni di legge e, in particolare, supportare efficacemente la pianificazione dei turni di emergenza. È necessario garantire una base dati unica e una logica di pianificazione coerente in tutte le unità organizzative. I collaboratori devono poter inserire e visualizzare le proprie disponibilità, i turni desiderati e le assenze tramite interfacce intuitive basate su ruoli. Le proposte di turni automatizzate devono tenere conto dei dati di fabbisogno, delle qualifiche e delle esigenze aziendali. In questo modo si riducono gli oneri manuali, si standardizzano i processi di pianificazione e si rafforzano la trasparenza, l'equità e l'attrattività del datore di lavoro. La soluzione deve consentire processi di pianificazione trasparenti ed equi. I collaboratori devono poter comprendere come vengono assegnati i turni e come vengono considerati desideri e condizioni quadro. Inoltre, la soluzione deve supportare processi di pianificazione armonizzati con un'acquisizione standardizzata di qualifiche, esperienze ed esigenze di impiego. Questo crea la base per una pianificazione del personale adeguata al fabbisogno, equa e trasparente. Gestione dei turni di emergenza/pool La soluzione deve supportare una gestione dei turni di emergenza e dei pool su tutto l'ospedale e gestire impieghi, qualifiche e risorse trasversalmente per sede e reparto. Le funzioni degli strumenti di pianificazione esistenti devono essere integrate e pianificazione, comunicazione e controllo devono essere uniti in una sola soluzione. Integrazione IKM Gestione integrata della capacità La connessione con l'IKM crea la base per una coordinazione basata sui dati tra pianificazione del fabbisogno e pianificazione del personale. La soluzione deve consentire la connessione e l'uso attivo della pianificazione del fabbisogno per la pianificazione del fabbisogno di personale e supportare così il modulo personale nell'IKM. Gestione del tempo, registrazione del tempo Le attività della gestione del tempo, incluse le disposizioni di legge e altri regolamenti, devono essere completamente supportate. La registrazione del tempo deve poter avvenire tramite vari canali, in particolare tramite una mobile app e i terminali AZE esistenti, incluse le possibilità di correzione definite dai collaboratori. Assunzioni multiple La soluzione deve supportare completamente le assunzioni multiple e consentire una rappresentazione trasparente e consolidata. Questo è particolarmente necessario nell'ambiente ospedaliero con più funzioni o aree di impiego per collaboratore. Reporting, valutazione La soluzione deve offrire accesso basato su ruoli ai dati di sistema e di movimento rilevanti. Oltre ai rapporti standardizzati, ad esempio sui conti orari o sulle disposizioni di legge, devono essere possibili valutazioni individuali da parte di HR, amministratori IT e reparti specialistici. Ciò include analisi degli impieghi