Vācija – Remonta un apkopes pakalpojumi – Einführung zentrales DMS

Šeit ir plānots ieviesēt uzņēmuma dokumentu pārvaldības platformu (DMS), lai modernizētu un vienotu uzņēmuma dokumentu pārvaldi, apstrādi un pieejamību. Ietvaros no šīm pārbaudēm tika izpētītas pastāvošās darba metodes, dokumentu procesi un informācijas plūsmas kopā ar speciālistiem. Tas rādīja, ka dokumenti un informācija tagad tiek pārvaldīti dažādās sistēmās, disku struktūrās, speciālistu lietojumprogrammās un personīgajos glabāšanas vietās. No tā izrietējošie mediju pārmaiņas, dubultglabāšanas un dažādas darba metodes apgrūtina darba procesu sadarbību un noved pie papildus meklēšanas darba un neapmierinātības informācijas aktuāluma un saistību ziņā. Vienlaikus pastāv daudz jau iestājušies speciālistu lietojumprogrammas un informācijas sistēmas, kas arī nākotnē turpinās izpildīt savas galvenās funkcijas. Projekta mērķis nav šo sistēmu nomaiņa, bet tās izdevīga integrācija kopīgā informācijas platformā. Šis dokumentā aprakstītais darba saraksts apraksta funkcionālos, tehniskos un organizatoriskos prasības uz nākotnes DMS platformu un kalpo kā pamats izvēlei par nākotnes spējīgiem, ekonomiskiem un ilgtermiņiem izmantojamiem risinājumiem. Nākamā risinājuma mērķis ir kalpot kā centrālā informācijas platforma un atbalstīt visu dokumentu un informācijas dzīves ciklu - no ievietošanas līdz apstrādei, kopīgu lietošanu, pārbaudīšanas drošībai un noteikumu atbilstošai dzēšanai. Šajā kontekstā nav atsevišķi dokumenti vai tehniskās funkcijas, bet darba procesu atbalsts. Informācija, neatkarīgi no tā, kur tā tika radīta, tiek vienotā veidā pārvaldīta, ātri atrasta, droši pieejama un izmantojama uzņēmuma līmenī. DMS platformas ieviešana arī mērķa samazināt pastāvošās izsistēmas, izveidot vienotus standartus informācijas pārvaldībai un izveidot tehnoloģisko pamatu turpmākajai administratīvo procesu digitalizācijai. Modernās tehnoloģijas, īpaši KI atbalstītās funkcijas, atbalstīs darbiniekus viņu ikdienas darbā un uzlabos informācijas apstrādes kvalitāti un efektivitāti. Kopumā var aprakstīt projektu mērķus šādi:

- Ieviešana uzņēmuma līmenī vienotās informācijas platformas pārvaldībai dokumentiem un informācijai

- Samazināšana darba procesu sadarbības apgrūtinājumiem, kopīgu informācijas krājumiem un standartizētajām darba metodēm

- Samazināšana dubultglabāšanas un nodrošināšana informācijas vienotības un sekojošības

- Informācijas atrasti paātrināšana ar efektīvu meklēšanas un navigācijas iespējām

- Atbalsts standartizētajiem digitāliem darba procesiem ar darba plāniem, uzdevumu vadību un sekojošiem apstiprināšanas procesiem

- Nodrošināšana, ka tiek ievērotas likumdošanas, regulēšanas un iekšējās prasības dokumentācijas, glabāšanas, datu aizsardzības un informācijas drošības ziņā

- Integrācija pastāvošajām speciālistu lietojumprogrammām un informācijas sistēmām kopīgā informācijas arhitektūrā, izvairīties no redundantās datu glabāšanas

- Izveidošana skalējama un nākotnes droša platforma, kas atbalsta organizatoriskās pārmaiņas un nākotnes digitalizācijas projektus

- Pieejamība modernām asistēšanas funkcijām, īpaši KI atbalstītajām meklēšanas, analīzes un klasifikācijas procedūrām, atbalstot ikdienas darbu

- Izveidošana ilgtermiņa ekonomiski un administratīvi pārvaldāma platforma uzņēmuma līmenī informācijas pārvaldībai