Norvegia – Apparecchiature informatiche – Framework agreement for IT equipment, AV systems and life cycle services.

Contesto e necessità

OFA IKS intende stipulare un nuovo accordo quadro per l'hardware IT e i servizi accessori per conto dei comuni, della contea e di altre entità partecipanti. L'obiettivo è garantire un accesso efficiente, prevedibile e conveniente a moderne attrezzature IT e ai servizi accessori per l'intero periodo contrattuale. Il contratto attuale ha un fatturato annuo di circa. Le autorità contraenti hanno esigenze, organizzazioni e modalità di ordinazione diverse. Il contratto dovrà quindi facilitare sia ordini individuali continui che ordini riassuntivi e di volume elevato. Volume stimato e ritiri attesi

Il volume indicato nella forma prezzo e prodotto è il volume annuo stimato che sarà utilizzato per valutare le offerte e visualizzare l'ambito atteso dell'accordo quadro. I volumi non comportano obblighi di acquisto e non devono essere intesi come il fatturato atteso per ogni anno solare. Il comune di Kristiansand, all'inizio dell'accordo quadro, è vincolato da un contratto separato e si unisce all'accordo quadro il 3 novembre 2027. Il volume indicato per il comune di Kristiansand è per un intero anno. Pertanto, ci si aspetta un ritiro inferiore da parte del comune di Kristiansand nel 2027 rispetto al volume annuo indicato. I volumi per ICT Agder sono basati sul fabbisogno annuo stimato. Per LaptopS 1 e Laptop PC 2, si presume che circa il 50 percento del volume annuo sarà coperto prima dell'inizio del nuovo accordo quadro. I restanti bisogni sono attesi essere coperti nel nuovo accordo quadro. Il volume di valutazione indicato è comunque il volume annuo stimato e non viene ridotto a causa dei ritiri attesi inferiori nel 2027. Per LaptopS 3 e Laptop PCs 4, gli ordini più grandi di solito avvengono prima dell'inizio del nuovo anno scolastico. I bisogni connessi all'inizio dell'anno scolastico 2027 possono quindi essere ordinati sul contratto esistente nel 2026 e, in tal caso, non saranno disponibili per il nuovo accordo quadro nel 2027. Allo stesso modo, gli ordini effettuati in autunno/inverno 2027 per un nuovo accordo quadro possono essere collegati all'inizio della scuola 2028, con consegna e fatturazione nel 2028. I tablet sono pianificati per essere ordinati dopo che il nuovo accordo quadro è entrato in vigore.

Assortimento standard, ordine e prezzo

Il contratto dovrà avere un assortimento standard standardizzato e adattato alle esigenze che copre la maggior parte dei bisogni continui delle autorità contraenti. L'assortimento standard sarà l'assortimento di approvvigionamento principale e la maggior parte degli acquisti è prevista essere effettuata direttamente da questo assortimento ai prezzi e termini concordati. Il contratto non sarà basato sulle Autorità Contraenti che devono effettuare regolarmente indagini sui prezzi speciali, raccogliere bisogni o effettuare ordini individuali più grandi per ottenere prezzi competitivi. I prezzi e i termini per l'assortimento standard saranno quindi competitivi anche per ordini continui regolari. L'assortimento standard sarà determinato e amministrato da OFA come proprietario del contratto e rivisto come regola principale ogni sei mesi in cooperazione con le Autorità Contraenti e il Fornitore. L'obiettivo è garantire che l'assortimento nel tempo sia adattato ai bisogni delle autorità contraenti, allo sviluppo tecnologico e al mercato. I concorrenti dovranno, tra le altre cose, contribuire con informazioni sui prodotti, approfondimenti di mercato, consulenza tecnica, dialogo con i produttori e proposte di prodotti. La revisione biennale segue anche la struttura delle specifiche dei requisiti. Il concorrente dovrà lavorare attivamente sulle trattative con i produttori e l'utilizzo del volume totale delle Autorità Contraenti per ottenere prezzi e termini competitivi. OFA dovrà avere l'accesso necessario alla documentazione dei prezzi in modo che i prezzi possano essere testati. Determinazione del prezzo, regolamentazione del prezzo, documentazione e controllo sono conformi ai termini di prezzo e pagamento del contratto. Le autorità contraenti hanno diversi processi di ordinazione e pratiche di approvvigionamento. Gli ordini dovranno quindi poter essere effettuati attraverso diversi sistemi adattati alle esigenze di ciascuna autorità contraente, inclusi commercio elettronico, negozio internet e altri canali di ordinazione concordati. C'è bisogno, tra le altre cose, di assortimenti specifici per il cliente, gestione dei ruoli e dell'accesso, flusso di approvazione e tracciabilità dall'ordinazione alla consegna. Le consegne dovranno poter avvenire sia presso le unità IT centrali che presso diverse località di consegna. Alcune autorità contraenti effettuano ordini continui per tutto l'anno, mentre altre aumentano la necessità di ordini di volume o periodici più grandi. Il contratto dovrà quindi essere flessibile e supportare diverse esigenze di ordinazione e consegna.

Clima e ambiente

OFA combina requisiti assoluti di clima e ambiente con clima e ambiente come criteri di aggiudicazione, cf. la legge sugli appalti § 5 b. I requisiti garantiscono un livello minimo vincolante per l'intero periodo contrattuale, tra l'altro, per durata, riparabilità, riutilizzo, marchio ambientale e trasporto a emissioni zero. I criteri di aggiudicazione premiano il valore aggiunto documentato oltre i requisiti minimi. OFA ritiene che questa combinazione produca un effetto climatico e ambientale migliore rispetto al 30 percento di ponderazione da sola. La data di inizio del contratto stimata è il 1 marzo 2027.