Denemarken – Beveiligingsdiensten – GENUDBUD_EU-udbud vedr. Security Management System

Deze pre-kwalificatie betreft de aanbesteding van de aankoop van een security management system (hierna verwezen naar SMS) voor Deens Gevangenissen (hierna verwezen naar de Besteller of Deens Gevangenissen). Deens Gevangenissen wil een softwaregebaseerd IT-systeem aankopen met digitale integraties met bestaande en toekomstige veiligheids- en brandtechnische systemen op de locaties van Deens Gevangenissen. Hierbij moeten onder andere ABA, ADK, AIA, verlichting, celroep, overvalalarmen, perimetervooging, poorttelefonie, TVO, lichaamskamera's etc. geïntegreerd worden. De levering omvat alle noodzakelijke diensten in verband met de aankopen, waaronder de implementatie van een nieuwe centrale exploitatiemodel in de Directie van Deens Gevangenissen en hiermee samenhangend de exploitatieondersteuning (3e niveau ondersteuning), implementatie van SMS op de locaties en alles wat een aankoop omvat, waaronder onder andere opzetten, programmeren, installaties, integratie van de veiligheids- en brandtechnische systemen van de locatie en de afzonderlijke eenheden, evenals tests. De contractduur zal 8 jaar duren met de mogelijkheid van verlenging tot 2 keer 24 maanden. Verlenging van het contract geschiedt dan op ongewijzigde voorwaarden. Het is de Besteller die beslist of het contract verlengd wordt of niet, en dit geschiedt met een opzegtermijn van 6 maanden. Bovendien is de Leverancier verplicht om onderhoud, ondersteuning, licenties, exploitatieondersteuning etc. te leveren tot 7 jaar na een locatie de oplossing heeft gekocht. Dit om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld een SMS dat in jaar 10 van de contractduur aangeschaft wordt, de mogelijkheid heeft om een goed functionerend SMS te hebben in de 7 jaar na de implementatie van SMS op de betreffende locatie. Wat betreft licenties, gaat het om een tijdsonbegrensde gebruikersrecht met de mogelijkheid van opzegging. K02 vormt de contractbasis voor de overeenkomst. Het contract betreft de aankoop van SMS voor alle soorten locaties van Deens Gevangenissen. Daarnaast zal het contract ook gebruikt worden in verband met bouw- en aanlegprojecten, zoals het nieuwe gevangenis in Viborg Gemeente en de nieuwe arrest in Slagelse – beide met een verwachte capaciteit van elk ongeveer 400 gedetineerden. De locaties zullen SMS kopen zodra er behoefte ontstaat in de contractperiode. De Besteller verwacht dat alle gevangenissen en arresten in de contractperiode behoefte zullen hebben aan nieuwe SMS en dat de uitrol vooral zal plaatsvinden in de jaren 2027-2033. De Leverancier is echter geen minimale omzet gegarandeerd in de contractperiode. Verwijzing wordt gedaan naar de website van Deens Gevangenissen voor een bijgewerkte overzicht van alle locaties. Alle medewerkers bij de toekomstige leverancier die toegang moeten krijgen tot de locaties van de Besteller of die de Besteller moeten adviezen, ofwel direct ofwel bij het behandelen van schriftelijk materiaal, waaronder tekeningen, moeten door de Besteller veiligheidsgecontroleerd worden en een vertrouwelijkheidverklaring moeten ondertekenen. De veiligheidscontrole zal ofwel een KR-trek zijn of een verklaring dat ze op de hoogte zijn van het inwinnen van informatie over de betreffende persoon bij de Politie Inlichtingendienst – inclusief informatie in de politieregisters en de eigen registers van de inlichtingendienst. In dat geval wordt verwacht dat de veiligheidscontrole op niveau “geheim” is. Het niveau van de veiligheidscontrole zal een concrete beoordeling zijn in verband met de mate van gevoelige informatie die de betreffende persoon inzicht krijgt. Daarnaast wordt opgemerkt dat het verboden is om mobiele telefoons en pc's binnen de muren mee te nemen bij het uitvoeren van taken op de locaties van Deens Gevangenissen. De afzonderlijke locaties kunnen dispensatie verlenen, mits dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de taak.