Germania – Servizi connessi al software – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

La GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; di seguito "Aggiudicatario") è un'impresa senza scopo di lucro con sede a Essen, che da oltre 140 anni offre una vasta gamma di servizi sociali. Come istituzione comunitaria sotto la gestione della città di Essen e dei grandi enti di beneficenza, l'Aggiudicatario si impegna nella cura, nel supporto e nella partecipazione sociale delle persone in situazioni di vita particolari. Il portafoglio di servizi dell'Aggiudicatario comprende offerte di assistenza residenziale e ambulatoriale per anziane e anziani, diverse forme di alloggio e assistenza per persone con malattie mentali o disabilità intellettive, nonché una vasta gamma di aiuti per persone senza fissa dimora o a rischio di senza fissa dimora. Inoltre, l'Aggiudicatario gestisce in diversi siti a Essen laboratori riconosciuti per persone con disabilità. Questi offrono sia un supporto individualizzato che una vasta gamma di opportunità di lavoro e qualificazione in settori come montaggio, giardinaggio e paesaggistica, economia domestica, stampa e digitalizzazione, logistica di magazzino, riciclaggio o tecnologia delle biciclette. Con circa 1.300 dipendenti qualificati nelle varie strutture sociali, l'Aggiudicatario attualmente assiste circa 1.200 residenti nelle sue strutture di assistenza e cura, nonché circa 1.600 persone con disabilità nei laboratori. La vasta competenza specialistica e la stretta rete di partner comunali e sociali permettono all'Aggiudicatario di rispondere individualmente ai bisogni delle persone assistite e di garantire un supporto adeguato e rispettoso. Con la sua strategia "Anno 2030", l'Aggiudicatario persegue una visione a lungo termine per la modernizzazione e digitalizzazione complessiva delle strutture interne, dei processi e dei sistemi tecnici. L'obiettivo è quello di trasformare tutti i settori dell'azienda in un paesaggio IT sostenibile. Questa direzione strategica costituisce la base per un'organizzazione potente, trasparente e orientata al servizio, che risponde in modo sostenibile agli aumentati requisiti specializzati, legali e tecnologici. Un progetto centrale all'interno di questa strategia digitale è il pensionamento del sistema ERP attualmente in uso. La versione SAP attualmente utilizzata, su cui si basano i processi aziendali della GSE, è stata dismessa alla fine del 2027 e rappresenta quindi un motivo d'azione prioritario. I moduli utilizzati FI (contabilità finanziaria), CO (controllo) e HCM (Human Capital Management / gestione del personale) rappresentano funzioni essenziali nel processo aziendale e personale dell'organizzazione e sono profondamente integrati nei flussi di lavoro organizzativi. L'attuazione del progetto non avviene quindi in modo isolato, ma è strettamente collegata ad altri progetti strategici. Tra questi rientra il pensionamento di SAP HCM e l'introduzione di una nuova e moderna soluzione di gestione del personale, che richiede un'integrazione stretta con la contabilità finanziaria, in particolare per le deduzioni salariali e sociali. Un altro progetto prioritario è l'introduzione di un sistema di gestione documentale (DMS) per l'elaborazione elettronica delle fatture in entrata. Il DMS dovrebbe essere implementato in tutta l'azienda e stabilito come piattaforma centrale per la gestione digitale dei documenti. L'obiettivo è fornire una base documentale uniforme, conforme alle revisioni e senza interruzioni per tutti i reparti e i sistemi. La necessità di migrazione del sistema è quindi di grande importanza sia tecnologica che strategica. Oltre a garantire il funzionamento continuo del sistema dopo il 2027, ci si aspetta che, nel corso della transizione, i processi siano standardizzati, l'usabilità migliorata e l'integrazione con altri componenti IT migliorata. La selezione, pianificazione e introduzione di una soluzione è quindi uno dei progetti chiave prioritari all'interno dello sviluppo strategico complessivo dell'Aggiudicatario fino al 2030. Oggetto di questa gara è l'introduzione di una moderna e sostenibile soluzione di contabilità e controllo, con la quale tutti i processi di base attualmente rappresentati nel sistema possono essere supportati ed efficientati. Il sistema SAP attuale (con i moduli FI e CO) copre le esigenze di base, ma è destinato ad essere abbandonato: SAP ha annunciato la fine del supporto della versione utilizzata a partire dal 01.01.2028. Questo significa che, da quella data, non verranno più forniti servizi di manutenzione e supporto regolari, creando rischi per la sicurezza, la conformità e la stabilità. La nuova soluzione dovrebbe soddisfare sia le esigenze della contabilità che del controllo. Allo stesso tempo, i processi aziendali centrali dovrebbero essere automatizzati, progettati senza interruzioni e allineati con le attuali esigenze normative e tecnologiche. Gli obiettivi centrali possono essere riassunti come segue: 1. Introduzione di software per la contabilità e il controllo 2. Supporto digitale di tutti i processi di contabilità finanziaria e controllo essenziali 3. Maggiore automatizzazione dei compiti di routine e standardizzazione dei processi 4. Miglioramento della trasparenza, qualità dei dati e delle possibilità di reporting 5. Garanzia della protezione dei dati, sicurezza dei dati e conformità 6. Supporto alla gestione strategica dell'azienda attraverso analisi approfondite e indicatori chiave 7. Garanzia di capacità multi-cliente 8. Stabilimento di un modello di supporto strutturato ed efficiente. Si fa riferimento agli atti di gara per ulteriori dettagli.