Beļģija – IT pakalpojumi konsultēšana, programmatūras izstrāde, internets un atbalsts – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problemas un projekta mērķi

GO! organizē un atbalsta katru gadu nozīmīgu izglītības, profesionalizācijas aktivitāšu, studiju dienu un citu izglītības iniciatīvu piedāvājumu dažādām mērķauditorijām, kas atrodas GO! iekšpusē un ārpus tā. Pašreizējā lietotne tiek izmantota, lai publicētu piedāvājumu, pārvaldītu reģistrācijas, sekoja dalībnieku, nosūtītu komunikāciju pa e-pastu, veidotu klātbūtnes sarakstus un atestācijas, kā arī piegādātu datu fakturēšanai un ziņojumiem. Lietotne tiek izmantota arī dažādām pedagogiskās vadības dienesta un Pastāvīgās atbalsta vienības CLB aktivitātēm, un tā ir vērsta uz GO! iestāžu darbiniekiem, skolu grupām, centrālajām dienestiem un ārējiem dalībniekiem. Kopumā ir aptuveni 59 000 reģistrēti dalībnieki, un vidēji aptuveni 20 000 reģistrācijas gadā. Notikumi var būt maksas vai bezmaksas. Tādēļ procesi ir gan administratīvi, finanšu, komunikācijas, gan politiskas nozīmes. Pašreizējā lietotne tika izveidota uz vecā platformas un tā ir aizstājama. Bez tehniskās novecojuma, arī pašreizējie procesi nav pietiekami optimizēti. Daži no procesiem šobrīd notiek manuāli vai ar paralēlām lietotnēm. Pašreizējā lietotne arī nepietiekami atbalsta datu pašapkalpošanos dalībniekiem, politiskos ziņojumus un integrācijas, piemēram, vienkāršotu pieeju vai fakturēšanu. Tādēļ GO! vēlas ieviesēt modernu notikumu pārvaldības risinājumu, kas labāk atbalstīs visus procesus, kas saistīti ar izglītību un profesionalizācijas aktivitātēm: no piedāvājuma publicēšanas un reģistrācijas līdz dalībnieku apmācībai, apmierinātības novērtēšanai, atestācijai, ziņojumiem un finanšu apstrādei. GO! izvirza sekojošos vadlīnijas principus: • viena integrēta risinājuma, lai pārvaldītu izglītības, profesionalizācijas aktivitātes un citus notikumus lietotnes jomā; • maksimālais standarta funkcionalitātes un standarta procesu izmantošana; • minimizēts individuālais darbs un paralēlo datu bāzu vai dubultu procesu izvairīšanās; • integrācija ar esošajiem GO! sistēmām, kurās tiek pārvaldīti dati vai procesi; • lietotājdraudzīga atbalsta, kas piemēro dalībniekiem, organizatoriem, pārvaldniekiem, kā arī finanšu un administratīvajiem darbiniekiem; • uzticamīga komunikācija, dalībnieku sekošana, atestācija un ziņojumi. GO! mērķi, ieviešot jaunu notikumu pārvaldības risinājumu, ir: • nodrošināt notikumu un izglītības pārvaldības nepārtrauktību un uzticamību; • izglītības un profesionalizācijas aktivitāšu piedāvājumu publicēt vienkāršoti un pārskatāmi; • vienkāršot un uzlabot reģistrācijas procesu dalībniekiem; • organizatoriem un pārvaldniekiem atbalstīt aktivitāšu izveidošanu, pārvaldīšanu, sekošanu un novērtēšanu; • labāk integrēt dalībnieku reģistrāciju, klātbūtnes sekošanu, atestāciju un novērtēšanu; • samazināt manuālos darbus un dubultās reģistrācijas; • labāk atbalstīt fakturēšanas procesus, savienojoties ar finanšu sistēmām vai, ja nepieciešams, ar efektīvu masu eksportu; • pastiprināt datu pašapkalpošanu, ziņojumus un politisko informāciju; • dalībniekiem dot iespēju pašiem pārskatīt savu vēsturi, reģistrācijas un atestācijas; • pārvaldīt piekļuves tiesības un lomas caurspīdīgāk, drošāk un funkcionālāk. Lai sasniegtu šos mērķus, GO! preferē nākotnes risinājumu, kas ir pietiekami konfigurējams un var savienoties ar relevanto esošajām sistēmām, tai skaitā GO! kontaktu datubāzi un finanšu sistēmu. Risinājums organizāciju atbrīvot no tehniskiem problēmām, būt skaidrs un spējīgs evolūcijas, izmantojot uzturēšanu, atjauninājumus un papildus funkciju paplašināšanu. Opdrachtbestanddelen // skatīt selectieleidraad