Denemarken – Leveren van software – Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Forsvarsministeriets Materiel- en Indkøbsstyrelse (”FMI”) wil een contract aangaande levering, exploitatie, onderhoud, ondersteuning en verdere ontwikkeling van een internetgebaseerd boeksysteem voor de Puljekøretøjer van het Defensie. Het bestaande systeem moet vervangen worden door een modernere, betrouwbare en gebruiksvriendelijke oplossing die effectief boeken, uitleen en teruggave van Puljekøretøjer ondersteunt en FMI toegang geeft tot relevante exploitatie- en administratiedata. Het doel van het contract is om het Defensie een geïntegreerde oplossing te bieden, die met een minimum aan bronnenverbruik van FMI een veilige, flexibele en effectieve beheer van Puljekøretøjer over de gehele organisatie mogelijk maakt. De oplossing moet zowel open als gesloten voertuigpools ondersteunen, een groot aantal gebruikers en voertuigen kunnen beheren en bijdragen aan een hoge beschikbaarheid en continuïteit in de transportoplossingen van het Defensie. Het contract omvat de levering, exploitatie, onderhoud, ondersteuning en verdere ontwikkeling van het gehele systeem, inclusief zowel de applicatie als de daarvoor benodigde infrastructuur, voor gebruik door de Puljekøretøjer van het Defensie, evenals de levering, installatie en exploitatie van elektronisch deelsysteem in de voertuigen. Het contract omvat een opstartperiode bestaande uit een ontwikkelingsperiode en een implementatieperiode, waarin het systeem in overeenstemming met de eisen van FMI wordt aangepast, ontwikkeld en in gebruik genomen. De leverancier is verantwoordelijk voor de levering van de applicatie en de daarvoor benodigde infrastructuur, inclusief het hosten van het systeem op servers gelegen in Denemarken. Het systeem wordt geleverd als een internetgebaseerde oplossing (SaaS), en de leverancier is verantwoordelijk voor de exploitatie van de onderliggende infrastructuur. De leverancier is verantwoordelijk voor de integratie van bestaande gegevens over gebruikers, pools, Puljekøretøjer en boekingen, evenals voor eventuele hergebruik van al geïnstalleerde elektronische deelsysteem. Het systeem moet zelfbedieningstoegang voor gebruikers ondersteunen, uitgebreide administratie- en rapportagefuncties voor FMI, evenals technische ondersteuning en een 24/7 helpdesk. Het contract loopt 72 maanden vanaf de ondertekening. Het contract kan met dezelfde voorwaarden verlengd worden met maximaal 2 keer 24 maanden. Het is een vereiste dat de ontwikkelingsperiode maximaal 6 maanden mag duren en dat de implementatieperiode maximaal 6 maanden mag duren. Het huidige systeem beheert ongeveer 25.000 gebruikers en 2.800 Puljekøretøjer. Tijdens de contractperiode wordt verwacht dat de oplossing standaard in staat moet zijn om ongeveer 5.000 Puljekøretøjer te beheren. In aanmerking genomen de onzekere internationale veiligheidspolitieke situatie heeft het Defensie echter behoefte aan een optie om de oplossing te kunnen schalen, zodat de applicatie en de bijbehorende infrastructuur op verzoek van de klant kunnen worden uitgebreid om maximaal 10.000 Puljekøretøjer te beheren zonder verlies aan functionaliteit, reactietijden, beschikbaarheid of de andere in het contract vastgestelde eisen en servicedoelen. Daarnaast omvat het contract een optie met betrekking tot het kiezen van toegangstechnologie voor de Puljekøretøjer, waarna de klant in plaats van de bestaande toegangsdrager van het Defensie (RFID enz.) een toegang- en slotstelsel geleverd door de leverancier kan kiezen op de in de eisenspecificatie en het contract vastgestelde voorwaarden.