Duitsland – Reparatie- en onderhoudsdiensten – Einführung zentrales DMS

Hierop beoogt Hereon de implementatie van een bedrijfswijde documentenbeheerplatform (DMS) om de beheer, verwerking en beschikbaarstelling van bedrijfsrelevante informatie duurzaam te moderniseren en te standaardiseren. In het kader van een afdelingsoverstijgende eisanalyse zijn de bestaande werkwijzen, documentenprocessen en informatiestromen samen met de afdelingen onderzocht. Daarbij bleek dat documenten en informatie tegenwoordig in verschillende systemen, opslagstructuren, specialistische toepassingen en persoonlijke archieven worden beheerd. De daaruit voortvloeiende mediaonderbrekingen, dubbele opslagen en verschillende werkwijzen belemmeren de afdelingsoverstijgende samenwerking en leiden tot een verhoogde zoekopgave en onzekerheden ten aanzien van de actualiteit en bindendheid van informatie. Tegelijkertijd bestaan er reeds tal van gevestigde specialistische toepassingen en informatiesystemen die ook in de toekomst hun respectieve kernopdrachten moeten blijven vervullen. Het doel van het project is dan ook niet de vervanging van deze systemen, maar hun zinvolle integratie in een gemeenschappelijke informatieplatform. Het voorliggende prestatievermelding beschrijft de functionele, technische en organisatorische eisen aan de toekomstige DMS-platform en dient als basis voor de selectie van een toekomstbestendige, economische en langdurig beheersbare oplossing. De toekomstige oplossing dient als centrale informatieplatform en ondersteunt de gehele levenscyclus van documenten en informatie - van de registratie tot de verwerking en gezamenlijke gebruik tot de controle van de archivering en regelmatige verwijdering. Daarbij staan niet individuele documenten of technische functies centraal, maar de efficiënte ondersteuning van de dagelijkse werkprocessen van de medewerkers. Informatie moet onafhankelijk van hun oorsprong eenvoudig beheerd, snel gevonden, veilig beschikbaar en bedrijfswijd bruikbaar worden gemaakt. De implementatie van de DMS-platform heeft tevens tot doel om bestaande insoplossingen geleidelijk te verminderen, eenheidstandaarden voor informatiebeheer te vestigen en een technologische basis te creëren voor de verdere digitalisering van administratieve processen. Moderne technologieën, in het bijzonder KI-ondersteunde functies, moeten de medewerkers bij hun dagelijkse werk ondersteunen en de kwaliteit en efficiëntie van de informatieverwerking verder verbeteren. Samenvattend kunnen de projectdoelen als volgt worden beschreven: - Implementatie van een bedrijfswijde eenheidspaltform voor het beheer van bedrijfsrelevante documenten en informatie - Verbetering van de afdelingsoverstijgende samenwerking door gezamenlijke informatiebestanden en gestandaardiseerde werkwijzen - Vermindering van dubbele opslagen en garantie van een eenduidige en nazaatbare informatiebasis - Versnelling van het vinden van informatie door prestatievolle zoek- en navigatiemogelijkheden - Ondersteuning van gestandaardiseerde digitale bedrijfsprocessen door workflows, taakbeheer en nazaatbare goedkeuringsprocedures - Garantie van naleving van wettelijke, regulerende en interne eisen met betrekking tot documentatie, opslag, privacy en informatiebeveiliging - Integratie van de bestaande specialistische toepassingen en informatiesystemen in een gemeenschappelijke informatiearchitectuur onder vermijden van redundante gegevensopslag - Creëren van een schaalbare en toekomstbestendige platform die organisatorische veranderingen en toekomstige digitalisatieprojecten ondersteunt - Beschikbaarstelling van moderne assistentiefuncties, in het bijzonder KI-ondersteunde zoek-, analyse- en classificatiemethoden, ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers - Vestigen van een langdurig economische en administratief beheersbare platform voor het bedrijfswijde informatiebeheer.