Belgija – IT paslaugos: konsultavimas, programinės įrangos kūrimas, internetas ir aptarnavimo paslaugos – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problema ir projekto tikslo GO! organizuoja ir remia kasmetinį didelį mokymų, profesionalizacijos veiklų, studijų dienų ir kitų įvairių formavimo iniciatyvų pasiūlymų skaičių įvairioms auditorijoms, tiek GO! viduje, tiek už jos ribų. Šiuo metu naudojama programa yra skirtas pasiūlymų publikuoti, užsiregistruotų užsienio, dalyvių sekimo, el. pašto komunikacijos siuntimo, dalyvių atestatų ir pranešimų generavimo, bei faktūravimo ir ataskaitų duomenų tiekimo. Programa taip pat naudojama pedagoginio prižiūrimo ir CLB stebėjimo paslaugoms, bei GO! įstaigų, mokyklų grupės, centrinių paslaugų ir išorinių dalyvių darbuotojams. Bendrai, yra apie 59.000 užsiregistravusių dalyvių ir vidutiniškai apie 20.000 registracijų per metus. Renginiai gali būti siūlomi mokamai ar nemokamai. Todėl procesai turi tiek administracinį, finansinį, komunikacinį, tiek politikinį poveikį. Dabartinė programa yra sukurta ant senosios platformos, todėl ji reikia pakeisti. Be to, dabartiniai procesai yra nepakankamai optimizuoti. Dauguma procesų vyksta rankiniu būdu arba naudojant paralelias programas. Dabartinė programa taip pat nepakankamai palaiko dalyvių savarankišką duomenų valdymą, politikos ataskaitas ir integraciją, kaip vieno prisijungimo ar faktūravimo. GO! nori įgyvendinti modernią renginių valdymo sprendimą, kuris gerai palaikytų visą procesą nuo pasiūlymų publikuojimo ir registracijų iki dalyvavimo, patenkintumo vertinimo, atestatų, ataskaitų ir finansinių operacijų. GO! nustato šiuos pagrindinius principus: • viena integruota sprendimų sistema, skirtas valdyti mokymus, profesionalizacijos veiklą ir kitus renginius; • maksimalus standartinių funkcijų ir procesų naudojimas; • mažesnė individuali programinė įranga ir paralelinių duomenų bazių arba dubliuotų procesų išvengimas; • integracija su esamais GO! sistemomis, kurios jau valdomas duomenys ar procesai; • naudojamai, naudojamai, administraciniams ir finansiniams darbuotojams; • patikima komunikacija, dalyvių sekimas, atestavimas ir ataskaitos. GO! tikslo įgyvendinant naują renginių valdymo sprendimą yra: • užtikrinti renginių ir mokymų valdymo nuoseklumą ir patikimumą; • lengvai ir aišku publikuoti mokymų ir profesionalizacijos veiklų pasiūlymą; • paprastinti ir gerinti dalyvių registracijos procesą; • remti organizatorius ir administruojančius dalyvių, kurie kuria, valdžia, sekia ir vertina veiklą; • geriau integruoti dalyvių registraciją, sekimą, atestavimą ir vertinimą; • mažinti rankinius veiksmus ir dubliuotą registraciją; • gerinti faktūravimo procesus, jungiantis su finansiniais sistemomis, arba, jeigu reikia, per efektyvią masinę eksportą; • stiprinti savarankišką duomenų valdymą, ataskaitas ir politikos informaciją; • dalyviams suteikti galimybę patys konsultuoti savo istoriją, registracijas ir atestatus; • prieigos teises ir vaidmenis transparanti, saugesni ir funkciniu atžvilgiu valdyti. Norint įgyvendinti šiuos tikslus, GO! ieško preferencinę ateities sprendimų, kuris yra pakankamai konfiguruojamas ir gali būti jungiamas su esamais relevančiais sistemomis, įskaitant GO! kontaktų duomenų bazę ir finansinę sistemą. Sprendimas turi techniškai atlaikyti organizaciją, būti skaliuojamas pagal naudojimą ir pasiūlymą, bei galėti evoliuoti per prižiūrą, atnaujinimus ir tolesnę funkcinę plėtrą. Užsakymo dalys // žr. atrankos vadovėlis