Germania – Servizi connessi al software – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

La GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; di seguito "Aggiudicatario") è un'azienda senza scopo di lucro con sede a Essen, che da oltre 140 anni offre una vasta gamma di servizi sociali. Come istituzione comunitaria sotto la gestione della città di Essen e dei grandi enti di beneficenza, l'Aggiudicatario si impegna nella cura, promozione e partecipazione sociale delle persone in situazioni di vita particolari. Il portafoglio di servizi dell'Aggiudicatario comprende offerte di assistenza sanitaria stazionaria e ambulatoriale per anziani, diverse forme di alloggio e assistenza per persone con malattie mentali o disabilità intellettive, nonché vari aiuti per persone senza fissa dimora o a rischio di senza fissa dimora. Inoltre, l'Aggiudicatario gestisce in diversi siti a Essen officine riconosciute per persone con disabilità. Con circa 1.300 dipendenti qualificati nelle varie strutture sociali, l'Aggiudicatario attualmente assiste circa 1.200 ospiti nelle sue strutture di assistenza e cura e circa 1.600 persone con disabilità nelle officine. La vasta competenza specialistica e la stretta rete con partner comunali e sociali consentono all'Aggiudicatario di rispondere individualmente ai bisogni delle persone assistite e di garantire un supporto adeguato e rispettoso. Con la sua strategia "Anno 2030", l'Aggiudicatario persegue una visione a lungo termine per la modernizzazione e digitalizzazione complessiva delle strutture interne, dei processi e dei sistemi tecnici. L'obiettivo è trasformare tutti i settori aziendali in un paesaggio IT sostenibile. Questa orientamento strategico costituisce la base per un'organizzazione potente, trasparente e orientata al servizio, che risponde in modo sostenibile agli aumentati requisiti specialistici, legali e tecnologici. Un progetto centrale nel quadro di questa strategia digitale è la sostituzione del sistema ERP attualmente in uso. La versione SAP attualmente utilizzata, su cui si basano i processi aziendali della GSE, è stata dismessa a fine anno 2027 e rappresenta quindi un motivo d'azione prioritario. I moduli utilizzati FI (contabilità finanziaria), CO (controllo) e HCM (gestione del capitale umano / gestione del personale) rappresentano funzioni essenziali nel processo aziendale e personale dell'organizzazione e sono profondamente integrati nei flussi di lavoro organizzativi. Nel quadro del riassetto, il focus centrale nel settore HR è sulla contabilità del personale come processo principale prioritario. Allo stesso tempo, la GSE mira a considerare la nuova soluzione HR in modo olistico e a rappresentare prospetticamente il maggior numero possibile di processi del personale in un sistema integrato. A questo proposito, ma non in modo esaustivo, appartengono la gestione del personale, il reclutamento, lo sviluppo del personale e le funzioni della formazione continua. Con questo approccio olistico, l'Aggiudicatario mira a ridurre gradualmente o eliminare del tutto i "sistemi satellitari" nel settore HR. L'obiettivo è evitare interruzioni di media, eliminare la duplicazione dei dati, garantire la qualità e l'aggiornamento dei dati e aumentare la trasparenza in tutti i processi HR. Allo stesso tempo, una struttura di sistema coerente crea la base per fornire analisi HR significative e indicatori del personale che il personale può utilizzare per lo sviluppo sostenibile dell'azienda. La migrazione del sistema necessaria nel settore della gestione del personale è quindi importante non solo dal punto di vista tecnologico, ma anche da quello strategico aziendale. Oltre a garantire il funzionamento del sistema oltre il 2027, si presenta l'opportunità, nel corso della transizione, di standardizzare i processi, migliorare l'usabilità e migliorare l'integrazione con ulteriori componenti IT. La selezione e l'introduzione di una nuova soluzione HR olistica rappresenta quindi uno dei progetti chiave prioritari nello sviluppo strategico complessivo dell'Aggiudicatario fino al 2030. L'obiettivo concreto del progetto è la selezione e l'introduzione di un software di gestione del personale olistico e sostenibile. Con la nuova soluzione, i processi HR dell'Aggiudicatario dovrebbero essere più efficienti, trasparenti e user-friendly. Il software supporta la gestione del personale e altri soggetti coinvolti nell'automatizzare i compiti amministrativi, migliorare la qualità dei dati e prendere decisioni strategiche su una base informativa solida. Al centro c'è la rappresentazione digitale e il supporto di tutti i processi principali del personale. Con la nuova soluzione, si dovrebbero evitare interruzioni di media e la duplicazione dei dati, aumentare la trasparenza nei processi HR e garantire anche il rispetto dei requisiti di protezione dei dati e conformità. Inoltre, il supporto del sistema centrale offre la possibilità di analizzare i dati HR in modo mirato e migliorare così la gestione strategica dell'organizzazione. Gli obiettivi centrali possono essere riassunti come segue: 1. Introduzione di un software HR 2. Supporto digitale di tutti i processi HR essenziali 3. Maggiore automatizzazione dei compiti di routine e standardizzazione dei processi 4. Aumento della trasparenza, qualità dei dati e possibilità di reporting 5. Garanzia della protezione dei dati, sicurezza dei dati e conformità 6. Supporto alla gestione strategica dell'azienda attraverso analisi e indicatori fondati 7. Implementazione di un modello di supporto strutturato ed efficiente. Per il resto, si fa riferimento alla documentazione di gara.