Belgija – IT paslaugos: konsultavimas, programinės įrangos kūrimas, internetas ir aptarnavimo paslaugos – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problemos apibrėžimas ir projektų tikslo nustatymas

GO! kasmet organizuoja ir remia didelį skaičių mokymų, profesionalizacijos veiksmų, studijų dienų ir kitų formavimo inicijatyvų, skirtų įvairioms auditorijoms viduje ir už GO! ribų. Dabartinė programa yra naudojama leidžiant pasiūlymą, valdant registracijas, sekant dalyviams, siunčiant komunikaciją el. paštu, generuojant atskaitas ir sertifikatus, taip pat siunčiant duomenis faktūravimui ir ataskaitoms. Programa taip pat naudojama pedagoginio pavaduojimo ir CLB’s nuolatinės paramos skyrių veiksmams, ir orientuojasi į GO! įstaigų, mokyklų grupės, centrinių paslaugų ir išorinių dalyvių darbuotojus. Bendrai yra apie 59.000 registruotų dalyvių ir vidutiniškai apie 20.000 registracijų per metus. Renginiai gali būti siūlomi mokamai ar nemokamai. Todėl procesai turi tiek administracinį, finansinį, komunikacinį, tiek politikinį poveikį. Dabartinė programa yra sukurta ant senos platformos ir dėl to reikia pakeisti. Be techninės senatvės, dabartiniai procesai taip pat yra nepakankamai optimizuoti. Keli dalykiniai procesai vyksta rankiniu būdu arba per paralelias programas. Dabartinė programa taip pat nepakankamai palaiko dalyvių duomenų savivaldą, politikos ataskaitas ir integraciją, tokia kaip vieno pasirašymo ar faktūravimo sistemos. GO! norėtų įgyvendinti modernią eventų valdymo sprendimą, kuris geriau palaikytų visą procesą nuo pasiūlymo publikavimo ir registracijos iki dalyvavimo, patenkintumo vertinimo, sertifikavimo, ataskaitų ir finansinių operacijų. GO! nustato šiuos vadovaujančius principus:

• vieną integruotą sprendimą, skirtą valdyti mokymus, profesionalizacijos veiksmus ir kitus eventus;

• maksimalų standartinės funkcionalumo ir standartinio proceso naudojimą;

• mažinimą individualių sprendimų ir išvengimą nuo paralelinių duomenų bazių arba dubliuoto proceso vykdymo;

• integraciją su GO! sistemomis, kurios jau valdoma duomenų ar procesų;

• naudojimą, kuris būtų patogus tiek dalyviams, tiek organizatoriams, administratoriams, finansiniams ir administraciniams darbuotojams;

• patikimą komunikaciją, dalyvių sekimą, sertifikavimą ir ataskaitas.

GO! tikslo įgyvendinant naują eventų valdymo sprendimą yra:

• užtikrinti eventų ir mokymų valdymo nuoseklumą ir patikimumą;

• pasiūlymą mokymų ir profesionalizacijos veiksmų publikavimą padaryti lengvą ir aiškų;

• dalyvių registracijos procesą paprastinti ir patobulinti;

• organizatorius ir administratorius remti kuriant, valdant, sekant ir vertinant veiksmus;

• dalyvių registraciją, atskaitas, sertifikavimą ir vertinimą geriau integruoti;

• mažinti rankinius veiksmus ir dubliuotas registracijas;

• faktūravimo procesus geriau palaikyti per susijungimą su finansinėmis sistemomis ar, jei reikia, per efektyvią masinę eksportą;

• stiprinti duomenų savivaldą, ataskaitas ir politikos informaciją;

• dalyviams suteikti galimybę patys peržiūrėti savo istoriją, registracijas ir sertifikatus;

• prieigų teises ir vaidmenis padaryti aiškesnius, saugesnius ir funkcionalesnius.

Norėdami įgyvendinti šiuos tikslus, GO! ieško preferuojamos ateities sprendimo, kuris būtų pakankamai konfigūruojamas ir galėtų susijungti su relevančiomis esamomis sistemomis, įskaitant GO! kontaktų duomenų bazę ir finansinę sistemą. Sprendimas turi techniškai atidaryti organizaciją, būti skaliuojamas pagal naudojimą ir pasiūlymą, bei galėti evoliuoti per prižiūrą, atnaujinimus ir tolesnę funkcionalumo plėtrą. Užduoties dalys // žr. atrankos vadovėlis.