Malta – Diensten voor het organiseren van evenementen – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA ziet ertoe om tot drie (3) kaderdienstcontracten in cascade toe te kennen voor elke Lot voor de levering van hoogwaardige evenementorganisatie diensten en gerelateerde reis- en logistieke diensten die nodig zijn voor de organisatie en uitvoering van de administratieve en operationele vergaderingen en evenementen van de Agentur. De kadercontracten zullen evenementen ondersteunen die worden georganiseerd in Moldavië (Lot 1), Oekraïne (Lot 2) en de Westelijke Balkan (Lot 3), zoals verder beschreven in de technische specificaties. De diensten die onder de kadercontracten moeten worden geleverd, hangen af van de specifieke eisen van elk evenement, zoals gedefinieerd door de Agentur. Ze kunnen, maar zijn niet beperkt tot: • Huur van conferentielocatie; • Levering van audiovisuele (AV) en interpretatieapparatuur; • Cateringdiensten; • Coördinatie van derde partijen leveranciers en logistiek beheer op locatie; • Voorbereiding van evenementenborden en indienen van ondersteunende documenten en facturen, indien nodig; • Huur van AV en interpretatieapparatuur voor locaties die door de Agentur, belanghebbenden of andere derde partijen worden verstrekt; • Organisatie van lunches, diners en andere cateringarrangementen; • Reservatie van geschikte accommodatie in overeenstemming met de eisen van de Agentur; • Organisatie, levering en begeleiding van vervoersdiensten; • Levering van evenementenondersteuningdiensten voor, tijdens en na het evenement; • Coördinatie en levering van veiligheids- en medische diensten, indien nodig; • Verwerking en betaling van reis-, accommodatie- en/of verblijfskosten voor evenementendeelnemers, inclusief het verzamelen van de relevante ondersteunende documenten, in overeenstemming met de instructies van de Agentur. Evenementen in Oekraïne worden alleen georganiseerd als de heersende veiligheidssituatie het de Agentur toelaat om in-person evenementen te houden, na de veiligheidsbeoordeling van de Agentur en eventuele van toepassing zijnde veiligheidsbeperkingen.