Zwitserland – IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situatie

De planning van personeelsinzet bevindt zich tegenwoordig steeds vaker in een spanning tussen bedrijfsbehoeften, de individuele behoeftes van de medewerkers (work-life balance) en een veranderende arbeidskultuur. Ontwikkelingen zoals New Work, interprofessionele samenwerking en een sterkere medewerkersparticipatie bij de dienstroosterplanning nemen aan betekenis toe en stellen nieuwe eisen aan de planning. Een transparante, evenwichtige en geautomatiseerde planning van personeelsinzet bevordert niet alleen de tevredenheid van de medewerkers, maar heeft ook positieve effecten op de kwaliteit van de verzorging. Dit draagt tegelijkertijd bij aan de versterking van de werkgeversaantrekkelijkheid en binding, met name bij zorgverleners in het kernbedrijf. Deze trends vereisen een planningomgeving die efficiëntie en deelneming combineert, bronnen optimaal beheert en een consistente, medewerkergerichtte planningcultuur ondersteunt. De huidige manier van personeelsinzetplanning (PIP) en de huidige implementatie van de PIP-oplossing «Polypoint» ondersteunen de daarvoor benodigde organisatorische en technische verandering niet. Polypoint wordt ook in het gebied van de tijdregistratie gebruikt. Op deze achtergrond moet met het project PEP4US een nieuwe, gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige oplossing worden gemaakt, die technische, organisatorische en culturele dimensies integreert, zowel voor de planning van personeelsinzet als voor de tijdregistratie. Het doel is om de planning van personeelsinzet als strategisch element van de bedrijfsontwikkeling te versterken en een belangrijke bijdrage te leveren aan de uitvoering van de strategische maatregelen «New Work in het kernbedrijf» en «Strategisch bronnenmanagement». Bovendien is het project nauw verbonden met de strategische digitaliseringsprioriteiten van HOCH om synergieën te benutten, bij te dragen aan de procesefficiëntie in het kernbedrijf en de transformatie in zijn geheel vooruit te helpen. Een gedetailleerde beschrijving van de huidige situatie wordt gegeven in het Lastenheft LH01 Hoofdstuk 2. Met de aanbesteding moet het meest geschikte product voor de huidige en toekomstige behoeftes van HOCH Health Ostschweiz en de andere klanten van het DIT Departement IT, evenals een betrouwbare en ervaren partner voor de invoering en het beheer van de toekomstige oplossing worden gevonden.

Beschrijving Doelbeeld

Het aan te schaffen object omvat de invoering en het bedrijf van een centrale, geïntegreerde, prestatie- en organisatorisch en technologisch toekomstbestendige oplossing voor personeelsinzetplanning en tijdregistratie bij HOCH Health Ostschweiz en haar dochterondernemingen (ongeveer 9.700 medewerkers, verschillende loontypes en arbeidstijdmodellen, evenals tal van dienstroosters en diensten). De oplossing moet een organisatie-overstijgende, gestandaardiseerde en geautomatiseerde planning van personeelsinzet met participatie mogelijk maken. Bestaande eilandoplossingen met functie-overschrijdingen worden vervangen, de bestaande schakel- en integratielandschap blijft behouden. Personeninzetplanning, participatie, kwalificaties/vaardigheden De planning moet in de toekomst systeemgestuurd en grotendeels geautomatiseerd plaatsvinden. De oplossing moet dienstroostervoorstellen genereren, beschikbaarheden, kwalificaties en wettelijke voorschriften rekening houden met en in het bijzonder de springerplanning efficiënt ondersteunen. Een uniforme databasis en consistente planninglogica over alle organisatorische eenheden heen moeten worden gegarandeerd. Medewerkers moeten hun beschikbaarheden, dienstwensen en afwezigheden via intuïtieve, rolgebaseerde interfaces kunnen registreren en inzien. Geautomatiseerde dienstroostervoorstellen moeten behoeftegegevens, kwalificaties en bedrijfsbehoeften rekening houden met. Hierdoor worden handmatige inspanningen verminderd, planningprocessen gestandaardiseerd en transparantie, eerlijkheid en werkgeversaantrekkelijkheid versterkt. De oplossing moet transparante en eerlijke planningprocessen mogelijk maken. Medewerkers moeten kunnen nazaan hoe inzetten tot stand komen en hoe wensen en kaderomstandigheden worden meegenomen. Bovendien moet de oplossing geharmoniseerde planningprocessen ondersteunen met een gestandaardiseerde registratie van kwalificaties, ervaringen en inzetpreferenties. Dit creëert de basis voor een behoeftegericht, eerlijke en transparante planning van personeelsinzet. Springer-/poolmanagement De oplossing moet een ziekenhuisbreed springer- en poolmanagement ondersteunen en inzetten, kwalificaties en bronnen locatie- en vakgebiedenoverschrijdend beheersen. De functies van de huidige planningstools moeten worden geïntegreerd en planning, communicatie en beheer in één oplossing worden verenigd. Koppeling IKM Integrale capaciteitsmanagement De koppeling aan het IKM creëert de basis voor een gegevensgestuurde afstemming tussen behoefte- en personeelsinzetplanning. De oplossing moet de koppeling en actieve gebruik van de behoeftesplanning voor de personeelsbehoefteplanning mogelijk maken en zo het personeelsmodule in het IKM ondersteunen. Tijdregistratie, tijdregistratie De taken van de tijdregistratie, inclusief wettelijke voorschriften en andere regelwerken, moeten volledig worden ondersteund. De tijdregistratie moet via verschillende kanalen kunnen plaatsvinden, met name via een mobiele app en bestaande AZE-terminals, inclusief gedefinieerde correctiemogelijkheden voor de medewerkers. Meervoudige aanstellingen De oplossing moet meervoudige aanstellingen volledig ondersteunen en een transparante, geconsolideerde weergave mogelijk maken. Dit is met name in het ziekenhuisomgeving met meerdere functies of inzetgebieden per medewerker vereist. Reporting, analyse De oplossing moet rolgebaseerd toegang bieden tot relevante systeem- en beweginggegevens. Naast gestanda