Noorwegen – Kantoormachines, -uitrusting en -benodigdheden, uitgez. computers, printers en meubilair – Framework agreement for multi-function machines.

Achtergrond De gemeenten moeten een nieuw kaderovereenkomst voor multifunctionele apparaten (MFP) sluiten, omdat de huidige overeenkomst verloopt. De gemeenten hebben een uniforme en toekomstgerichte systeem nodig dat een stabiele toegang tot afdrukken, kopiëren en scannen over alle locaties garandeert. Het doel van de aanbesteding is het instellen van een volledig beheerd systeem dat voorspelbare werking en kostencontrole biedt, met centrale controle van machines, geautomatiseerd beheer van voorraden en beschikbare service en ondersteuning in de contractperiode. Tegelijkertijd moet het systeem rekening houden met de behoefte van de gemeente aan eenvoudige bediening voor alle gebruikers, inclusief universeel ontwerp en veilig beheer van afdrukken. Harstad gemeente gebruikt YSoft SafeQ als een veilig afdruksysteem en de aangeboden machines moeten volledig ondersteuning bieden voor dit. Harstad gemeente heeft in de afgelopen jaren een aanzienlijke vernieuwing van de vloot doorgevoerd, zodat deze voornamelijk uit nieuwere modellen bestaat die nog vele jaren gebruikt zullen worden. In de komende vier jaar wordt geschat dat het behoeven aan vervanging beperkt zal zijn tot enkele machines met een beperkte capaciteit. In het algemeen worden machines alleen vervangen als dit op grond van een algehele beoordeling absoluut noodzakelijk is. De omvang van de samenwerkende gemeenten is onzeker. Beschrijving van de opdracht De opdracht betreft het instellen van een kaderovereenkomst voor de levering, installatie en exploitatie van multifunctionele apparaten voor de locaties van Harstad gemeente. De levering omvat de noodzakelijke begeleiding in de contractperiode, inclusief voortdurende service, ondersteuning en onderhoud. De contractduur voor de aanbesteding is 2 jaar met een optie voor verlenging met 1+1 jaar. Voortdurende exploitatie en serviceovereenkomst in de levensduur van de machine voor exploitatie, met centrale begeleiding van machines, geautomatiseerd beheer van voorraden en beschikbare service en ondersteuning. Het systeem moet functies voor afdrukken, kopiëren en scannen omvatten en aangepast zijn voor gebruik in de verschillende omgevingen van de gemeente. De machinepark moet centraal beheerd en gecontroleerd kunnen worden, met geautomatiseerde voorraden en rapportage verbonden aan status en verbruik. Bovendien moeten de apparaten veilig afdrukken en toegang beheer ondersteunen via YSoft SafeQ, inclusief integratie met het identiteitssysteem van de gemeente (AD/Entra ID) en het gebruik van een kaartlezer (RFID). Het systeem moet functioneren in de ICT-omgeving van de gemeente, inclusief ondersteuning voor relevante Microsoft-platforms.