Belgio – Pacchetti software di pianificazione delle risorse delle imprese – Aankoop ERP software

I.1.1. Contesto

Stijn vzw è una rete di enti di assistenza diffusi nelle province di Limburg, Anversa e Brabante Fiammingo. All'interno della rete di assistenza operano dieci centri servizi, dove vengono forniti servizi assistenziali a bambini e adulti con disabilità che variano da moderate, gravi a profonde; e questo in 37 sedi con più di 2000 dipendenti per 3700 clienti. Come Stijn vzw offriamo diverse forme di assistenza, tra cui attività diurne, assistenza residenziale, breve degenza, servizi ambulatoriali e mobili. A tal fine, riceviamo, tra l'altro, finanziamenti dal Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Tutte le entità sono supportate da un unico centro di supporto e coordinamento centrale. Fino ad oggi, tutto il personale assistenziale e amministrativo è stato supportato nel proprio lavoro quotidiano da software sviluppato internamente. Questo software comprende applicazioni scritte in RPG (AS400/Powersystem), Delphi e C# che si collegano a database DB2 e SQL-server. Nel 2023, in preparazione di una trasformazione digitale, è stata sviluppata una visione futura riguardante l'ICT, all'interno della quale i seguenti pilastri sono centrali: 1. Viene adottata una strategia cloud-first, il che significa che le nuove applicazioni software seguono il principio SaaS, in cui l'applicazione e i dati sono ospitati nella nuvola. 2. Le nuove applicazioni riducono il carico amministrativo per i nostri dipendenti, con un focus sulla digitazione dei dati solo una volta. Questo viene realizzato attraverso massime integrazioni con altre applicazioni che supportano il flusso dei dati. 3. Le applicazioni sono progettate con un forte focus sull'usabilità e sull'esperienza utente. Le interfacce sono intuitive e richiedono un minimo di cambiamento tra schermi o applicazioni. Le applicazioni supportano i processi, seguendo il flusso dei processi reali e eliminando azioni superflue. In questo contesto, l'automatizzazione gioca un ruolo importante. 4. Si punta massimamente a fornire soluzioni mobili. Questo significa che i dipendenti assistenziali possono richiamare le informazioni necessarie sui clienti e inserire i dati in modo efficiente e facile da usare tramite un dispositivo mobile. 5. Offriamo ai clienti e alla loro rete la possibilità di essere coinvolti nell'assistenza. Si punta sulla condivisione delle informazioni, aprendo determinati aspetti del dossier del cliente. Inoltre, si mira alla collaborazione con la rete, che può anche fornire informazioni e trasmettere determinate scelte. 6. L'architettura software futura è progettata per facilitare il lavoro e la presa di decisioni basate sui dati. Le nuove applicazioni software devono supportare questa visione rendendo i dati strutturati accessibili ed esportabili per la reportistica BI e la ricerca scientifica. 7. L'architettura software, e quindi anche le nuove applicazioni, deve essere sostenibile per garantire una crescita duratura e flessibilità. L'architettura deve crescere con gli sviluppi tecnologici, come il supporto all'IA. L'architettura deve essere scalabile in vista di una potenziale crescita della rete Stijn vzw, sia in termini di numero di clienti e centri servizi che di collaborazioni intersectoriali. 8. La nuova architettura software è progettata con privacy e sicurezza come principi fondamentali, conformemente al GDPR e NIS2, per garantire che l'elaborazione dei dati sensibili dei clienti avvenga in modo sicuro e responsabile. Vengono applicati forti meccanismi di autenticazione e autorizzazione, incluso l'integrazione con il Microsoft Entra ID attualmente utilizzato. 9. Le nuove applicazioni software contribuiscono a una infrastruttura stabile attraverso strategie di monitoraggio dei rischi, tra cui politiche di backup e disaster recovery. La figura sottostante (p.6) visualizza l'architettura software TO-BE proposta, che serve come fondamento per la realizzazione dei pilastri strategici sopra menzionati. Questa architettura comprende i seguenti componenti: - I domini funzionali all'interno di Stijn vzw che devono essere supportati dal software, raggruppati in applicazioni SaaS previste. - Un portale personalizzato per l'assistenza e i clienti, che da un lato supporta il gruppo di lavoro dei dipendenti nel loro lavoro quotidiano e dall'altro rafforza il coinvolgimento dei clienti e della loro rete. Questo portale contribuisce attivamente alla realizzazione dei pilastri 2, 3, 4, 7 e 9 della visione futura. Il portale è completamente indipendente dalle applicazioni SaaS, ma recupererà, visualizzerà e scriverà i dati nelle applicazioni sottostanti. - Un data warehouse per lo stoccaggio di tutti i dati attraverso l'architettura per l'uso nella ricerca scientifica e nella reportistica BI. - Middleware iPaaS basato su cloud che gestisce lo scambio di dati tra le applicazioni SaaS, il flusso di dati verso il data warehouse e il recupero e la scrittura dei dati tra il portale e i sistemi sottostanti. Inoltre, realizza collegamenti con applicazioni esterne, tra cui, tra l'altro, la GIR di VAPH e DEONA per l'assistenza all'infanzia. Durante la transizione graduale, l'iPaaS è anche responsabile del flusso di dati e della sincronizzazione tra le applicazioni software esistenti e nuove.

I.1.2. L'incarico

Oggetto delle forniture: Soluzione Enterprise Resource Planning (ERP) Software as a Service (SaaS) con servizi aggiuntivi

Descrizione: Stijn vzw desidera implementare un sistema ERP integrato con moduli per contabilità, acquisti, gestione delle scorte, monitoraggio del budget, gestione dei contratti, monitoraggio degli incarichi governativi e reporting di gestione. Il sistema scelto deve essere sostenibile e seguire il principio SaaS con hosting cloud. L'organizzazione non cerca solo un software contabile, ma una piattaforma potente e flessibile che supporti la complessità dei suoi processi finanziari e la sua operatività nel settore assistenziale. Il nuovo sistema ERP deve modernizzare i processi contabili, automatizzare i flussi di lavoro e poter integrarsi facilmente con sistemi esistenti e futuri.