Belgija – Su renginiais susijusios paslaugos – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Tema šių paslaugų: Rėminės sutartys su išorinėmis kavinėmis, mažmeninėmis ir renginių organizavimo paslaugomis

Apibūdinimas: Hogeschool VIVES Zuid ir VIVES Noord kasmet organizuoja plačią renginių ir „High-end“ mažmeninių užduočių įvairovę, kurios vyksta tiek Šiaurės, tiek Pietų kampusuose, esančiuose Vakarų Flandrijos provincijoje. Šios veiklos yra integralios Hogeschool akademinio ir visuomeninio veiklos dalis ir reikalauja profesionalaus, kokybiško ir patikimo kavinės paslaugų palaikymo. Kavinės paslaugos yra esminės šiems momentams, kadangi jos veikia įvairiems renginiams, organizavimo kokybės ir įspūdžiams.

Užduoties etapas:

1. Etapas – Atranka

Šis dokumentas yra pirmojo etapo, t. y. atrankos etapo, dalis dviejų etapų pasirinkimo procedūros. Šiame pirmame etape reikia tik „Užsirašymo į dalyvavimą“ su reikiamais papildomais dokumentais, kuriais kandidatas parodo savo susidomėjimą užduotimi, savo rašytinį norą būti atrinktas (17 birželio 2016 m. Vyriausybės užsakymų įstatymo 2 str. 12 d.) ir pateikia reikiamus atsakomybės dokumentus, kad būtų galima atrinkti.

2. Etapas - Gunning

Po atrankos tik atrinkti kandidatai gali dalyvauti antrajame etape, gunnings etape, pagal specifikacijas, kurios bus joms pateiktos po atrankos sprendimo. Šiame antrajame etape atrinkti kandidatai pagal specifikacijas bus kviečiami pateikti savo pasiūlymą.

Lotai:

- Lotas 1 „Renginiai“ ieškome trijų išorinių kavinės partnerių, kurie galėtų Hogeschool palaikyti ketverių metų laikotarpiu šiomis veiklos, kurios yra lengvai įdiegiamos per visus kampus, t. y. per visą Vakarų Flandrijos provinciją.

Renginiai: Kasmet Hogeschool VIVES organizuoja, tarp kitų, 3 didelius institucinius renginius, įskaitant rugsėjo Akademinį atidarymą, sausio Naujojo Meto priėmimą ir gegužės Pro-dieną. Šiems renginiams paprastai lanko apie 700 iki 1.000 žmonių. Be to, Hogeschool VIVES kasmet organizuoja daugiau skirtingų proklamacijų, promocių ir kt., kurios vyksta skirtinguose studijų srityse. Šie renginiai vyksta pagal studijų programas arba grupes ir yra orientuoti į studentus ir jų tėvus arba globėjus. Šiems momentams taip pat reikia individualios, rūpestingai organizuotos ir tvarkingai organizuotos kavinės paslaugos, atsižvelgiant į skirtingus grupių dydžius, vietas ir praktinius sąlygas.

- Lotas 2 „Mažmeninės užduotys“ ieškome trijų išorinių kavinės partnerių, kurie galėtų atlikti daug mažesnes užduotis, kurios vidutiniškai yra 10-50 žmonių, kurios reikalauja išskirtinai aukšto kokybės lygio, tiek produktų, tiek prezentacijos ir paslaugų atžvilgiu. „High-end“ mažmeninės užduotys: Šis lotas yra skirtas aukštos kokybės, individualiai sukurto kavinės paslaugų tiekimui, kuriame akcentas yra kokybė, ekskluzyvumas ir patirtis. Užsakantys vyriausybės nariai siekia šiuo lotu atrinkti paslaugų teikėjus, kurie gali kūrti ir realizuoti kavinės koncepcijas, kurios yra visiškai atitinkamos kiekvieno renginio specifiniems kontekstui, tikslams ir auditorijai. Tai nėra standartinis pasiūlymas, bet visada unikalus, kuriam mažmeninėms paslaugoms yra svarbi.

Sutarties galiojimo trukmė

Rėminė sutartis turi ketverių metų galiojimo laiką, jei sutarties maksimalus vertė neperžengia šio laikotarpio. Užsakantys vyriausybės nariai kreipia kandidato dėmesį į tai, kad nurodytas maksimumas nėra apskaičiuotas pagal numatytas kiekis inventoriaus. Šis maksimumas nėra indikatorius, pagal kurį galima nustatyti, kiek pasiūlymo vertė gali būti suteikta. Šiame atveju kalbama apie raaminės sutarties maksimalią vertę, kuri nustatyta pagal maksimaliai užsakytas kiekis visų užsakymų, kuriuos gali užsakyti užsakantys vyriausybės nariai. Kad būtų galima kontroliuoti užduoties apimtį, užsakantys vyriausybės nariai stebi išlaidas, susijusias su raaminės sutartimi, kad būtų užtikrinta, kad jos neperžengia raaminės sutarties maksimalią vertę. Jei peržengiamas maksimumas, nebus galima užsakyti naujų užsakymų.