Vācija – Ar programmatūru saistītie pakalpojumi – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; turpmāk "pasūtītājs") ir labdarības organizācija ar galveno biroju Essenā, kas vairāk nekā 140 gadus nodrošina plašu sociālo pakalpojumu spektru. Kā kopīga iestāde, kas atrodas Essenas pilsētas un lielāko labdarības organizāciju pārziņā, pasūtītājs nodarbojas ar aprūpi, atbalstu un sabiedrības iesaistīšanu cilvēkiem, kuri atrodas īpašās dzīves situācijās. Pasūtītāja pakalpojumu spektrs ietver stacionāras un ambulantās aprūpes pakalpojumus vecākajiem, dažādus dzīvojamās un aprūpes formātus cilvēkiem ar psihiskām slimībām vai garīgām traucējumiem, kā arī dažādus atbalsta veidus bezmājniekiem vai cilvēkiem, kuri draud bezmājniecībai. Papildus pasūtītājs vairākās vietās Essenā vada atzītas darbnīcas cilvēkiem ar invaliditāti. Šīs nodrošina gan individuālu atbalstu, gan dažādus darba un kvalifikācijas pakalpojumus, piemēram, montāžā, dārzkopībā un ainavu apstrādē, mājsaimniecībā, drukāšanā un digitalizācijā, noliktavas loģistikā, atkritumu pārstrādē vai velosipēdu tehnikā. Ar aptuveni 1300 kvalifikētiem darbiniekiem dažādās sociālajās iestādēs pasūtītājs pašlaik aprūpē aptuveni 1200 iedzīvotājus savās aprūpes un aprūpes iestādēs, kā arī aptuveni 1600 cilvēkus ar invaliditāti darbnīcās. Plašā profesionālā struktūra un ciešā sadarbība ar komunālajiem un sociālajiem partneriem ļauj pasūtītājam individuāli reakcionēt uz aprūpēto cilvēku vajadzībām un nodrošināt precīzu, vērtīgu atbalstu. Pasūtītājs ar savu strategiju "2030. gads" seko ilgtermiņa vizijai par visaptverošo modernizāciju un digitalizāciju iekšējo struktūru, procesu un tehnisko sistēmu. Mērķis ir pārvest visus uzņēmuma apgabalus uz nākotnes spējīgu IT vidē. Šī strategiskā orientācija ir pamats spējīgai, caurspīdīgai un klientorientētai organizācijai, kas ilgtspējīgi atbilst pieaugošajām profesionālajām, likumdošanas un tehnoloģiskajām prasībām. Centrālais projekts šajā digitālajā stratēģijā ir iepriekšējo ERP sistēmu aizstāšana. Pašreiz izmantotā SAP versija, uz kuras pamata ir attēloti GSE uzņēmuma ekonomiskie procesi, ir izslēgta līdz gada beigām 2027. gada un tāpēc ir prioritāts darbības iemesls. Izmantotie moduļi FI (finansu grāmatvedība), CO (kontrole) un HCM (Human Capital Management / personāls) ir būtiskas funkcijas uzņēmuma komerciālajā un personāla apstrādē un ir dziļi iekļautas organizatoriskajos procesos. Projekta realizācija notiek neizolēti, bet ir cieši saistīta ar citiem strategiskiem projektiem. Tajā iekļauti SAP HCM aizstāšana un jauna un modernā personāla vadības risinājuma ieviešana, kas prasa ciešu integrāciju ar finanšu grāmatvedību, īpaši algas un sociālo samaksas. Cits prioritārais projekts ir elektroniskās ieejas rēķinu apstrādes dokumentu vadības sistēmas (DMS) ieviešana. DMS arī jāizplatītu uzņēmumā un jāizmantoj kā centrālā platforma digitālai dokumentu pārvaldībai. Mērķis ir nodrošināt vienotu, revīzijas drošu un mediju pārraušanas brīvu dokumentu bāzi visiem specializētajiem apgabaliem un sistēmām. Sistēmas migrācijas nepieciešamība ir nozīmīga ne tikai tehnoloģiski, bet arī uzņēmuma stratēģiski. Beidzot, 2027. gadā ir nepieciešams nodrošināt sistēmas darbību, kā arī standartizēt procesus, palielināt lietotāja draudzīgumu un uzlabot integrāciju ar citām IT komponentēm. Jauna risinājuma izvēle, plānošana un ieviešana ir viens no prioritārajiem galvenajiem projektiem pasūtītāja stratēģiskajā kopējā attīstībā līdz 2030. gadam. Šīs izsolēšanas objekts ir jauna, nākotnes spējīga finansu un kontroles risinājuma ieviešana, ar kuru visi šobrīd sistēmā attēlotie galvenie procesi tiek efektīvi attēloti un atbalstīti. Pašreizējā SAP sistēma (ar moduļiem FI un CO) apmierina pamatprasības, bet, attiecinoties uz ražotāja produkta stratēģiju, ir izslēgta: no SAP puses no 2028. gada 1. janvāra tiek izslēgta atbalsta versija. Tas nozīmē, ka pēc šī datuma vairs netiks nodrošinātas regulāras uzturēšanas un atbalsta pakalpojumi, kas rada drošības, atbilstības un stabilitātes riskus. Jaunā risinājuma jāatbilst gan