Malta – Servizzi ta' avvenimenti – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA jista' jippreżenta l-award ta' żewġ u tlet (3) kontrakti ta' servizzi ta' framework ta' servizzi ta' eventi ta' kwalità alta u servizzi ta' viġġi u logistika relatati li jkollhom bżonn għall-organizzazzjoni u l-implementazzjoni ta' l-inkontri u l-eventi amministrattivi u operattivi tal-Aġenzija. Il-kontrakti ta' framework se jgħinu l-eventi li jorganizzaw fi Moldova (Lot 1), f'Ukraina (Lot 2) u fil-Balkanijiet l-Għarbija (Lot 3), bħala jkollhom jkunu jispjegaw fil-Teknikali Specifications. Is-Servizzi li jkollhom jitħallew fil-kontrakti ta' framework jkollhom jkunu jdepandu minn il-bżonnijiet specifiki ta' kulla event, bħala jdeħħu l-Aġenzija. Jistgħu jkollhom jinkludu, imma ma jkollhomx jkunu limituw għal: • Affitt tal-venuti tal-konferenzi; • Provvizzjoni tal-attrezzatura audio-visiva (AV) u tal-attrezzatura ta' interpretazzjoni; • Servizzi tal-katering; • Koordinazzjoni tal-provvidur tal-servizzi t-tielet u l-ġestjoni logistika fis-sit; • Preparazzjoni tal-segnatura tal-eventi u l-presentazzjoni tal-dokumenti ta' support u l-fatturi, meta jkollhom jkunu bżonn; • Affitt tal-attrezzatura AV u tal-attrezzatura ta' interpretazzjoni għal-venuti li jipprovdaw l-Aġenzija, l-istakeholderi jew oħrajn t-tielet; • Organizzazzjoni tal-pranzi, il-ċenijiet u oħrajn arrangiamenti tal-katering; • Rezervazzjoni tal-alluġġ ta' kwalità li jkollhom jkunu konformi mal-bżonnijiet tal-Aġenzija; • Organizzazzjoni, provvizzjoni u supervizzjoni tal-servizzi tal-trasport; • Provvizzjoni tal-servizzi ta' assistenza tal-eventi qabel, duranti u wara l-event; • Koordinazzjoni u provvizzjoni tal-servizzi ta' sigurtà u servizzi mediku, meta jkollhom jkunu bżonn; • Processament u pagament tal-viġġi, l-alluġġ u/ jew l-allowances tal-sostnenza għall-partiċipanti tal-event, inkluż l-kollezzjoni tal-dokumenti ta' support relevanti, konformi mal-l-istruzzjonijiet tal-Aġenzija. L-eventi fi l-Ukraina jkollhom jkunu jorganizzaw biss meta l-sitwazzjoni ta' sigurtà li tkun tista' t-istabilisċi l-Aġenzija li torganizza eventi fisikament, wara l-assessament ta' sigurtà tal-Aġenzija u kull restrizzjoni ta' sigurtà li tkun tista' tkunu applikabbli.