Malta – Diensten voor het organiseren van evenementen – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA overweegt het toekennen van tot drie (3) kaskadische dienstcontracten per lot voor de levering van hoogwaardige evenementenorganisatie diensten en gerelateerde reis- en logistieke diensten, nodig voor de organisatie en uitvoering van de administratieve en operationele vergaderingen en evenementen van de Agentuur. De kadercontracten ondersteunen evenementen die in Moldavië (Lot 1), Oekraïne (Lot 2) en de Westelijke Balkan (Lot 3) worden georganiseerd, zoals verder beschreven in de technische specificaties. De diensten die onder de kadercontracten moeten worden geleverd, hangen af van de specifieke vereisten van elk evenement, zoals gedefinieerd door de Agentuur. Dit kan, maar is niet beperkt tot: • Huur van conferentielocaties; • Levering van audiovisuele (AV) en tolkapparatuur; • Cateringdiensten; • Coördinatie van derde-partydienstverleners en logistiek beheer op locatie; • Voorbereiding van evenementenborden en indienen van ondersteunende documenten en facturen, indien vereist; • Huur van AV- en tolkapparatuur voor locaties die door de Agentuur, belanghebbenden of andere derde partijen worden verstrekt; • Organisatie van middageten, avondeten en andere cateringarrangementen; • Reservatie van geschikte accommodatie in overeenstemming met de eisen van de Agentuur; • Organisatie, levering en toezicht op vervoersdiensten; • Levering van evenementenassistencediensten voor, tijdens en na het evenement; • Coördinatie en levering van veiligheids- en medische diensten, indien vereist; • Verwerking en betaling van reis-, accommodatie- en/of vergoedingen voor evenementendeelnemers, inclusief het verzamelen van de relevante ondersteunende documenten, in overeenstemming met de instructies van de Agentuur.

Evenementen in Oekraïne zullen alleen worden georganiseerd als de heersende veiligheidssituatie het de Agentuur toelaat om in-person evenementen te houden, na de veiligheidsbeoordeling van de Agentuur en eventuele toepasselijke veiligheidsrestricties.