Duitsland – Diensten voor het organiseren van evenementen – EVENT IMPLEMENTATION & PARTICIPANT SERVICES FOR EIT EDUCATION & SKILLS DAYS 2027

EIT Culture & Creativity (hierna "de Opdrachtgever" genoemd) nodigt aanbiedingen uit van gekwalificeerde evenementendienstverleners om de organisatie en uitvoering van de EIT Education & Skills Days 2027 te ondersteunen. De geselecteerde leverancier zal als operationele leveringspartner optreden, verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en uitvoeren van het evenement in nauwe samenwerking met het organisatieteam. De leverancier zal het goedgekeurde evenementconcept (zie Bijlage 1) en programma operationeel maken door de coördinatie van leveranciers, logistiek, deelnemersdiensten en de levering op locatie. De aanbesteding betreft de geïntegreerde organisatie en levering van het evenement, met uitzondering van de aanbesteding van de locatie, die apart door de Opdrachtgever zal worden aangekocht. De geselecteerde leverancier is verantwoordelijk voor het coördineren van alle operationele aspecten van het evenement, inclusief subcontractuele diensten zoals technische productie, evenementlogistiek, communicatieondersteuning en deelnemersmanagement. Daarnaast, vanwege het opsplitsen van de aanbesteding in twee complementaire contracten die de verschillende aard van de vereiste diensten weerspiegelen, waarbij de locatieaanbesteding eerst wordt gelanceerd om voldoende evenementplanning toe te staan, wordt van de geselecteerde leverancier verwacht dat hij nauw samenwerkt met de geselecteerde locatieleverancier. De geselecteerde opdrachtgever zal: • alle operationele aspecten van het evenement coördineren en beheren; • subcontractoren en leveranciers contracteren en beheren, waar deze diensten niet rechtstreeks via het locatiecontract worden geleverd; • nauw samenwerken met de Opdrachtgever en de apart aangekochte locatieleverancier om een geïntegreerde evenementlevering te waarborgen; • evenementlogistiek en deelnemerservaring overzien; • een vlotte uitvoering en levering op locatie waarborgen; • geconsolideerd financieel management en rapportage leveren. Het evenement wordt verwacht te plaats te vinden in laat februari of maart 2027 (daten te bevestigen via locatiekeuze) en zal ongeveer 400-500 in-person stakeholders uit de gehele EIT Community bijeenbrengen, waaronder beleidsmakers, onderwijzers, innovatoren, industrievertegenwoordigers, leerlingen en alumni. De succesvolle aanbieder zal de strategische richting die door de Opdrachtgever is vastgesteld, verder uitbouwen, inclusief de goedgekeurde evenementdoelen, verhaallijn, doelgroepkader en hoogniveauprogramma, terwijl hij zijn expertise bijdraagt aan de operationele planning, coördinatie en levering van het evenement.