Zwitserland – IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Aanvangssituatie**

De planning van personeelsinzet staat tegenwoordig steeds meer onder druk van bedrijfsbehoeften, de individuele behoefte van medewerkers (werk-leefbalans) en een veranderende arbeidskultur. Ontwikkelingen zoals New Work, interprofessionele samenwerking en een grotere medewerkerparticipatie bij de dienstroosterplanning nemen aan betekenis toe en stellen nieuwe eisen aan de planning. Een transparante, evenwichtige en geautomatiseerde planning van personeelsinzet bevordert niet alleen de tevredenheid van de medewerkers, maar heeft ook positieve effecten op de kwaliteit van de zorg. All dit draagt tegelijkertijd bij aan het versterken van de werkgeversaantrekkelijkheid en binding, met name bij zorgverleners in het kernbedrijf. Deze trends vereisen een planningomgeving die efficiëntie en deelneming combineert, bronnen optimaal beheert en een consistente, medewerkergerichte planningcultuur ondersteunt. De huidige vorm van de planning van personeelsinzet (PEP) en de huidige implementatie van de PEP-oplossing «Polypoint» ondersteunen de daarvoor noodzakelijke organisatorische en technische verandering niet. Polypoint wordt ook in het gebied van de tijdregistratie gebruikt. Op deze achtergrond moet met het project PEP4US een nieuwe, gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige oplossing worden ontwikkeld die technische, organisatorische en culturele dimensies integreert, zowel voor de planning van personeelsinzet als voor de tijdregistratie. Het doel is om de planning van personeelsinzet als strategisch element van de bedrijfsontwikkeling te versterken en een belangrijke bijdrage te leveren aan de uitvoering van de strategische maatregelen «New Work in het kernbedrijf» en «Strategisch bronnenbeheer». Bovendien is het project nauw verbonden met de strategische digitaliseringsschakels van HOCH om synergieën te benutten, bij te dragen aan de procesefficiëntie in het kernbedrijf en de transformatie in zijn geheel vooruit te helpen. Een gedetailleerde beschrijving van de huidige situatie wordt gegeven in het lastenheft LH01 Hoofdstuk 2. Met de aanbesteding moet het meest geschikte product voor de huidige en toekomstige behoeften van HOCH Health Ostschweiz en de andere klanten van het DIT Departement IT worden gevonden, evenals een betrouwbare en ervaren partner voor de implementatie en ondersteuning van de toekomstige oplossing.

**Beschrijving doelbeeld**

Het aan te schaffen product omvat de implementatie en het beheer van een centrale, geïntegreerde, prestatievolle en organisatorisch en technologisch toekomstbestendige oplossing voor de planning van personeelsinzet en tijdregistratie bij HOCH Health Ostschweiz en haar dochterondernemingen (ongeveer 9'700 medewerkers, meerdere loontypes en arbeidstijdmodellen, tal van dienstroosters en taken). De oplossing moet een organisatie-overschrijdende, gestandaardiseerde en geautomatiseerde planning van personeelsinzet met medewerkersparticipatie mogelijk maken. Bestaande eilandoplossingen met functie-overlappen worden vervangen, de bestaande integratie- en schakellandschap blijft behouden. Planning van personeelsinzet, participatie, kwalificaties/vaardigheden De planning moet in de toekomst systeemondersteund en grotendeels geautomatiseerd plaatsvinden. De oplossing moet dienstroostervoorstellen genereren, beschikbaarheden, kwalificaties en wettelijke voorschriften rekening houden en met name de planning van springers efficiënt ondersteunen. Er moet een uniforme gegevensbasis en een consistente planninglogica over alle organisatorische eenheden heen worden gegarandeerd. Medewerkers moeten hun beschikbaarheden, dienstwensen en afwezigheden via intuïtieve, rolgebaseerde interfaces kunnen invoeren en raadplegen. Geautomatiseerde dienstroostervoorstellen moeten behoeftegegevens, kwalificaties en bedrijfsbehoeften rekening houden. Hierdoor worden handmatige inspanningen verminderd, planningprocessen gestandaardiseerd en transparantie, eerlijkheid en werkgeversaantrekkelijkheid versterkt. De oplossing moet transparante en eerlijke planningprocessen mogelijk maken. Medewerkers moeten kunnen nasporen hoe inzetten tot stand komen en hoe wensen en kadervoorwaarden worden meegenomen. Bovendien moet de oplossing geharmoniseerde planningprocessen met een gestandaardiseerde registratie van kwalificaties, ervaringen en inzetpreferenties ondersteunen. Dit creëert de basis voor een behoeftegerichte, eerlijke en transparante planning van personeelsinzet. Springer-/poolbeheer De oplossing moet een hospitalenbreed springer- en poolbeheer ondersteunen en inzetten, kwalificaties en bronnen locatie- en vakgebiedenoverschrijdend beheren. De functies van de huidige planningstools moeten worden geïntegreerd en planning, communicatie en beheer in één oplossing worden verenigd. Verbinding IKM Integrale capaciteitsbeheer De verbinding met het IKM creëert de basis voor een gegevensgestuurde afstemming tussen behoefte- en planning van personeelsinzet. De oplossing moet de verbinding en actieve gebruik van de behoefteplanning voor de planning van personeelsbehoeften mogelijk maken en hiermee het personeelsmodule in het IKM ondersteunen. Tijdregistratie, tijdregistratie De taken van de tijdregistratie, inclusief wettelijke voorschriften en andere regelwerken, moeten volledig worden ondersteund. De tijdregistratie moet via verschillende kanalen kunnen plaatsvinden, met name via een mobiele app en bestaande AZE-terminals, inclusief gedefinieerde correctiemogelijkheden voor de medewerkers. Meervoudige aanstellingen De oplossing moet meervoudige aanstellingen volledig ondersteunen en een transparante, geconsolideerde weergave mogelijk maken. Dit is met name in het ziekenhuisomgeving met meerdere functies of inzetgebieden per medewerker nodig. Rapportage, evaluatie De oplossing moet rolgebaseerde toegang tot relevante systeem- en beweginggegevens bieden. Naast gestanda