Beļģija – IT pakalpojumi konsultēšana, programmatūras izstrāde, internets un atbalsts – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problemu apraksts un projekta mērķi

GO! organizē un atbalsta ikgadēju izglītības, profesionālās attīstības aktivitātes, studiju dienas un citus izglītības iniciatīvus dažādām mērķauditorijām, gan GO! iekšienē, gan ārpus tā. Pašreizējā lietotne tiek izmantota, lai publicētu piedāvājumu, pārvaldītu reģistrācijas, sekotu dalībniekiem, sūtītu e-pasta komunikāciju, veidotu klātbūtības sarakstus un atestācijas, kā arī nodotu datus fakturēšanai un ziņojumiem. Lietotne tiek izmantota arī pedagogiskās vadības dienesta un Pastāvīgās atbalsta dienesta CLB aktivitātēm, un tā ir vērsta uz GO! iestāžu darbiniekiem, skolu grupām, centrālajām dienestiem un ārējiem dalībniekiem. Kopumā ir aptuveni 59 000 reģistrēti dalībnieki, un vidēji aptuveni 20 000 reģistrācijas gadā. Notikumi var būt maksas vai bez maksas. Tādēļ processi ir gan administratīvi, gan finanšu, komunikācijas, gan politiskas nozīmes. Pašreizējā lietotne ir izveidota uz vecā platformas un tā ir aizstājama. Bez tehniskās novecojuma, pašreizējie processi nav pietiekami optimizēti. Daži processi šobrīd notiek manuāli vai paralēli citām lietotnēm. Pašreizējā lietotne arī nepietiekami atbalsta dalībnieku datu pašapkalpošanos, politiskās ziņojumu veidošanu un integrācijas, piemēram, vienkāršotu piekļuvi vai fakturēšanu. GO! vēlētos ieviesat modernu notikumu pārvaldības risinājumu, kas labāk atbalstītu visu procesu, kas saistīts ar izglītību un profesionālās attīstības aktivitātēm: no piedāvājuma publicēšanas un reģistrācijas līdz dalībnieku apmācībai, apmierinātības novērtēšanai, atestācijai, ziņojumiem un finanšu apstrādei. GO! noteikusi šādus vadlīnijas:

• vienu integrētu risinājumu, lai pārvaldītu izglītības, profesionālās attīstības aktivitātes un citus notikumus lietotnes jomā;

• maksimālu standarta funkcionalitātes un standarta procesu izmantošanu;

• minimālu individualizētu risinājumu un paralēlo datu bāzu vai dubulto procesu izvairīšanos;

• integrāciju ar esošajiem GO! sistēmām, kurās jau tiek pārvaldīti dati vai processi;

• lietotājvēlīgu atbalstu gan dalībniekiem, gan organizatoriem, pārvaldniekiem, kā arī finanšu un administratīvajiem darbiniekiem;

• uzticamu komunikāciju, dalībnieku sekošanu, atestāciju un ziņojumu veidošanu. GO! mērķi, ieviešot jaunu notikumu pārvaldības risinājumu:

• nodrošināt notikumu un izglītības pārvaldības nepārtraukumu un uzticamību;

• izglītības un profesionālās attīstības aktivitāšu piedāvājumu publicēt viegli un pārskatāmi;

• vienkāršot un uzlabot reģistrācijas procesu dalībniekiem;

• atbalstīt organizatorus un pārvaldniekus, veidojot, pārvaldot, sekojot un novērtējot aktivitātes;

• labāk integrēt dalībnieku reģistrāciju, klātbūtības sekošanu, atestāciju un novērtējumu;

• samazināt manuālos darbības un dubultās reģistrācijas;

• labāk atbalstīt fakturēšanas procesus, savienojoties ar finanšu sistēmām vai, ja nepieciešams, ar efektīvu masu eksportu;

• pastiprināt datu pašapkalpošanos, ziņojumu veidošanu un politiskās informācijas;

• dalībniekiem dot iespēju pašiem apskatīt savu vēsturi, reģistrācijas un atestācijas;

• piekļuves tiesības un lomas pārvaldīt transparantāk, drošāk un funkcionālāk. Lai realizētu šos mērķus, GO! meklē preferenciāli nākotnes orientētu standarta risinājumu, kas ir pietiekami konfigurējams un var savienoties ar relevantajām esošajām sistēmām, ieskaitot GO! kontaktu datubāzi un finanšu sistēmu. Risinājums organizāciju tehniski atbrīvot, būt skalējams, atkarībā no lietošanas un piedāvājuma, kā arī varētu evolūcijas ceļā, uzturēšanas, atjaunināšanas un papildus funkciju paplašināšanas. Opdrachtbestanddelen // skatīt selectieleidraad