België – Fotokopieerapparaten – Location de copieurs multi-fonction et d'imprimantes pour l'administration communale

Algemene presentatie

Deze aanbesteding heeft tot doel een nieuw huurcontract met onderhoud en levering van verbruiksartikelen voor een aantal kleurige A3 multifunctionele printers (MFP), A4 MFPs en zwart-wit printers. Meer specifiek wil de Stad de volgende apparaten huren, voor alle gemeentelijke diensten (behalve gemeentelijk onderwijs) en dit voor een duur van 48 maanden:

- 34 A3 kopieermachines

- 32 A4 kopieermachines

- 13 zwart-wit printers

Wat betreft de A3 kopieermachines, gezien hun intensieve gebruik door de diensten, moeten de aanbiedingen betrekking hebben op nieuw en uniform materiaal. Wat betreft de A4 kopieermachines, om budgettaire redenen, moeten de aanbiedingen betrekking hebben op gebruikte (of gereconditioneerde, financieel afgeschreven) en uniform materiaal (zelfde verbruiksartikelen), maar waarvan de resterende levensduur de duur van de aanbesteding (48 maanden) kan dekken, gegeven de geschatte hoeveelheden. In dit geval is de Stad geïnteresseerd in aanbiedingen met een huur tegen een symbolisch bedrag en alleen een prijs per respectievelijk zwart-wit en kleur klik. Wat betreft de zwart-wit printers, moeten de aanbiedingen betrekking hebben op nieuw en uniform materiaal. De aangeboden prijs omvat de installatie en aansluiting op het informatienetwerk van de Stad van alle apparaten. De gefactureerde prijs omvat, naast de huur die het omvang van de omnium dekkt, de prijs per zwart-wit kopie en de prijs per kleur kopie in het geval van MFPs. De gefactureerde prijs omvat ook de kosten van de terugname van de apparaten aan het einde van de huurperiode (prijs apart of inbegrepen in de andere prijzen). Op het moment van uitvoering van de aanbesteding kunnen de hoeveelheden die worden besteld per stuk afwijken van die in de meting vermeld. Een opleiding is voorzien bij de installatie en, op verzoek, voor het personeel dat de apparaten gebruikt of verantwoordelijk is voor het beheren van de vloot. Het gehuurde materiaal is in alle gevallen gedekt door een omnium onderhoudscontract. De prijzen zijn vastgesteld voor een huurperiode van 12 maanden, aangezien een jaarlijkse indexering op de verjaardag door de leverancier kan worden toegepast op basis van de prijsindex (bijvoorbeeld, de index in mei 2026: 103,26 op basis 2025 = 100). Een preventief onderhoud moet elk contractueel jaar worden uitgevoerd en worden aangetoond door de machine (sticker, logboek, tablet...) met een overzicht dat aan de marktbeheerder wordt geleverd. Indien nodig, kan de Stad een tweede preventief onderhoud in hetzelfde jaar aanvragen, zonder extra kosten. De reparatie, evenals alle accessoires die een perfecte werking mogelijk maken, zijn ook inbegrepen in de prijs van de aanbesteding. Onderhoudsinterventies en reparaties geven geen aanleiding tot extra facturering. Interventies voor reparaties moeten snel plaatsvinden. Het aanbod moet een interventietermijnverplichting omvatten. Als de termijn voor herstel langer is dan die die is aangekondigd, zal er op uitzonderlijke basis een A4 MFP voor reparatie (of een andere printer als het om een defecte printer gaat) worden geleverd, gedurende een redelijke duur. De wachttijd op een vervangend onderdeel kan geen reden zijn voor vertraging. Er is geen minimum aan te factureren kopieën.