Svezia – Sistema di gestione documenti – Systemstöd för ärende- och dokumenthantering samt diarieföring

L'appalto riguarda un impegno complessivo per la fornitura, il supporto e la manutenzione di un contratto che include il diritto di utilizzo, servizi di installazione, configurazione, formazione, avviamento, nonché supporto, manutenzione e sviluppo ulteriore del sistema. Ciò che viene richiesto nell'appalto è una soluzione completa che gestisce un processo di gestione delle pratiche e delle attività efficace, conforme alla legge e trasparente. Il sistema deve essere completo e contenere tutte le parti necessarie per un'autorità pubblica/settore pubblico svedese. Il sistema offerto deve essere caratterizzato da usabilità e fornire accesso alle informazioni e alle funzionalità in un modo pedagogico, logico e integrato tra le funzioni. Il sistema deve includere firma digitale e integrazioni con AD, e-mail, intranet e strumenti di processo. Il supporto del sistema deve soddisfare il regolamento sulla libertà di stampa, la legge sulla trasparenza e la legge sulla riservatezza, la legge sugli archivi e altre leggi, il che pone elevati requisiti per la capacità del supporto del sistema di supportare la capacità dell'azienda di gestire una grande quantità di informazioni, pratiche, documenti e processi. Nel sistema deve essere possibile raccogliere documenti che appartengono a una pratica e proteggere i documenti riservati. I documenti devono poter essere smaltiti e/o archiviati tramite esportazione in un e-archivio (sistema di conservazione), sia quello di Lejonfastigheter che uno esterno come l'e-archivio di Stadsarkivet.