Finland – Boekhouddiensten – Taloushallinnon osaulkoistaminen, Savukosken kunta

Savukosken gemeente heeft de outsourcing van de financiële administratie tijdelijk georganiseerd tot 30.9.2026. Door de outsourcing is de financiële administratie en boekhouding van de gemeente op de hoogte van de tijd en functioneel gemaakt. Op basis van de behaalde voordelen vindt de gemeente het doelmatig om het outsourcingmodel ook in de volgende contractperiode voort te zetten. De gemeente behoudt de eigen expertise in de financiële administratie door de functie financiële administratie-assistent (0,6 fte) open te stellen na het sluiten van de outsourcingovereenkomst. Het eigen personeel van de gemeente is verantwoordelijk voor de taken volgens de verantwoordelijkheidsmatrix (bijlage 2). Met de geoutsourcte dienst wordt de functionele continuïteit van de financiële administratie ondersteund en worden voldoende reservepersoneelsregelingen gegarandeerd. De kerndoelen van de aanbesteding zijn:

- een duidelijke en doelmatige taakverdeling tussen de eigen werkzaamheden van de gemeente en de externe dienstverlener

- het waarborgen van de continuïteit van de financiële administratie en de reservepersoneelsregelingen

Het object van de aanbesteding is de outsourcing van de financiële administratiediensten voor de periode 1.10.2026–30.9.2029. De overeenkomst bevat de mogelijkheid tot twee (2) optiejaar. De definitieve contractduur en de ontbindingsvoorwaarden worden bepaald tijdens de contractonderhandelingen. De geschatte totale waarde van de aanbesteding is 300.000 euro (btw 0%). De waarde is een schatting van de opdrachtgever en bindt de aanbestedingsenheid niet. Het betreft een EU-drempelwaarde overschrijdende dienstenaanbesteding, waarvoor de wet op openbare aanbestedingen en concessieovereenkomsten (1397/2016) en de richtlijn van het Europees Parlement en de Raad 2014/24/EU van toepassing zijn. Het aanbestedingsprocedé is een open procedure. De aanbestedingsdocumenten zijn opgesteld in het Fins, en de offers dienen in het Fins in te dienen. De inzendperiode voor offers is 17.6.–4.8.2026. Het offer moet aan alle in bijlage 1 gestelde minimale eisen voldoen. Het niet voldoen aan de eisen leidt tot het afwijzen van het offer. Suboffers of alternatieve offers worden niet geaccepteerd. De overeenkomst wordt gesloten met de aanbieder die het meest economisch voordelige offer doet. De beoordelingscriteria zijn:

- prijs 60%

- kwaliteit 40%

Bij een gelijkspel wordt het goedkopere offer gekozen. De aanbesteding wordt niet verdeeld in delen, omdat het delen volgens de schatting van de aanbestedingsenheid de concurrentie zou kunnen beperken of de uitvoering van de overeenkomst technisch te moeilijk of te duur zou maken. Daarnaast zou de coördinatie van meerdere leveranciers het risico van een onvoldoende samenhangende dienstverlening en van onverenigbaarheid kunnen vergroten. Meer informatie over de opdrachtgever:

- De opdrachtgever heeft jaarlijks ongeveer 2.100 verkoopfacturen, waarvan ongeveer 600 elektronische facturen en ongeveer 1.500 papierfacturen

- De opdrachtgever heeft jaarlijks ongeveer 6.600 inkoopfacturen, waarvan ongeveer 6.500 elektronische facturen en ongeveer 100 papierfacturen

- De opdrachtgever heeft jaarlijks ongeveer 200 herinneringsfacturen betreffende de waterrekening

- De boekhouding van de vastgoedbezittingen van de opdrachtgever wordt beheerd in het gebruikersgedeelte van het Pro Economica-systeem, waarvan het gebruikersregister ongeveer 65 gebruikersobjecten bevat

- De opdrachtgever stelt jaarlijks ongeveer 400 herinneringen op

- De opdrachtgever heeft een waterleidingbedrijf, waarvoor een eigen balans opgesteld wordt en die apart in de boekhouding wordt bijgehouden als onderdeel van de boekhouding van de opdrachtgever

- De opdrachtgever heeft geen echte bedrijfseenheden, maar het waterbeheerbedrijf wordt als een afzonderlijke werkzaamheid beheerd als onderdeel van de boekhouding van de opdrachtgever

- De opdrachtgever heeft drie (3) bankrekeningen

- Tot het gemeentelijke concern van de opdrachtgever behoren naast de opdrachtgever gemeentelijke samenwerkingsverbanden (zoals Lapin liitto en Lapin jätehuolto kuntayhtymä, Lapeco). Daarnaast behoren tot het concern de dochterondernemingen van de gemeente in overeenstemming met de aandeelhouderstructuur van de gemeente

- De financiële administratietaken van de Pelkosenniemen-Savukosken vastgoedgemeenschap omvatten onder andere de boekhouding, het verwerken van inkoopfacturen, de verkoopfacturering, de betalingsverwerking, het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag, evenals andere gebruikelijke taken van de financiële administratie en deze moeten inbegrepen zijn in de maandprijs die in het offer wordt aangegeven

- De vastgoedgemeenschap heeft jaarlijks ongeveer 350 inkoopfacturen en ongeveer 60 verkoopfacturen