Denemarken – Reinigingsdiensten – Udbud af Soft Facility Management

Huidig udbod betreft het udbod van Soft Facility Management (hierna FM) voor Danmarks Fængsler (voorheen Kriminalforsorgen) (hierna de Besteller) bij de Styrelsen for Danmarks Fængsler. Het udbod wordt uitgevoerd als een udbod met onderhandelingen volgens afdeling II van de udbodswet, wat betekent dat elke economische acteur kan aanvragen om te worden pre-kwalificeerd, maar alleen de pre-kwalificeerde aanvragers kunnen een offerte indienen. Het udbod omvat de volgende vier servicegebieden: 1. Reiniging 2. Interne service 3. Afvalbeheer 4. Vlootbeheer Elk servicegebied bevat een reeks serviceverleningen en deelservices. Reiniging omvat onder andere schoonmaak en raamreiniging en is veruit het grootste servicegebied in het contract. Verwijzing wordt gedaan naar het udbodsmateriaal voor een gedetailleerde uitleg hiervan, inclusief een beschrijving van de andere servicegebieden, evenals meer informatie over de omvang en servicevereisten. Danmarks Fængsler valt onder het Ministerie van Justitie en bestaat uit de Styrelsen for Danmarks Fængsler en twee gevangeniscirkels. Danmarks Fængsler beheert het land's gevangenissen en arresthuis, leidt toezicht op veroordeelden, werkt aan criminaliteitspreventie en draagt bij aan veiligheid in de samenleving samen met de andere autoriteiten in het rechtssysteem. Danmarks Fængsler heeft dus de verantwoordelijkheid voor onder andere gesloten gevangenissen, open gevangenissen, arresteren, uitsluitingsgevangenissen, voetboeienafdelingen, toezichtskantoren, jeugdkriminaliteitszorgseenheden, transporteenheden, uitreiscentra, een buitenlandse instelling, de organisatie's eigen scholen en instellingen in Groenland. De organisatie is aanwezig in Denemarken, Groenland en op de Faeröer. Het huidige udbod betreft de locaties van de Besteller in Denemarken en bijna 100 locaties in Denemarken van verschillende grootte verdeeld over ongeveer 100.000 schoonmaakm2, geografisch geplaatst over het hele land. Locaties op de Faeröer en in Groenland zijn dus niet inbegrepen in het udbod. Niet alle serviceverleningen en deelservices worden uitgevoerd op alle locaties; dit hangt onder andere af van het karakter (type), grootte van de betreffende locatie en of de betreffende locatie klantbemiddeling ondersteunt. De verwachte start van de exploitatie van het contract is op 1 september 2027, en het udbod wordt geschat op een waarde tussen 325 en 400 miljoen kr. binnen de vier servicegebieden. De geschatte waarde omvat een schatting van de verwachte contractsom voor de volledige looptijd van het contract inclusief mogelijke verlengingstermijnen. De schatting is gebaseerd op het historische verbruik. In de genoemde contractsom zijn ook de directe betalingen van de locaties aan de leverancier in de vorm van bestel- en offertediensten inbegrepen. De Besteller kijkt uit naar een strafherziening, die gedurende de looptijd van de FM-overeenkomst moet worden uitgevoerd. De strafherziening omvat onder andere de uitbreiding van het aantal uniformen en civiele medewerkers en ongeveer 2.000 nieuwe gevangenisplekken in de komende 10 jaar. De Besteller wilt ervoor zorgen dat de leveringen continu kunnen worden aangepast aan de concrete behoeften van de locaties en heeft daarom een groot focus op een schaalbaar en flexibel contract, dat bijvoorbeeld de inchecking in nieuwe gebouwen en het verlaten van andere kan omvatten. Bovendien wil de Besteller dat de leverancier tijdens de contractperiode het initiatief neemt om verbeteringen en efficiëntie te realiseren in de verschillende servicegebieden en over het hele contract, waar dit verstandig is. De opdracht moet continu digitaal worden ondersteund met het oog op het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het waarborgen van een goede gebruikersservice. De Besteller stelt Dalux FM de bijbehorende serviceportal ter beschikking voor systeemondersteuning van het contract. De Besteller verwacht dat de Wet bedrijfsoverdracht van toepassing zal zijn in verband met 1) een overdracht van de dienstverlening van de huidige leverancier naar een nieuwe leverancier en 2) outsourcing van taken die de Besteller tot nu toe zelf intern heeft uitgevoerd. De Besteller verwacht dat een bedrijfsoverdracht kan omvatten 1) 118 loonontvangers van de huidige leverancier en 2) 8-15 loonontvangers van de Besteller. Het udbod wordt uitgevoerd als een udbod met onderhandelingen met pre-kwalificatie van 3-5 aanvragers en een verwachte onderhandelingsronde. Tenzij de Besteller kiest voor het toekennen van de opdracht op basis van het inleidende bod, vindt er een onderhandelingsproces plaats, waarbij de bieders worden uitgenodigd voor parallelle onderhandelingsgesprekken, die volgens de udbodvoorwaarden worden gedocumenteerd. De termijnen voor het indienen van biedingen zijn te vinden in het udbodsmateriaal. De onderhandelingsgesprekken zullen plaatsvinden in week 39-41 bij de Styrelsen for Danmarks Fængsler op het adres Strandgade 100, 1401 København K. De onderhandelingsgesprekken zijn gepland om plaats te vinden in het tijdsbestek van 9:00 tot 15:00 uur. Het doel van de onderhandelingsgesprekken is om de bieders toe te laten hun totale bod te presenteren en om ervoor te zorgen dat de bieders op de hoogte zijn van waar hun bod kan worden verbeterd. De Besteller zal daarom commentaar geven op de ingediende biedingen, waar de bieders tijdens de onderhandelingsgesprekken ook de kans krijgen om het udbodsmateriaal te becommentariëren, conform bijlage D van de udbodvoorwaarden.