Polija – Ceļojumu aģentūru un līdzīgi pakalpojumi – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Priekšmets ir uzdevums ir hotelu izsniegšanas, pārdot un apkalpot hotelu pakalpojumus, gan Latvijā, gan ārpus tās, Igaunijas Ādama Mickiewicza institūta vajadzībām. 1. Uzdevuma apjoms 1. Meklēt hotelu piedāvājumu. 2. Izdarīt hotelu rezervācijas (namiņas) gan Latvijā, gan ārpus tās. 3. Pakalpojums tiks nodrošināts 36 mēnešus no līguma parakstīšanas datuma vai līdz maksimālās līguma vērtības izsniegšanai. 4. Vēlētājs pārdevēs hotelu pakalpojumus, ieskaitot maksājumu izdarīšanu. 5. Vēlētājs pārdevēs rezervāciju atcelšanu un izmaiņām, kā arī atbalstīs atgriešanas. 6. Vēlētājs nodrošinās Klientam detalizētu informāciju par rezervāciju, ieskaitot: ierašanās, izbraukšana, barošana, pilsētas nodoklis un citi maksas. 7. Vēlētājs pārstāvēs Klientu reklamāciju jautājumos, kas saistīti ar hotelu pakalpojumiem. 8. Vēlētājs nodrošinās 24/7 apkalpošanu, ieskaitot brīvdienās. 9. Vēlētājs regulāri atjauninās pieejamo piedāvājumu. 10. Vēlētājs rūpēsies par Klienta interesēm, īpaši informējot par notikumiem, kas var ietekmēt līguma izpildi. 11. Izpildītājs nodrošinās apkalpošanas biroju Latvijā (galvenā mītnes vieta vai nodaļa), kas darbojas vismaz 5 dienās nedēļā (pirmdienas–piektdienas) no 8:00 līdz 18:00 un 24/7 informācijas līniju, kas ļauj izdarīt rezervācijas un izmaiņas ārpus biroja darba laika. 12. Izpildītājs piešķirs Klienta apkalpošanas vadītāju un vismaz trīs cilvēkus, kas nodrošinās Klienta apkalpošanu. 13. Izpildītājs piešķirs online rezervācijas sistēmu, kas ļauj izdarīt un modificēt rezervācijas Klienta autorizētajiem darbiniekiem. Sistēma jābūt: • darbojamai galvenajās pārlūkprogrammās, • satur visu pieejamo hotelu piedāvājumu, • satur filtrus (min. standarts, cena, vieta, barošana, internets), • ļauj meklēt kartē, • ļauj generēt vaučerus PL un EN, • ļauj pilnu rezervācijas izmaiņu vēsturi (audit trail), • ļauj eksportēt rezervācijas un izmaiņu vēsturi (PDF/XLSX). 14. Sistēma jābūt pieejama Klienta īpašajām tarifām kopā ar atcelšanas nosacījumiem. 15. Sistēma jābūt pieejama, lai ģenerētu atskaites (personu skaits, apgrozījums, detalizētas datus pēc hotela, viesa un laika perioda). 2. Nozīmīga informācija 1. Rezervāciju skaits: aptuveni 12 600, ieskaitot: • 8000 ārvalstu • 4600 vietējie 2. Klientam pieejamie: 1-, 2-, 3-vietīgi numuri 2-5 zvaigžņu standartā. 3. Rezervētie pakalpojumi jāatbilst starptautiskiem kvalitātes un drošības standartiem. 4. Ģeogrāfiskais apjoms: Latvija un ārvalsti, īpaši ES, Lielbritānija, ASV, Ķīna, Japāna, Dienvidkoreja, skandināvu valstis. 5. Rezervācijas kultūras institūciju pārstāvjiem – prasīts augsts apkalpošanas standarts. 6. Daudzums ir tikai aptuvenais un var mainīties līguma vērtības ietvaros. 7. Izpildītājs nodrošinās atbalstu gadījumā, ja ir problēmas pakalpojuma izpildes vietā. 3. Rezervācijas procedūra 1. Klients iesniedz e-pasta pieprasījumu. 2. Klients norāda prasības (adrese, budžets, preferences). 3. Izpildītājs piedāvā vismaz 3 pieejamās piedāvājumus, kas atbilst prasībām (ja pieejami). 4. Atbildes laiks: maksimālā 1 stunda pēc pieprasījuma saņemšanas (darba laikā; ārpus tam – saskaņā ar 24/7 SLA). Piedāvājums satur: • informāciju par hotelu, ieskaitot adresi un kategoriju • informāciju par numura veidu (sgl, dbl, twin, trpl, smēķētāji / nesmēķētāji) • informāciju, vai numura cenā iekļauts pārtikas pakalpojums • informāciju, vai numura cenā iekļauts internets • atcelšanas nosacījumus • attālumu no Klienta norādītajām vietām. • cenu PLN – tikai vietējās rezervācijās Latvijā, • ārvalstu rezervācijām cenu valūtās, kas atbilst Ministru kabineta 2022. gada 25. oktobra noteikumiem par atalgojumiem, kas priekšroka darbiniekiem, kas strādā valsts vai pa