Denemarken – Diensten voor vergaderingen en conferenties in hotel – Udbud af møde- og konferencefaciliteter

Met het huidige aanbestedingsproces streeft het Technische Universiteit van Denemarken (DTU) ernaar om de bestaande SKI-overeenkomst betreffende conferenties, seminaren en vergaderingen aan te vullen. Het doel is om een volledige dekking van de behoefte van de universiteit binnen de categorie te waarborgen en om volledige overeenstemming (100% compliance) te bereiken met de geldende inkoopkaders en uitgaven. Het wordt opgemerkt dat leveranciers die al onder de SKI-overeenkomst vallen, niet worden uitgenodigd om een bod uit te brengen in verband met dit aanbestedingsproces. Deze leveranciers zullen automatisch deel uitmaken van de portefeuille van DTU en kunnen bieden op evenementen via het Meeting Manager-systeem. De totale portefeuille van overeenkomsten met SKI-overeenkomsten en overeenkomsten in dit aanbestedingsproces wordt verwacht om op 1 april 2026 te beginnen. Alle reservaties, aanvragen en boeking - ongeacht of deze worden geïnitieerd onder SKI- of DTU-regie - moeten worden afgehandeld via Meeting Manager. Bij contacten buiten het systeem is de leverancier verplicht om een bod uit te brengen via Meeting Manager, zodat alle transacties worden geregistreerd en gedocumenteerd in overeenstemming met de interne procedures van DTU. De totale jaarlijkse uitgaven van DTU voor externe vergaderingen en conferenties in Denemarken worden verwacht om 20 miljoen DKK exclusief BTW te overschrijden, gebaseerd op historische omzetcijfers voor 2024 en 2025. Dit schatting is niet bindend en kan variëren gedurende de overeenkomstperiode. De maximale omzet onder de overeenkomst is vastgesteld op 20% boven het verwachte budget, wat de onzekerheid betreft toekomstige prijsniveaus en behoefte weerspiegelt.