Prancūzija – Laiko apskaitos arba žmogiškųjų išteklių valdymo programinės įrangos paketai – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. Strasbūreje užimta 590 asmenų, turinčių neapribotų darbo sutarčių, bei reguliariai 300 asmenų, turinčių laikinų sutarčių, tarp jų laisvų žurnalistų ir fiksuotų laisvų darbuotojų. Žmogaus išteklių sistemos personalo valdymui bei atlyginimų apskaičiavimui yra SAP ECC6; planuojama migracija į SAP S/4HANA. Dabar ji papildoma UKG sprendimu, kuris atlieka funkcijas, susijusias su digitaliu saugykla, elektronine parašo pasirašymo ir elektronine personalo byla. Užsakymo objektas yra teikimas, implementacija, hostavimas, prižiūrimas ir parama integravimo sprendimui, skirtam personalo valdymo procesų digitalizacijai, turinčiam po toliau nurodytas funkcijas. Naudotojų sąsajos, dokumentacija ir parama bus teikiamos bent prancūzų ir vokiečių kalbomis.

• Digitalus saugykla darbuotojams. Tai asmeninis internetinis saugykla, kurios savininkai yra darbuotojai, skirtas saugoti ir atkelti joms perduotą personalo dokumentaciją ne mažiau kaip penkiasdešimt metų nuo jų perduodamos arba parašytos datos. Teikiant šį saugyklą, ARTE atitinka prancūzų darbo kodekse, straipsnyje D. 3243-8, numatyta atlyginimų apskaičiavimo elektroniniu formatu teikimo įsipareigojimą. Šis digitalus saugykla yra prieinamas darbuotojams ir po jų darbo sutarties nutraukimo bei užsakymo galiojimo laiko.

• Elektroninė personalo byla. Archyvinis dokumentas, skirtas kaip įrodymas, prieinamas leidžiamoms darbuotojams, kuris sudaro darbuotojų personalo bylą, darbo sutarties galiojimo laikui, prieš tai įdarbinimo fazę ir po to sekantį įstatymų nustatytą saugymo laiką. Sprendimas užtikrina dokumentų tipų kategorizavimą, paiešką, pilnatvę, prieigų ir veiksmų sekimą, gyvenimo ciklą ir saugymo terminus.

• Elektroninė parašo pasirašymo paslaugos. Signatūros paslaugos, kurių įrodymo galia gali būti pritaikoma atitinkamai procesui, tiek vidiniams, tiek išoriniams pasirašymams, individualiems arba masiniams pasirašymo režimams, įskaitant automatizuotą pasirašymą serijiniams dokumentams. Jis užtikrina atitinkamų įrodymų saugojimą ir jų grąžinimą.

• Darbuotojų portalas. Paslaugos, leidžiančios darbuotojams peržiūrėti savo dokumentus ir (personalo srityje) pateikti prašymus, naudojant standartinius formularius ir konfigūruojamus leidimų procesus, kurių apdorojimo būseną galima sekti.

• Personalo valdymo dokumentų siuntimas. Saugi, individuali ir sekama siuntimas dokumentų, kuriuos kūrė ARTE, kiekvienam darbuotojui, ypač darbo ir papildomų sutarčių, laiškų, administracinių sprendimų, pažymėjimų ir dokumentų, susijusių su sutarties pabaiga, nepriklausomai nuo prieš tai vykstančio kūrimo proceso. Ši funkcija ypač apima atlyginimų apskaičiavimų siuntimą, kuris vyksta penkiomis etapais per mėnesį. Sprendimas įskaito darbuotojų pasipriešinimą elektroniniam jų atlyginimų apskaičiavimų siuntimui. Užsakymas apima perėmimą į elektroninę personalo bylą nuo 2019 m. sukurtų dokumentų ir pasirašymo įrodymų. Jis apima įsipareigojimą išlaikyti paslaugą, perleidimą užsakymo pabaigoje bei nuostatų, kurios išskiria bet kokią dirbtinio intelekto naudojimą, kuris išskiria rinkimą, pernaudojimą ir mokymąsi ARTE duomenimis. Duomenų hostavimas, apdorojimas, valdymas ir saugojimas vyksta tik Europos Sąjungos arba Europos Ekonominės Zonos teritorijoje; tai taip pat taikoma bet kuriam subpirkėjui. Užsakymas reikalauja apdoroti asmeninių duomenų. Atrankos metu pasirinkti kandidatai turi įrodyti, kad gali suteikti tinkamas duomenų apsaugos garantijas, kurios turi būti išlaikomos visą užsakymo galiojimo laiką. Detalės ir teikiamos dokumentacijos bus nurodytos užsakymo dokumentacijoje.