Duitsland – Verhuizingsdiensten – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Aard van de prestatie De stad Bonn heeft de intentie om alle voorraden van het stadsarchief en de stadsgeschiedkundige bibliotheek Bonn te verhuizen naar een nieuwe locatie. De verhuizing vindt plaats binnen het stadsgebied van de stad Bonn. Het object van de opdracht is de conceptie, planning en uitvoering van de verhuizing van archief- en bibliotheekgoederen. De opdrachtgever verricht alle benodigde prestaties voor het uitruimen, verpakken van de voorraden van het stadsarchief en de stadsgeschiedkundige bibliotheek, evenals voor het transport en het inbrengen van het archief- en bibliotheekgoed in het nieuwe gebouw. De verhuizing vindt verplicht plaats volgens het principe "plank aan plank", om de logische volgorde van de archief- en bibliotheekvoorraden ononderbroken te behouden. Opmerking: De demontering, het transport of de op- en afbouw van rektechniek en meubilair zijn uitdrukkelijk geen onderdeel van deze aanbesteding; deze blijven op de oude locatie. 2. Voorspelbare prestatieperiode De totale opdracht is verdeeld in twee opeenvolgende fasen en moet worden uitgevoerd in de periode van voorzienlijk eind april (gepland is 26.04.2027) tot eind oktober 2027 (gepland is 29.10.2027): Fase 1 (Conceptfase): Ontwikkeling van het gedetailleerde verhuiskoncept na de toekenning, voorzienlijk van eind april 2027 (gepland is 26.04.2027) tot midden mei 2027 (gepland is 18.05.2027). Fase 2 (Fysische verhuizing): Uitvoering van de daadwerkelijke archief- en bibliotheekverhuizing na de conceptfase, voorzienlijk van midden juni 2027 (gepland is 14.06.2027) tot eind oktober 2027 (gepland is 29.10.2027). 3. Omvang van de voorraden In totaal worden ongeveer 21,5 regalkilometer voorraad verhuisd, waarvan ongeveer 17 regalkilometer archiefvoorraden en ongeveer 4,5 regalkilometer bibliotheekvoorraden. De archiefvoorraden zijn voor ongeveer 80 procent verpakt in archiefkartons, minder dan 20 procent zijn onverpakte archiefmappen. De bibliotheekvoorraden zijn voor ongeveer 10 procent verpakt in archiefkartons. 4. Beschrijving van het proces De prestatie wordt uitgevoerd in het kader van een Europese aanbestedingsprocedure als een niet-open procedure met een voorafgaande deelnemingswedstrijd (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). Het proces is in twee stappen verdeeld: Stap 1 (Deelnemingswedstrijd): In deze huidige fase wordt een openbare deelnemingswedstrijd uitgevoerd. De aanbestedende instantie controleert op basis van de ingediende documenten de geschiktheid van de deelnemers. Stap 2 (Aanbiedingsfase): In het daaropvolgende niet-open procedure worden de geschikte bedrijven opgeroepen tot het indienen van een offerte inclusief een voorconcept. De economische waarde wordt beoordeeld op basis van de toekenningskriteria "voorconceptkwaliteit" (gewicht: 70 %) en "prijs" (gewicht: 30 %). De voorconceptkwaliteit wordt beoordeeld op basis van een zesstappige beoordelingsschaal (0 tot 5 punten). De prijsbeoordeling vindt plaats door middel van een lineaire interpolatie (minimumberekeningsmethode), waarbij het laagste waardebare bod 5 punten en biedingen vanaf het 2,0-voudige van de laagste prijs 0 punten krijgen. Onvoorwaardelijke prijsaftrekken worden meegenomen, kortingen niet. Bij gelijk puntenaantal beslist de hogere score in het criterium voorconcept. Belangrijke opmerking over transparantie: De gedetailleerde beoordelingsmatrix, de wiskundige prijsberekeningsformule (inclusief de kappingsgrens om negatieve puntenwaarden te voorkomen) en de regels voor aftrekken en gelijk puntenaantal zijn volledig en uitgebreid weergegeven in het bijgevoegde document "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (zie aanbestedingsdocumenten van deze stap 1). De ontwikkeling van het in de tweede stap van het proces (aanbiedingsfase) vereiste voorconcept (dat later, in geval van een toegekende opdracht, in de prestatiefase 1 in overleg met de opdrachtgever-verhuizingleiding wordt finaliseerd) vereist verplicht een voorafgaande bezoeken van de lokale omstandigheden aan de betrokken locaties. Een overeenkomstige objectbezoek wordt voor de in stap 2 geselecteerde en opgeroepen bieders verplicht voorgeschreven. De exacte data, organisatorische kadervoorwaarden en veiligheidsvoorwaarden voor de bezoeken worden bekend gemaakt met de aanbiedingsdocumenten in stap 2. Bij het vaststellen van de daarbij geldende aanbiedingsfrist zal de aanbestedende instantie de verplichting tot een voorafgaande objectbezoek in het kader van § 20 Abs.2 VgV op een passende manier meenemen, zodat alle bieders ook na de bezoektermijnen voldoende tijd hebben om het voorconcept te ontwikkelen en om de aanbiedingskalkulatie uit te voeren. Over de huidige stap 1 (Openbare deelnemingswedstrijd): Voor de deelname aan het aanbestedingsproces en het aantonen van uw geschiktheid moeten de in de aanbestedingsdocumenten gevraagde verklaringen en bewijzen volledig worden ingediend. Gebruik hiervoor de in de aanbestedingsplatform beschikbaar gestelde formulieren, zo nodig. De controle en beoordeling van uw geschiktheid vindt uitsluitend plaats op basis van deze vastgestelde criteria en in te dienen