Duitsland – Diensten in verband met software – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

De GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; hierna "opdrachtgever") is een gemeentelijk bedrijf met zetel in Essen, dat al meer dan 140 jaar een breed scala aan sociale diensten verricht. Als gemeenschappelijke instelling onder het beheer van de stad Essen en de grote welzijnsorganisaties, zet de opdrachtgever zich in voor de zorg, bevordering en maatschappelijke deelname van mensen in bijzondere levenssituaties. Het dienstverleningsaanbod van de opdrachtgever omvat stationaire en ambulante verzorgingsaanbiedingen voor senioren, gedifferentieerde woning- en verzorgingsvormen voor mensen met psychische aandoeningen of geestelijke handicap, evenals diverse hulpverleningen voor daklozen of mensen die bedreigd worden door dakloosheid. Daarnaast exploiteert de opdrachtgever op verschillende locaties in Essen erkende werkplaatsen voor mensen met een handicap. Met ongeveer 1.300 gekwalificeerde medewerkers in de verschillende sociale instellingen verzorgt de opdrachtgever momenteel ongeveer 1.200 bewoners in zijn verzorgings- en verzorgingsinstellingen en ongeveer 1.600 mensen met een handicap in de werkplaatsen. De brede vakkundige opstelling en de nauwe verwevenheid met gemeentelijke en sociale partners maken het de opdrachtgever mogelijk om individueel in te spelen op de behoefte van de verzorgde mensen en een passende, waardigerende ondersteuning te waarborgen. De opdrachtgever beoogt met zijn strategie "Jaar 2030" een langetermijnvisie voor de omvattende modernisering en digitalisering van de interne structuren, processen en technische systemen. Het doel is om alle bedrijfsafdelingen om te zetten in een toekomstbestendige IT-landschap. Deze strategische richting vormt de basis voor een prestatiekrachtige, transparante en servicegerichte organisatie, die de toenemende vakkundige, wettelijke en technologische eisen duurzaam rechtvaardigt. Een centraal project in het kader van deze digitalestrategie is de vervanging van het momenteel gebruikte ERP-systeem. De huidige gebruikte SAP-versie, waarop de bedrijfseconomische processen van de GSE worden afgebildet, is per jaar einde 2027 afgekondigd en vormt daarmee een prioritaire actiebehoefte. De gebruikte modules FI (financieel boekhouden), CO (controlling) en HCM (Human Capital Management / personeelszaken) vormen belangrijke functies in de kennis- en personeelsgerichte kernprocessen van de organisatie en zijn diep in de organisatorische processen geïntegreerd. In het kader van de heroriëntatie ligt de centrale focus in het HR-gebied op de loonadministratie als prioritaire kernproces. Tegelijkertijd beoogt de GSE om de nieuwe HR-oplossing integraal te beschouwen en perspectiefisch zo veel mogelijk personeelsprocessen in een geïntegreerd systeem af te beelden. Hiertoe behoren in ieder geval, maar niet uitsluitend, de personeelsadministratie, het sollicitatiebeheer, de personeelsontwikkeling en de functies van de opleiding. Met deze integrale aanpak streeft de opdrachtgever ernaar om bestaande "satellietsystemen" in het HR-gebied geleidelijk te verminderen of volledig te vervangen. Het doel is om mediaonderbrekingen te vermijden, dubbele gegevensopslag te elimineren, de gegevenskwaliteit en -actualiteit te waarborgen en de transparantie in alle HR-processen te vergroten. Tegelijkertijd wordt door een consistente systemenlandschap de basis gelegd om betrouwbare HR-analyses en personeelscijfers te leveren, die het personeelsbeheer kan gebruiken voor de duurzame bedrijfsontwikkeling. De noodzakelijke systememigratie in het gebied van personeelsbeheer is dus niet alleen van technologische, maar ook van bedrijfsstrategische betekenis. Naast het waarborgen van de systemenbedrijf over 2027 heen, biedt zich de kans om in het kader van de omstap processen te standaardiseren, de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren en de integratie met andere IT-componenten te verbeteren. De selectie en invoering van een nieuwe integrale HR-oplossing vormt daarom een van de prioritaire sleutelprojecten binnen de strategische algemene ontwikkeling van de opdrachtgever tot 2030. Het concrete doel van het project is de selectie en invoering van een integrale, toekomstbestendige personeelsbeheersoftware. Met de nieuwe oplossing moeten de HR-processen van de opdrachtgever efficiënter, transparanter en gebruiksvriendelijker worden. De software ondersteunt het personeelsbeheer en andere betrokkenen bij het automatiseren van administratieve taken, het verbeteren van de gegevenskwaliteit en het nemen van strategische beslissingen op basis van betrouwbare informatie. In het middelpunt staat de digitale afbeelding en ondersteuning van alle kernprocessen van het personeelswezen. Door de nieuwe oplossing moeten bestaande mediaonderbrekingen en dubbele gegevensopslag worden vermeden, de transparantie in de HR-processen vergroot en ook de naleving van privacy- en nalevingsvereisten worden waarborgd. Daarnaast biedt de centrale systemenondersteuning de mogelijkheid om HR-gegevens doelgericht te analyseren en zo de strategische sturing van de organisatie te verbeteren. De centrale doelstellingen kunnen als volgt samenvattend worden weergegeven: 1. Invoering van een HR-software 2. Digitale ondersteuning van alle belangrijke HR-processen 3. Hogere automatisering van routine taken en standaardisatie van processen 4. Verhoging van transparantie, gegevenskwaliteit en rapportagemogelijkheden 5. Waarborgen van privacy, gegevensbescherming en naleving 6. Ondersteuning van strategische bedrijfssturing door betrouwbare analyses en cijfers 7. Etablissement van een gestructureerd en efficiënt ondersteuningsmodel. Verder wordt verwezen naar de aanbestedingsdocumenten.