Duitsland – IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning – BD26006 Dienstplanungssoftware für die Feuerwehr Karlsruhe

De Brandweerdirectie Karlsruhe heeft ongeveer 350 medewerkers in dienst, die in minstens tien verschillende dienstrooster- en arbeidstijdmodellen werken. De huidige dienstroosterplanning voor de ambtenaren van de inzetdienst op de brandweerkazernes en de Geïntegreerde Centrale wordt uitgevoerd in zelf ontwikkelde Access-databanken, die in de Brandweerdirectie Karlsruhe zijn geprogrammeerd en onderhouden. Voor het gebied van de dienstroosterplanning van de leidinggevende diensten bestaat er momenteel geen softwareoplossing. Dit wordt handmatig uitgevoerd, wat een aanzienlijke extra inspanning veroorzaakt. De medewerkers in de puur dagdienst registreren hun uren eveneens via een Excel-oplossing. Er is geen procesondersteuning. De huidige databanken zijn niet rechtsveilig. De beginselen van de gegevensbescherming en de gegevensbeveiliging kunnen niet worden nageleefd. Met de aan- en inkoop van een dienstroosterplanningsoftware voor de Brandweerdirectie moet de overgang van de huidige Access-dienstroosterplanningsoftware en de Access-oplossing voor het bepalen van de vergoeding voor de dienst op ongunstige tijden worden uitgevoerd. De registratie van alle diensturen van de medewerkers van de Brandweerdirectie moet via een software plaatsvinden. De meerdere keren per dag wisselende functieverdeling van de inzetdienst moet via de software in real-time kunnen worden weergegeven. Deze verdeling moet ook voor derde toepassingen beschikbaar zijn. De gegevensbescherming en de gegevensbeveiliging moeten worden gegarandeerd. Arbeidstijd- en vakantieprocessen moeten transparant en zonder mediaonderbreking worden weergegeven. Hiervoor moet er een app beschikbaar zijn voor de medewerkers. De uitbetalingsrelevante gegevens, inclusief toeslagen en bijzondere betalingen, worden aan SAP overgedragen. Een moderne dienstroosterplanningsoftware moet met maximale flexibiliteit op veranderingen kunnen reageren, om de bedrijfsvoering en de inzetbaarheid van de Brandweer Karlsruhe op elk moment te kunnen waarborgen. De invoering van de nieuwe softwareoplossing vindt plaats in de lopende bedrijfsvoering. Er zijn al meerdere voorprojecten succesvol uitgevoerd om de eisen aan de complexe dienstroosterplanning van de schichtdienst van de inzetambtenaren te voorop te schetsen. Tegelijkertijd worden de kernprocessen reeds voorop gemodelleerd. De Go Live datum moet worden afgestemd met de vakantieplanning, die in september voor het komende jaar start, om de gegevensoverdracht te vereenvoudigen. De Go Live datum is te streven naar het jaarwisselpunt 2027 op 2028. De software moet on premise bij de Stadt Karlsruhe binnen de gemeentelijke IT-infrastructuur worden geëxploiteerd. De software moet worden gehuurd. Alle verdere informatie en eisen zijn in de aanbestedingsdocumenten te vinden.