Vokietija – Remonto ir priežiūros paslaugos – Einführung zentrales DMS

Čia numatoma įdiegti įmonės platus dokumentų valdymo platformą (DMS), kad būtų modernizuota ir vienodinta verslo reikšmingų informacijos valdymo, apdorojimo ir paskirstymo sistema. Šioje įmonės skyrių peržvalgos metu buvo ištyrinėti esamieji darbo būdai, dokumentų procesai ir informacijos srautai kartu su specialistų skyriais. Atlikus tyrimą, buvo nustatyta, kad dokumentai ir informacija šiuo metu saugomi įvairiuose sistemose, diskų struktūrose, specializuotose programose ir asmeninėse saugyklose. Iš to kilę medijų pertraukos, dublikatai ir įvairūs darbo būdai sutrukdo skyrių tarpusavio bendradarbiavimą, didina paieškos laiko ir nesudaro tikslumo bei informacijos aktualumo. Tuo pačiu metu jau yra daug įprastų specializuotų programų ir informacijos sistemų, kurios turi ir toliau atlikti savo pagrindines funkcijas. Šio projekto tikslas yra ne šių sistemų pakeitimas, o jų racionalus integravimas į bendrą informacijos platformą. Šiame pasiūlyme aprašomos funkcinės, techninės ir organizacinės reikalavimai naujai DMS platformai, kurie bus pagrindas atrenkant ateities galimybę, ekonomišką ir ilgalaikį sprendimą. Nauja sistema bus centralizuota informacijos platforma, kuri palaikys visą dokumentų ir informacijos gyvenimo ciklą - nuo įrašymo iki apdorojimo, bendro naudojimo, revizijos ir tvarkos atitinkančios ištrynimo. Čia ne vieni dokumentai ar techniniai funkciniai elementai yra svarbūs, o darbo procesų efektyvumas. Informacija turi būti vienodai valdoma, greitai rasta, saugiai paskirstoma ir organizacijoje naudojama, nepriklausomai nuo jos kilmės vietos. Įvedant DMS platformą, siekiama mažinti esamų salų sprendimų, įvesti vienodus informacijos valdymo standartus ir sukurti technologinę pagrindą tolesniems administracinių procesų digitalizavimui. Modernios technologijos, ypač KI, turi padėti darbuotojams jų kasdienio darbo metu ir tobulinti informacijos apdorojimo kokybę bei efektyvumą. Sukomponuojant projektų tikslo aprašymą, galima teigti, kad:

- Įdiegti įmonės platus informacijos valdymo platformą verslo reikšmingų dokumentų ir informacijos valdymui

- Gerinti skyrių tarpusavio bendradarbiavimą, naudojant bendrus informacijos išteklius ir standartizuotus darbo būdus

- Mažinti dublikatų ir užtikrinti vienodą bei atsekamą informacijos bazę

- Greitinti informacijos paiešką, naudojant efektyvius paieškos ir navigacijos galimybes

- Palaikyti standartizuotus digitalius verslo procesus, naudojant darbo srautus, užduoties valdymą ir atsekamus leidimo procesus

- Užtikrinti, kad būtų atitiktos teisės, reguliavimo ir vidinių reikalavimų dokumentavimo, saugojimo, duomenų apsaugos ir informacijos saugumo srityse

- Integravimo į bendrą informacijos architektūrą esamų specializuotų programų ir informacijos sistemų, išvengiant duomenų dublikavimo

- Sukurti skalavimą ir ateities saugumą, palaikantį organizacinį pokytį ir ateities digitalizavimo projektus

- Teikti modernias asistentų funkcijas, ypač KI, paieškos, analizės ir klasifikavimo procesų, palaikant darbuotojų kasdienį darbą

- Sukurti ilgalaikį ekonomišką ir administracinį valdymo sprendimą įmonės informacijos valdymui