Germania – Pacchetti software e sistemi di informazione – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Oggetto dell'acquisto è un sistema integrato di gestione aziendale e del personale, comprensivo di fornitura software nel modello Software-as-a-Service (SaaS), operatività cloud, servizi di implementazione e servizi di gestione delle applicazioni (AMS) per mappare i processi di gestione del personale, di diritto di assistenza ai dipendenti pubblici, finanziari e amministrativi del committente. L'acquisto comprende la fornitura e l'operatività del software standard, inclusa la manutenzione e il supporto del produttore (Lotto 1) e i servizi di implementazione, migrazione, formazione, supporto e gestione delle applicazioni (Lotto 2). Con l'acquisto del sistema, l'ente aggiudicatore persegue l'obiettivo generale di digitalizzare, standardizzare e porre su una base tecnica sicura per il futuro i propri processi amministrativi, di gestione del personale e finanziari. Il sistema dovrebbe aumentare l'efficienza dei processi amministrativi, migliorare la qualità dei dati e la tracciabilità, rafforzare la sicurezza giuridica e migliorare la capacità di controllo e decisione dell'organizzazione. Il panorama attuale dei sistemi è caratterizzato da soluzioni individuali eterogenee, capacità di integrazione limitata e una elevata percentuale di passaggi di lavorazione manuale. Questo porta a dati ridondanti, un maggiore potenziale di errori e una tracciabilità dei processi più difficile da verificare. Alla luce di questo, è necessaria l'introduzione di un moderno sistema integrato che mappi tutti i processi principali dell'amministrazione su una piattaforma coerente, continua e scalabile. L'obiettivo dell'acquisto può essere concretizzato come segue: a) Operatività sicura in un ambiente controllato: La fornitura del sistema integrato di gestione aziendale e del personale in un'infrastruttura di Private Cloud garantisce processi di elaborazione dati isolati per cliente, protetti e conformi al GDPR. Questo include in particolare l'elaborazione sicura di dati personali e il rispetto delle normative legali rilevanti come BDSG e LDSG RLP. b) Processi integrati e futuri: Processi digitali uniformi in tutti i settori principali dell'amministrazione - inclusi personale, assistenza ai dipendenti pubblici, finanze e controllo - consentono una gestione dei processi continua, trasparente e standardizzata. La coerenza dei dati a livello di sistema crea una base affidabile per decisioni operative e strategiche. c) Riduzione degli sforzi manuali: Workflow standardizzati, attività di routine automatizzate e funzioni di reporting e analisi integrate alleggeriscono il carico di lavoro dei dipendenti, riducono il potenziale di errori e creano capacità per attività a valore aggiunto. Allo stesso tempo, viene consentito un controllo basato sui fatti attraverso dati coerenti, aggiornati e garantiti. d) Sicurezza giuridica e conformità: Include tutte le normative legali rilevanti, in particolare in materia di protezione dei dati, contabilità, diritto di bilancio e diritto dei dipendenti pubblici. La documentazione conforme alle revisioni, i processi di verifica e approvazione tracciabili e i passaggi di verifica standardizzati garantiscono il rispetto dei requisiti legali. e) Scalabilità e flessibilità: L'ambiente di Private Cloud consente un'adattamento flessibile a volumi di dati in crescita, un numero crescente di utenti e futuri requisiti organizzativi. In questo modo, il sistema è sicuro per il futuro, espandibile e performante per il supporto a lungo termine dei processi amministrativi. Attraverso l'implementazione di un sistema integrato di gestione aziendale e del personale nella Private Cloud, si crea quindi un'infrastruttura digitale integrata, standardizzata e conforme alle revisioni, che costituisce la base per la digitalizzazione e l'ottimizzazione continua dei processi principali dell'amministrazione. Il sistema consente una rappresentazione efficiente, trasparente e conforme alla legge di tutti i processi rilevanti, riduce i processi ridondanti e migliora la capacità di controllo a tutti i livelli dell'organizzazione.