Duitsland – Software en informatiesystemen – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Onderwerp van de aanbesteding is een geïntegreerd bedrijfs- en personeelsmanagementsysteem, inclusief softwarelevering in het Software-as-a-Service-model (SaaS), cloudbeheer, implementatiediensten en Application Management Services (AMS) om de personeelsbeheerlijke, ambtenarenvoorzieningsrechtelijke, financiële en administratieve processen van de opdrachtgever af te beelden. De aanbesteding omvat de levering en het beheer van de standaardsoftware, inclusief fabrikantonderhoud en ondersteuning (Lot 1), evenals de implementatie-, migratie-, opleidings-, ondersteunings- en Application Management-diensten (Lot 2). Met de aanbesteding van het systeem nastreeft de aanbestedende instantie het overkoepelende doel om haar administratieve, personeelsbeheerlijke en financiële kernprocessen volledig gedigitaliseerd, gestandaardiseerd en op een toekomstbestendige technische basis te plaatsen. Het systeem moet de efficiëntie van de administratieve processen vergroten, de gegevenskwaliteit en het naspoorbaarheid verhogen, de rechtszekerheid versterken en de stuur- en besluitvormingscapaciteit van de organisatie verbeteren. De huidige systeemlandschap is gekenmerkt door heterogene eenvoudige oplossingen, beperkte integratiecapaciteit en een hoog percentage handmatige verwerkingsstappen. Dit leidt tot redundante gegevens, een verhoogd foutpotentieel en een bemoeilijkte controle van processen. Op deze achtergrond is de invoering van een modern, geïntegreerd systeem nodig dat alle kernprocessen van de beheer op een consistente, doorlopende en schaalbare platform afbeeldt. Het doel van de aanbesteding kan als volgt worden geconcretiseerd: a) Veilige beheer in een gecontroleerde omgeving: Door de levering van het geïntegreerde bedrijfs- en personeelsmanagementsysteem in een private-cloudinfrastructuur worden mandant-isoleerde, beschermde en DSGVO-conforme gegevensverwerkingsprocessen gegarandeerd. Dit omvat in het bijzonder de veilige verwerking van persoonlijke gegevens en het naleven van relevante wettelijke voorschriften zoals BDSG en LDSG RLP. b) Toekomstbestendige, geïntegreerde processen: Eenheidige digitale afwikkelingen over alle kerngebieden van de beheer – inclusief personeel, ambtenarenvoorziening, financiën en controlling – maken een doorlopende, transparante en gestandaardiseerde procesgestaltung mogelijk. De systemenoverstijgende consistentie van de gegevens creëert een betrouwbare basis voor operationele en strategische beslissingen. c) Reductie van handmatige inspanningen: Gestandaardiseerde workflows, geautomatiseerde routineactiviteiten en geïntegreerde rapportage- en analysefuncties ontlasten medewerkers, verminderen foutpotentialen en creëren capaciteit voor waardecreëende taken. Tegelijkertijd wordt een feitengebaseerde sturing mogelijk door consistente, actuele en kwaliteitsgegarandeerde gegevens. d) Rechtszekerheid en naleving: Het voldoet aan alle relevante wettelijke voorschriften, in het bijzonder inzake privacy, boekhouding, budget- en ambtenarenrecht. Controlevrije documentatie, naspoorbare controle- en goedkeuringsprocessen en gestandaardiseerde controleprocedures garanderen de naleving van de wettelijke eisen. e) Schaalbaarheid en flexibiliteit: De private-cloudomgeving maakt een flexibele aanpassing aan groeiende gegevensmengen, groeiende gebruikersaantallen en toekomstige organisatorische eisen mogelijk. Hierdoor wordt het systeem toekomstbestendig, uitbreidbaar en krachtig voor de langdurige ondersteuning van de beheersprocessen. Door de implementatie van een geïntegreerd bedrijfs- en personeelsmanagementsysteem in de private cloud ontstaat een geïntegreerde, gestandaardiseerde en controlevrije digitale infrastructuur, die de basis vormt voor de continue digitalisering en optimalisatie van de kernprocessen van de beheer. Het systeem maakt een efficiënte, transparante en wettelijk conforme afbeelding van alle relevante processen mogelijk, vermindert redundante processen en verhoogt de stuurbaarheid op alle niveaus van de organisatie.