Vokietija – Su programine įranga susijusios paslaugos – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; toliau "Užsakovoja") yra ne pelno siekianti įmonė su būstine Esene, kuri nuo daugiau nei 140 metų teikia plačią socialinių paslaugų spektrą. Kaip bendruomenės įstaiga, prižiūrima Eseno miesto ir didžiųjų gerovės organizacijų, užsakovoja siekia aprūpinti, skatinti ir socialiai įtraukti žmones į ypatingas gyvenimo situacijas. Užsakovojos paslaugų spektras apima stacionarų ir ambulatorinį priežiūrą senjorams ir senjoroms, skirtingus gyvenimo ir priežiūros būdus žmonėms su psichiniais sutrikimais ar protiniais negalavimais, taip pat įvairias pagalbas be namų ar grėsmingai be namų likusiems asmenims. Be to, užsakovoja Esene veikia keliuose vietose pripažintas dirbtuves žmonėms su negalavimais. Šios siūlo tiek individualų skatinimą, tiek įvairius darbo ir kvalifikacijos pasiūlymus sričių, tokių kaip montavimas, sodininkystė ir kraštovaizdžio architektūra, namų ūkis, spaudos ir digitalizavimas, sandėlių logistika, atliekų perdirbimas ar dviračių technika. Su apie 1.300 kvalifikuotų darbuotojų įvairiose socialinėse įstaigose užsakovoja dabar priežiūri apie 1.200 gyventojų savo priežiūros ir priežiūros įstaigose bei apie 1.600 žmonių su negalavimais dirbtuvėse. Plačios specializacijos ir artima susijungimas su komunaliniais ir socialiniais partneriais leidžia užsakovojai individualiai atsakyti į prižiūrimų žmonių poreikius ir užtikrinti tikslų, vertinamą paramą. Užsakovoja savo strategija "2030 metų" siekia ilgalaikę viziją visapusiškai modernizuoti ir digitalizuoti vidinius struktūras, procesus ir techninius sistemus. Tikslas yra visus įmonės skyrius perkelti į ateities galimybių IT aplinką. Ši strateginė kryptis yra pagrindas efektyviai, skaidriai ir klientų orientuotos organizacijos, kuri atitinka didėjančius profesionalius, teisinius ir technologinius reikalavimus. Vienas iš centrinių projektų šios digitalizacijos strategijos rėmuose yra dabartiniu ERP sistemos pakeitimas. Dabartinė naudojama SAP versija, kurios pagrindu yra atvaizduojami GSE verslo procesai, yra nutraukta 2027 metų pabaigoje ir taip sudaro prioritetą reikalingų veiksmų. Naudojami moduliai FI (finansų apskaita), CO (kontrolė) ir HCM (žmonių kapitalo valdymas / personalo valdymas) yra esminės funkcijos verslo ir personalo pagrindiniame procese organizacijoje ir giliai įsiterpę į organizacinį procesą. Projektas įgyvendinamas ne izoliuotai, bet yra glaudžiai susijęs su kitais strateginiais projektais. Tai įskaitant SAP HCM pakeitimą ir su juo susijusią naujos ir modernios personalo valdymo sprendimo įvedimą, kuris reikalauja glaudžios integracijos su finansų apskaita, ypač atlyginimų ir socialinių mokėjimų atskaitai. Kitas prioritetinis projektas yra dokumentų valdymo sistemos (DMS) įvedimas elektroniniam įvairios įmonės dokumentų valdymui. DMS taip pat turėtų būti įdiegta visai įmonėje ir įtvirtinta kaip centrinė platforma elektroniniam dokumentų valdymui. Tikslas yra sukurti vieningą, revizijos saugų ir medžiagų nesudėtinę dokumentų bazę visoms specializacijos srityms ir sistemoms. Sistemų migracijos reikšmė yra ne tik technologinė, bet ir verslo strateginė. Be to, 2027 m. po sistemos pakeitimo, sistemos veikimas turi būti užtikrintas, procesai standartizuoti, naudotojų draugiškumas pagerinti ir integracija su kitomis IT komponentėmis pagerinti. Sprendimo pasirinkimas, planavimas ir įvedimas yra vienas iš prioritetinių rėmų projektų užsakovojos strateginėje bendroje plėtros strategijoje iki 2030 metų. Šio paskelbimo tikslas yra įvedimas modernios, ateities galimybių finansų apskaitos ir kontrolės sprendimo, kuris efektyviai atvaizduotų ir palaikytų visus šiuo metu sistemoje atvaizduotus pagrindinius procesus. Dabartinė SAP sistema (su FI ir CO moduliais) atitinka pagrindinius reikalavimus, tačiau atsižvelgiant į gamintojo produktų strategiją, ji yra paskelbta pasibaigusioji: nuo 2028 metų sausio 1 dienos SAP nebepradės teikti reguliarių prižiūrimo ir pagalbos paslaugų, dėl ko kyla saugumo, atitikimo ir stabilumo rizikos. Nauja sprendimo turėtų atitikti tiek finansų apskaitos, tiek kontrolės reikalavimus. Tuo pačiu metu turėtų būti automatiniai centriniai verslo procesai, medžiagų nesudėtinę ir su šiuolaikinėmis regulatorinėmis bei technologinėmis reikalavimais. Centriniai tikslai galima apibūdinti taip: 1. Įvedimas programos finansų apskaitai ir kontrolėms 2. Digitali visų esminių finansų apskaitos ir kontrolės