Denemarken – Leveren van software – Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Forsvarsministeriets Materiel- en Indkøbsstyrelse (”FMI”) wil een contract afsluiten betreffende levering, exploitatie, onderhoud, ondersteuning en verdere ontwikkeling van een internetgebaseerd boeksysteem voor de Puljekøretøjer van het Defensie. Het bestaande systeem moet vervangen worden door een moderner, betrouwbaarder en gebruiksvriendelijker oplossing, die effectief boeken, uitleen en teruggave van Puljekøretøjer ondersteunt en FMI toegang biedt tot relevante exploitatie- en administratieve gegevens. Het doel van de contract is om het Defensie een geïntegreerde oplossing te bieden, die met een minimum aan middelen van FMI een veilige, flexibele en effectieve beheer van Puljekøretøjer over de gehele organisatie mogelijk maakt. De oplossing moet zowel open als gesloten voertuigpools ondersteunen, een groot aantal gebruikers en voertuigen kunnen verwerken en bijdragen aan een hoge beschikbaarheid en continuïteit in de transportoplossingen van het Defensie. De contract omvat de levering, exploitatie, onderhoud, ondersteuning en verdere ontwikkeling van het gehele systeem, inclusief zowel de applicatie als de daarvoor benodigde infrastructuur, voor gebruik door de Puljekøretøjer van het Defensie, evenals de levering, installatie en exploitatie van elektronisch deelsysteem in de voertuigen. De contract omvat een opstartperiode bestaande uit een ontwikkelingsperiode en een implementatieperiode, waarin het systeem wordt aangepast, ontwikkeld en in gebruik genomen in overeenstemming met de eisen van FMI. De leverancier is verantwoordelijk voor de levering van de applicatie en de daarvoor benodigde infrastructuur, inclusief het hosten van het systeem op servers gelegen in Denemarken. Het systeem wordt geleverd als een internetgebaseerde oplossing (SaaS), en de leverancier is verantwoordelijk voor de exploitatie van de onderliggende infrastructuur. De leverancier is verantwoordelijk voor de integratie van bestaande gegevens over gebruikers, pools, Puljekøretøjer en boekingen, evenals voor eventuele hergebruik van reeds geïnstalleerd elektronisch deelsysteem. Het systeem moet zelfbedieningstoegang voor gebruikers ondersteunen, uitgebreide administratie- en rapportagefuncties voor FMI, evenals technische ondersteuning en een 24/7 helpdesk. De contract loopt 72 maanden vanaf ondertekening. De contract kan met dezelfde voorwaarden verlengd worden met tot twee keer 24 maanden. Het is een vereiste dat de ontwikkelingsperiode maximaal 6 maanden mag duren en dat de implementatieperiode maximaal 6 maanden mag duren. Het huidige systeem verwerkt ongeveer 25.000 gebruikers en 2.800 Puljekøretøjer. Tijdens de contractperiode wordt verwacht dat de oplossing in beginsel in staat moet zijn om tot ongeveer 5.000 Puljekøretøjer te verwerken. Gezien de onzekere internationale veiligheidssituatie heeft het Defensie echter behoefte aan een optie om de oplossing te kunnen schalen, zodat de applicatie en de daarbij behorende infrastructuur op verzoek van de klant kunnen worden uitgebreid om tot 10.000 Puljekøretøjer te verwerken zonder verlies van functionaliteit, reactietijden, beschikbaarheid of de andere in de contract vastgestelde eisen en servicenormen. Bovendien omvat de contract een optie betreffende het kiezen van toegangstechnologie voor de Puljekøretøjer, waarna de klant in plaats van het gebruik van de bestaande toegangsdragers van het Defensie (RFID en dergelijke) een toegangs- en slotssysteem kan kiezen dat door de leverancier wordt geleverd, op de in de eisenspecificatie en de contract vastgestelde voorwaarden.