Duitsland – Diensten in verband met software – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

De GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; hierna "opdrachtgever") is een gemeentelijk bedrijf met zetel in Essen, dat al meer dan 140 jaar een breed scala aan sociale diensten biedt. Als gemeenschappelijke instelling onder het beheer van de stad Essen en de grote welzijnsorganisaties, zet de opdrachtgever zich in voor de zorg, bevordering en maatschappelijke deelname van mensen in bijzondere levensomstandigheden. Het dienstenaanbod van de opdrachtgever omvat stationaire en ambulante verzorgingsaanbiedingen voor senioren, gedifferentieerde woning- en verzorgingsvormen voor mensen met psychische aandoeningen of geestelijke handicap, evenals veelvuldig hulp voor daklozen of mensen die bedreigd worden door dakloosheid. Daarnaast exploiteert de opdrachtgever aan verschillende locaties in Essen erkende werkplaatsen voor mensen met een handicap. Deze bieden zowel individuele bevordering als een groot aantal werk- en kwalificatieaanbiedingen in gebieden zoals montage, tuin- en landschapsbouw, huishouding, druk en digitalisering, magazijnlogistiek, recycling of fietsentechniek. Met ongeveer 1.300 gekwalificeerde medewerkers in de verschillende sociale instellingen verzorgt de opdrachtgever momenteel ongeveer 1.200 bewoners in zijn verzorgings- en verzorgingsinstellingen en ongeveer 1.600 mensen met een handicap in de werkplaatsen. De brede vakkundige opstelling en de nauwe vernetting met gemeentelijke en sociale partners maken het de opdrachtgever mogelijk om individueel in te spelen op de behoeften van de verzorgde mensen en een passende, waardigerende ondersteuning te waarborgen. Met zijn strategie "Jaar 2030" volgt de opdrachtgever een langetermijnvisie voor de omvattende modernisering en digitalisering van de interne structuren, processen en technische systemen. Het doel is om alle bedrijfsgebieden over te brengen naar een toekomstbestendige IT-landschap. Deze strategische richting vormt de basis voor een prestatiekrachtige, transparante en servicegerichte organisatie, die de toenemende vakkundige, wettelijke en technologische eisen duurzaam rechtvaardigt. Een centraal project in het kader van deze digitalestrategie is de vervanging van het huidige ERP-systeem. De momenteel gebruikte SAP-versie, waarop de bedrijfseconomische processen van de GSE worden afgebeld, is per jaarende 2027 afgekondigd en vormt daarmee een geprioriteerde aanleiding tot actie. De gebruikte modules FI (financieel boekhouden), CO (controlling) en HCM (Human Capital Management / personeelszaken) vormen belangrijke functies in de kaufmännischen en personeelsgerichte kernprocessen van de organisatie en zijn diep ingebed in de organisatorische processen. De uitvoering van het project vindt dus niet geïsoleerd plaats, maar is nauw verbonden met andere strategische projecten. Hiertoe behoort de vervanging van SAP HCM en de daarmee verbonden invoering van een nieuwe en moderne personeelsbeheersingsoplossing, die een nauwe integratie met de financiële boekhouding, in het bijzonder voor loon- en sociale afboekingen, vereist. Een ander geprioriteerd project is de invoering van een documentbeheersysteem (DMS) voor de elektronische invoer van inkomende facturen. Het DMS moet bedrijfsbreed worden uitgerold en als centrale platform voor het digitale documentbeheer worden gevestigd. Het doel is om een uniforme, controleerbare en mediaonderbrekingsvrije documentenbasis voor alle vakgebieden en -systemen te bieden. De noodzaak tot systeemmigratie is daarom niet alleen technologisch, maar ook bedrijfsstrategisch van grote betekenis. Naast het waarborgen van de verdere systeembedrijfsvoering na 2027 bestaat de verwachting dat in het kader van de omzetting processen worden gestandaardiseerd, de gebruiksvriendelijkheid wordt verhoogd en de integratie met andere IT-componenten wordt verbeterd. De selectie, planning en invoering van een oplossing is daarom een van de geprioriteerde sleutelprojecten binnen de strategische totale ontwikkeling van de opdrachtgever tot 2030. Het onderwerp van deze aanbesteding is de invoering van een moderne, toekomstbestendige boekhoud- en controleoplossing, waarmee alle vandaag in het systeem afgebeelde kernprocessen efficiënt worden afgebeeld en ondersteund. Het huidige SAP-systeem (met de modules FI en CO) voldoet weliswaar aan de basisvereisten, maar staat met betrekking tot de productstrategie van de fabrikant voor het einde: vanuit SAP is de ondersteuning van de gebruikte versie vanaf 01.01.2028 afgekondigd. Dit betekent dat er vanaf dat moment geen reguliere onderhouds- en ondersteuningsdiensten meer worden geleverd, waardoor risico's voor veiligheid, naleving en stabiliteit ontstaan. De nieuwe oplossing moet zowel aan de vereisten van de boekhouding als aan die van het controlling volledig voldoen. Tegelijkertijd moeten centrale bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd, mediaonderbrekingsvrij worden ontworpen en in overeenstemming worden gebracht met de huidige reguliere en technologische vereisten. De centrale doelen kunnen als volgt overkoepelend worden samengevat: 1. invoering software voor boekhouding en controlling 2. digitale ondersteuning van alle belangrijke financiële boekhoudings- en controllingprocessen 3. hogere automatisering van routineopdrachten en standaardisatie van processen 4. verbetering van transparantie, gegevenskwaliteit en rapportagemogelijkheden 5. waarborgen van privacy, gegevensbeveiliging en naleving 6. ondersteuning van strategische bedrijfsbestuur door gedegen analyses en sleutelcijfers 7. waarborgen van een mandantenmogelijkheid 8. vestigen van een gestructureerd en efficiënt ondersteuningsmodel. Verder wordt er verwezen naar de aanbestedingsdocumenten.