Noorwegen – Fotokopieerapparaten – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS houdt deze aanbesteding namens de eigenaarsgemeenten in de OFA-samenwerking om een nieuw kaderakkoord voor multifunctionele apparaten (MFP) en bijbehorende diensten te sluiten. De gemeenten hebben een aanzienlijk en variërend behoefte aan printen, kopiëren en scannen. De huidige apparatuur bestaat uit zowel geleasde als zelfbezit multifunctionele apparaten van verschillende leeftijden, capaciteit, functionaliteit en overgebleven levensduur. Tegelijkertijd variëren de groottes, organisatie en gebruikspatronen van de gemeenten. Er is daarom behoefte aan een flexibel en toekomstgericht contract dat zowel standaardisatie als lokale aanpassingen ondersteunt. Het doel van de aanbesteding is om een gezamenlijk kaderakkoord te sluiten dat gemeenten toegang geeft tot een voorspelbaar, kosteneffectief, veilig en stabiel beheer van de multifunctionele apparaten. Het contract moet de geleidelijke vervanging en modernisering van de apparatuur mogelijk maken, terwijl de bestaande systemen waar geschikt kunnen worden voortgezet. De gemeenten hebben al PaperCut geadopteerd als een gezamenlijk systeem voor veilig printen en printbeheer. De aanbesteding omvat daarom geen nieuw printbeheersysteem. Het is een fundamenteel vereiste dat de aangeboden multifunctionele apparaten volledig compatibel zijn met PaperCut en naadloos kunnen worden geïntegreerd in het bestaande printomgeving van de opdrachtgever. Voor de meeste gemeenten in Agder worden de ICT-diensten via intergemeentelijke samenwerking of bedrijven geleverd, terwijl sommige gemeenten nog steeds hun eigen IT-omgevingen hebben. Dit betekent dat bestelroutines, goedkeuringsprocessen, facturering en controle variëren tussen de individuele opdrachtgevers. Aanbieders moeten daarom in staat zijn om verschillende organisatiemodellen binnen het kader van het akkoord te verwerken. Door de aanbesteding wil OFA IKS een langdurig en duurzame leveringsmodel instellen dat de behoefte van de gemeenten aan kwaliteit, veiligheid, flexibiliteit en een goede totale economie waarborgt. De aanbesteding moet bijdragen aan een beter beheer van de apparatuur, een verminderde administratieve last, een effectief gebruik van middelen en relevante milieuwinsten. 2. Beschrijving van de opdracht De opdracht omvat de levering van multifunctionele apparaten en de bijbehorende diensten aan gemeenten en entiteiten die in het kaderakkoord zijn opgenomen. De levering moet het behoeve aan printen, kopiëren en scannen dekkend bij verschillende soorten locaties en organisaties, van kleinere administratieve eenheden tot grotere omgevingen met een hoog documentvolume en geavanceerde functiebehoeften. Het contract omvat onder andere: huur van multifunctionele apparaten levering en vervanging van apparatuur installatie, configuratie en ingebruikname service en onderhoud technische ondersteuning en gebruikersbegeleiding. voortdurende consultancydiensten en akkoordbegeleiding. rapportage en beheerinformatie De aanbieder moet een flexibel leveringsmodel aanbieden dat geleidelijke vernieuwing van de apparatuur ondersteunt en stabiele bedrijfsvoering waarborgt in perioden waarin nieuwe en bestaande systemen parallel moeten functioneren. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gebruikte multifunctionele apparaten van de leverancier of anderen te kopen, waar geschikt. We vragen een algemene levering met een bijzonder accent op kwaliteit, service, veiligheid, flexibiliteit en levenscycluskosten. Verdere eisen aan functionaliteit, diensten, serviceniveaus en documentatie zijn in de andere delen van de aanbestedingsdocumentatie.